От ручного обучения к автоматизированному: опыт ГК «Электрокомплект»

Платформа Unicraft помогла нам создать централизованное обучение сотрудников в компании. У нас появилась возможность из Алматы проводить и контролировать обучение сотрудников в филиалах по всему Казахстану.

Группа Компаний «Электрокомплект» – крупнейший производитель и поставщик электротехнической продукции в Казахстане. У компании есть филиалы в девяти городах Казахстана, в них суммарно работает более 1100 сотрудников. Чтобы удовлетворять растущие потребности клиентов в сфере строительства, нужен грамотный персонал. HR-менеджер «Электрокомплект», Дементьева Анастасия, рассказывает, как обучают сотрудников в компании.

Зачем внедрили онлайн платформу

Изначально в компании было очное аудиторное обучение. Когда приходил новый сотрудник, за его обучение брался наставник — руководитель отдела или филиала. Наставник из раза в раз объяснял одну и ту же информацию, и неэффективно тратил свое время. Нам было важно проконтролировать качество обучения в филиалах, но отправлять к ним тренеров из Алматы было накладно.

В 2019 году пришла идея записать материал, который повторно транслируется персоналу, разместить его на платформе для онлайн-обучения и дать доступ сотрудникам. 

Выбирая платформу (СДО), мы обращали внимание на удобный интерфейс, возможность легко и быстро добавлять материалы, группировать их в курсы и программы обучения, а также создавать уроки разных форматов — как документы, так и видео-контент. Под наши критерии отлично подошла платформа Unicraft. И вот уже третий год мы рады сотрудничать с этой компанией.

Как быстро создать курсы, проведя конкурс

Чтобы быстро разработать курсы, мы устроили конкурс среди опытных компетентных сотрудников, которые хорошо погружены в основные процессы. Конкурс на создание лучшего учебного фильма, видео или презентации. Для оценки результатов создали комиссию, в которую вошли руководители, HR-менеджеры и проектные менеджеры. Они анализировали обратную связь от ребят и отбирали лучшие курсы. Отобранные курсы мы загрузили на платформу, добавили к ним практические упражнения и назначили сотрудникам, а авторов этих курсов наградили приятными премиями.

Такой способ разработки курсов ускорил внедрение платформы Unicraft и повысил мотивацию сотрудников — все почувствовали себя участниками одного большого процесса.

Как сейчас обучают сотрудников в «Электрокомплект»

«Электрокомплект» — это торгово-производственная компания. Поэтому в ней работает персонал разных категорий — рабочие на производстве, офисные сотрудники и торговый персонал. На платформе мы обучаем последние две категории. Сейчас на платформе 124 курса — по продукту, продажам и бизнес-процессам.

3 основные программы обучения

Обучение сотрудника в компании начинается с программы адаптации. Она содержит ту информацию, которую прежде рассказывал наставник новым сотрудникам. Большой объем занимает обучение товару, потому что у нас в ассортименте около 6000 наименований. Но мы не даем весь ассортимент за один день. Доносим всю информацию поэтапно и ставим ребятам сроки прохождения.

После адаптационного обучения развитие сотрудников не останавливается. Они знают, что их ждет продолжение — обязательная программа профессиональных знаний и дополнительная программа повышения квалификации. Эти программы помогают развить навыки, необходимые в работе и вырасти до следующей должности. Менеджеры могут двигаться по карьерной лестнице и повышать свою категорию. Одно из обязательных условий при повышении — это пройденное обучение.

Обучение новинкам

У нас большой ассортимент, и практически каждый месяц он пополняется новыми товарами. Чтобы ознакомить сотрудников с новинками, мы записываем видео-обзоры и на их основе создаем курсы. В ознакомительные курсы по новинкам мы не всегда добавляем практические упражнения для закрепления знаний, поэтому иногда можем повторно назначить такие курсы к прохождению.

Очное обучение

Мы комбинируем дистанционное обучение с аудиторным. Очное обучение проходит раз в год — в зимний сезон, когда у нас снижаются продажи. В этот период есть возможность объехать весь Казахстан и провести обучение. Мы берем две большие темы — например, продажи и другую актуальную тему — и двигаемся с ними по всем филиалам.

Контроль и оценка эффективности обучения

Организацией обучения занимается HR-служба. Мы находимся в Алматы и централизованно регулируем обучение во всех филиалах. Что мы делаем:

• Создаем курсы и практические упражнения. У нас есть график разработки новых курсов и обновления действующих. В среднем, мы создаем один курс в месяц. 
• Проверяем ответы. Чтобы закрепить знания сотрудников, мы добавляем в обучение много практики. Одни задания проверяются автоматически (тесты), а другие требуют ручной проверки. В проверке практических заданий участвуют руководители филиалов, поскольку именно они являются наставниками на рабочих местах. Руководители заходят на платформу под ролью Тренер и дают обратную связь.
• Контролируем знание продукта. В обучении предусмотрено несколько аттестаций по товарным группам — во время испытательного срока и на восьмой месяц работы.
• Ставим и контролируем дедлайны — сроки прохождения курсов. Когда курсы накапливаются и сотрудники обучаются в спешке, они не проходят обучение, а «пролетают» его. В результате падает эффективность учебного процесса. Если приближаются дедлайны, мы общаемся с региональными менеджерами по обучению и подгоняем сотрудников.
• Анализируем результаты обучения по городам, и предоставляем автоматизированные отчеты с платформы генеральному руководству. Очень удобно, что можно разделить всех сотрудников на группы по городам, поставить им разные дедлайны и отслеживать динамику обучения в разрезе всех филиалов.

Как мотивировать сотрудников к обучению

На вовлеченность наших сотрудников в обучение влияет внутренняя и внешняя мотивация.

Внутренняя мотивация

Мы стремимся к самообучающейся организации, поэтому нанимаем только обучаемый персонал. 

Когда в компанию приходит новый сотрудник, мы на собеседовании говорим ему: «Одна из функций менеджера согласно должностной инструкции — это постоянное обучение! Вам подходит?». Как правило, если человек соглашается, значит у него есть внутренняя мотивация к развитию. Но если по каким-то причинам он перестает обучаться и срывает дедлайны, он нарушает должностную инструкцию. Это равносильно тому, как если бы менеджер не выполнил нормы по продажам.

Материальная мотивация

Мы используем методы материальной мотивации к обучению, чтобы дополнительно стимулировать работников. Например, некоторые поставщики платят хороший бонус за продажу товаров их бренда. Но этот бонус начисляется только при условии, что менеджер изучил на платформе курсы по этому бренду. Дополнительные премии мы платим за помощь в разработке курсов. 

Нематериальная мотивация

Мы транслируем в компании идею, что обучение помогает улучшить результаты работы и повысить свою категорию. И это действительно так. Если сотрудник не прошел необходимые программы на платформе Unicraft, он не сможет получить повышение.

Пример руководителей

Важную роль в мотивации сотрудников к обучению играют руководители. Если руководитель заинтересован в обучении, он поддерживает тренеров и платформу, он назначает обучение руководящему составу. Как только руководитель теряет интерес, тогда и компания становится необучаемой. Благо наше руководство понимает, что обучаться нужно постоянно.

Мотивация работает: реакция сотрудников на обучение

Мы видим заинтересованность сотрудников в обучении. И дело не в материальной мотивации:

• Сотрудники проявляют интерес. Например, когда они заканчивают адаптационную программу, мы часто слышим вопрос: «А  когда уже нам назначат следующий курс?».
• Все с удовольствием участвуют в разработке новых курсов. Например, недавно появился интересный и красивый учебный фильм, в котором участвуют все сотрудники. У каждого там своя роль.
• Сотрудники дают свои рекомендации по улучшению курсов. Например, заведующий складом может сделать какие-то комментарии к курсу по складскому учету. Мы с руководством прислушиваемся и вносим необходимые изменения.
• Оставляют запросы на новые курсы. К примеру, были запросы на обучение в Excel. Чтобы удовлетворить эти запросы, мы создали библиотеку курсов, которые доступны сотрудникам в любой момент. Кроме курсов, добавили туда много книг. 

Нас очень радует такая вовлеченность сотрудников в обучение.

Результаты внедрения платформы Unicraft

Мы используем платформу Unicraft уже третий год, и вот какие результаты заметили:

• Снизилась текучесть с 40% до 27% по всем должностям. Мы это связываем с тем, что сотрудники понимают логику своего развития. Они замечают положительные результаты и знают, как им добиться большего.
• Раньше адаптация нового сотрудника занимала 2 месяца, а сейчас сдают все основные материалы за месяц. То есть, срок адаптации сократился вдвое.
• Мы используем метод тайного покупателя, чтобы анализировать эффективность сотрудников. В прошлом году он нашел отклонения в работе только у сотрудников склада, которые не обучаются на платформе. А менеджеры отлично справляются с работой и почти не совершают ошибок, потому что прошли серьезную подготовку на платформе.
• Мы проводили анкетирование клиентов. И результаты показали, что по сравнению с прошлым годом сервис подрос на 4-5% в некоторых филиалах. Уверены, что в какой-то мере это связано и с обучением.

Наша компания довольна такими результатами обучения сотрудников, поэтому мы и дальше планируем развивать это направление.

Обучить 1100 сотрудников и другие планы на платформу

Конечно, мы планируем и в дальнейшем развивать систему обучения сотрудников:

Подключить к обучению другие подразделения. Больше половины работников «Электрокомплект» — это производственный персонал. Сейчас они обучаются в цехах с помощью наставников. Но в дальнейшем мы планируем создать фильмы для обучения рабочих на производстве. Например, видео как с нуля научиться работать на станке.

Если офисным сотрудникам удобно обучаться с компьютера в офисе, то рабочим в цехах очень пригодится мобильное приложение Unicraft.

Создать учебные программы обучения по товарным группам. По каждому бренду у нас есть несколько курсов, и сейчас они логически распределены по разным учебным программам. Но мы хотим дополнительно собрать информацию по товарным группам в отдельные программы, чтобы было удобно ориентироваться по ним. Например, сотрудник взял в работу один бренд и может изучить всю информацию по нему. Это удобно, в том числе на этапе адаптации, когда сотрудник последовательно проходит адаптационную программу, а ему нужно срочно ознакомиться с определенным брендом, чтобы начать работу с ним. Планируем сделать свободный доступ для таких курсов.

Советы руководителям: как обучать сотрудников

Мы убеждены, что в основе успешного обучения лежит мотивация. 

В первую очередь мотивация должна быть у руководителей. Если они заинтересованы в обучении сотрудников и готовы участвовать в этом процессе, он обречен на успех.

Мотивация нужна и сотрудникам. Берите в команду людей, которые хотят учиться — у человека должна быть внутренняя мотивация к обучению и четкое понимание, что в наше время нужно учиться всегда и везде. И к этой внутренней мотивации можно добавить немного внешней: например, выдавать премии за успехи в обучении и за помощь в разработке курсов, ставить дедлайны и контролировать их соблюдение.

Читайте по теме. Как мотивировать сотрудников к обучению.