Содержание
Многие руководители перегружены задачами. И даже если удалось регламентировать и делегировать многие задачи, часто возникают нестандартные ситуации, которые требуют активного участия руководства. ЗРС поможет наладить процесс согласования решений и сохранить время руководителя.
Что такое ЗРС и когда актуальна
В контексте бизнеса ЗРС расшифровывается как «законченная или завершенная работа сотрудника». Это процесс согласования решений в нестандартных ситуациях, которые не регламентируются внутренними документами и требуют одобрения руководителя.
Суть в том, что подчиненный подробно описывает проблему, с которой он столкнулся, и предлагает варианты решений. Благодаря ЗРС руководителю не нужно долго вникать в ситуацию, запрашивать или самостоятельно искать дополнительную информацию. Он только одобряет или отклоняет решение.
Алгоритм законченной работы следует применять в тех ситуациях, которые требуют от руководителя принятия решения. При этом для каждой должности существуют стандартные утвержденные процессы работы, алгоритмы действий по которым уже согласованы и не требуют участия руководителя. В подобных ситуациях нет необходимости оформлять ЗРС и направлять план действий руководителю на одобрение.
Пример. В компании принят прайс на стандартные услуги, и менеджеры выполняют по нему продажи. Но если клиент запрашивает нестандартную услугу или менеджер хочет предложить специальную цену на стандартные услуги, требуется одобрение руководителя. Тогда сотрудник направляет подробную информацию — что за клиент и какой у него запрос, как менеджер предлагает удовлетворить данный запрос и почему именно так.
Последствия НЕзаконченной работы сотрудников
Когда сотрудник отправляет руководителю неполную информацию и требует решения, он провоцирует лишние действия и загружает начальника дополнительной работой. Руководителю нужно больше данных, чем предоставлено, поэтому он вынужден выполнять действия за подчиненного:
- Собирать и запрашивать недостающую информацию, используя собственное время
- Анализировать и сопоставлять полученные данные, делать предположения относительно данной ситуации
- Наспех придумывать решения и предлагать действия, которые могут быть ошибочными из-за слабой вовлеченности в ситуацию
Описанная ситуация называется «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена, потому что начальник должен закончить её за сотрудника. Такие ситуации загружают руководителя и кратно увеличивают его список задач, возникает неразбериха и решение важных вопросов откладывается.
Таким образом можно отомстить начальнику. И даже если нет такого намерения, незаконченная работа заметно навредит ему.
Читайте по теме. Как правильно делегировать полномочия сотрудникам.
Готовый шаблон ЗРС: 4 основных раздела
Законченная работа сотрудника формулируется по определенному шаблону. Как правило, он состоит из четырех разделов, но шаблон можно адаптировать под компанию:
- Ситуация. Сотрудник подробно излагает текущую ситуацию и понятно формулирует проблему. Описывает риски для организации, к которым может привести эта ситуация.
- Данные. Предоставлена точная информация, необходимая для решения проблемы — цифры, ссылки, сроки, затраты. Важно привести все данные, чтобы руководителю не приходилось запрашивать дополнительную информацию по задаче.
- Решение. Сотрудник предлагает непосредственное решение — одно или несколько. Это не просто фраза «сделайте что-нибудь», а обдуманное и аргументированное предложение. Работник последовательно описывает действия, которые приведут к успешному решению ситуации. Указывает какие дополнительные ресурсы организации потребуются — будь то расходы или участие других специалистов. Из послания сотрудника должно быть понятно, сколько времени и ресурсов компании ему требуется, чтобы решить текущую задачу.
- Эффект. Четко указан эффект для компании от принятия этого решения. Сотрудник рассуждает в ключе, что конкретно получит компания после решения задачи предложенным способом.
ЗРС можно оформить в виде простого сообщения или в виде документа. В шапке документа желательно указать информацию о составителе и получателе — их должность и имя.
Примеры оформленной ЗРС в тексте
Неправильно: недостаточно информации, чтобы принять решение
Перестала работать реклама в google, поэтому стало меньше заявок. Предлагаю протестировать Промостраницы Яндекса.
Правильно: полные данные предоставлены, а решение предложено
Ситуация
Перестала работать реклама в google. Это был основной источник клиентов для нас. Каждый месяц мы получали 20 целевых заявок. Нужно найти новый источник клиентов, чтобы сохранить прежние доходы компании.
Данные
В Яндексе появился новый инструмент продвижения статей, показывается в РСЯ и Дзен — https://promopages.yandex.ru/ . Встроить можно не только статью/фото/видео, но и сделать плавный переход со статьи на сайт. Оплачивать можно за целевое действие — дочитывание статьи. Таргетинг — пол, возраст, гео и авто на основе добавленного контента. Примеры статей для B2B https://dzen.ru/zen_b2b.
Решение
Предлагаю попробовать такой формат продвижения для HR среднего сегмента. Ведь мы будем платить за результат, повышать узнаваемость бренда и вести на сайт уже прогретую аудиторию. Вовлеченность наших сотрудников минимальная — нужно 5 статей на тему болей HR с обложками (не обязательно уникальных).
Эффект
Бюджет — от 24 000р., за эти деньги ориентировочно будет 10 целевых заявок. Так как живых кейсов в нашей нише нет, предлагаю тестировать на минимальном бюджете и строить дальнейшую прогнозную воронку.
К чему приведет законченная работа сотрудника
Из примера выше видно, что законченная работа сотрудника требует больше времени работника, но экономит время руководителя. Организация будет эффективной, если руководство перестанет собирать данные и придумывать решения за своих подчиненных, которые лучше погружены в контекст ситуации. У руководителей появится больше время для стратегических задач. Однако это не единственный плюс внедрения ЗРС.
Следуя алгоритму законченной работы сотрудника, решение вопросов происходит только в конструктивном ключе. Описывая проблему в свободной форме, зачастую сотрудники делятся своими эмоциями относительно ситуации. Благодаря ЗРС предоставляются только ключевые данные. В шаблоне ЗРС нет раздела «Эмоции» или «Ваше отношение к ситуации».
ЗРС развивает в команде самостоятельность, ответственность и умение четко описывать ситуацию. Сотрудники ищут решения самостоятельно или с помощью коллег, а начальнику предоставляют решения, которые нужно только одобрить или отклонить.
Совет. Чтобы сотрудники могли сообща предлагать решения различных проблем, они должны понимать организационную структуру компании.
Как внедрить ЗРС в работу
Сделайте ЗРС правилом в компании.
Любые изменения в работе зачастую непросто воспринимаются коллективом. В нестандартных ситуациях сотруднику проще действовать привычным способом — кратко описать проблему в свободной форме и ждать предложений от руководителя. Куда сложнее самостоятельно собирать данные и искать решение.
В первое время руководству придется напоминать работникам о необходимости оформить запрос в ЗРС. Мягко прерывать речь сотрудника и запрашивать оформление по шаблону. Однако со временем команда привыкнет.
Чтобы ускорить внедрение ЗРС, издайте приказ или регламент по согласованию нестандартных решений. Разместите эту инструкцию на платформе для онлайн-обучения и проконтролируйте, чтобы каждый сотрудник ознакомился с ней. Приведите примеры законченной работы сотрудника, актуальные для ситуаций в вашей компании. После чего разместите практическое задание, чтобы убедиться, что сотрудники правильно поняли как составлять ЗРС.
Пример задания. Приведите пример законченной работы, актуальной для вашей должности. Какое сообщение вы напишите руководителю, когда нужно узнать его мнение или получить его одобрение?
