Как правильно планировать деятельность в бизнесе

Многие не любят планировать деятельность. И дело не в том, что планы не работают. А в том, что не получается их реализовать. Люди допускают ошибки в планировании, и планы проваливаются. Цель этой статьи — передать правильную технологию планирования и помочь избежать распространенных ошибок.

Зачем планировать работу

Если у компании есть цель, значит нужен план ее реализации. Специалисты могут тратить одинаковое количество времени на работу, но одни достигают поставленных целей, а другие нет. Почему? Результат зависит не только от того, сколько усилий они прикладывают, но и куда их направляют. Чтобы добиться высоких результатов, нужно расставить приоритеты и день за день направлять свои усилия с учетом степени важности задач. А значит сотрудникам нужен инструмент, который позволяет в течение длительного времени удерживать внимание на выбранных приоритетах, не отклоняясь.

Планирование — это способ эффективного распределения ресурсов, который помогает качественно выполнять задачи, улучшать результаты и достигать поставленных целей. Это одна из основных функций настоящего руководителя. Он сначала ставит цели, затем разрабатывает план для их достижения, организует процессы, мотивирует сотрудников и контролирует исполнение. Если убрать хотя бы одну функцию, вся система перестанет работать.

Задачи и функции планирования:

• Фокусирует внимание команды на целях компании, для достижения которых составляются планы
• Упорядочивает и координирует деятельность всех отделов и сотрудников, чтобы было понятно какой результат работы и в какие сроки ожидать от коллег
• Улучшает эффективность работы. Руководители могут контролировать выполнение планов, фиксировать и анализировать результаты работы

Три главных уровня планирования

Мы воспользуемся традиционной классификацией планирования. Выделяют три уровня:

• Стратегическое. Помогает определить направление работы компании на ближайшие 5–6 лет. Это планы, которые качественно меняют подход к деятельности. Например, у компании всего один магазин, а планируют сделать целую сеть. Сейчас в компании нет готовой технологии и отработанных бизнес-процессов по запуску новых магазинов, а значит это стратегия, которая меняет привычные правила игры. В составлении стратегических планов активное участие принимает высшее руководство. 
• Тактическое. Это долгосрочные планы подразделений на квартал или год, которые направлены на реализацию стратегических целей. В составлении тактических планов активное участие принимают руководители подразделений. Для каждого подразделения нужно составить свой план.
• Оперативное. Чтобы точно распределять ресурсы, тактические планы детализируются оперативным планированием. Это задачи, которые должны выполнить сотрудники в обозримом будущем — как правило, в ближайшую неделю. В составлении своих оперативных планов активное участие принимают линейные сотрудники, а руководители только одобряют и корректируют.

Все три вида планирования взаимосвязаны. Стратегические планы влияют на тактические, а тактические на оперативные. В теории, логичней всего начинать планирование со стратегии, чтобы из нее вытекали остальные планы. Но если в компании вообще нет планирования, на практике проще начать снизу вверх. Сначала внедряются краткосрочные планы, и со временем у руководителя и сотрудников появится навык формирования долгосрочных планов.

Совет. Развивайте гибкие навыки сотрудников, чтобы повышать их эффективность.

Стратегическое планирование: мыслим шире

Стратегия задает долгосрочные цели и направление развития компании. Это компас для решений, принимаемых на всех уровнях организации. Стратегический план разрабатывается раз в 5-6 лет, но может обновляться и чаще. Например, если компания быстро развивается, или если быстро меняется ситуация на рынке.

Стратегическое или перспективное планирование состоит из трех основных этапов: собрать аналитические данные, разработать стратегию и детализировать ее с помощью тактических планов.

Как построить путь к успеху: стратегия развития компании

Сбор аналитических данных

Прежде чем приступать к планированию, соберите сведения о текущем состоянии компании — о ее внутренней и внешней среде. Для этого удобно воспользоваться SWOT (ССВУ) техникой — сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы. Ответьте на вопросы:

• Что сейчас хорошо получается у компании и выделяет на фоне конкурентов? 
• Чего не хватает вашей компании и чем конкуренты лучше вас? Каких изменений хотят клиенты от продукта или услуги?
• Какие есть возможности на рынке и как их можно реализовать? 
• Какие есть угрозы? Что может привести к сокращению вашей доли рынка — некоторые конкуренты, недовольные клиенты?

Для полноты ответов опросите участников разных сторон бизнеса — сотрудников, клиентов, инвесторов и руководителей.

Разработка плана

Принимая во внимание текущее состояние бизнеса, спланируйте в какое состояние вы хотите попасть. Поставьте долгосрочные цели. При этом учитывайте миссию и ценности компании, они подскажут в каком направлении двигаться. Результатом стратегического планирования должен стать конкретный план действий.

Разработкой стратегии удобно заниматься не только в стандартных таблицах, но и с помощью визуальных элементов. Например, интеллектуальные карты mindmap позволяют создавать диаграммы и схемы в виде древовидных структур. Многие советуют визуализировать готовую стратегию компании на картинках или плакатах. И это действительно работает. Когда сотрудники ежедневно смотрят на коллаж, они направляют внимание на цели и выдерживают правильные приоритеты.

Тактическое планирование: сужаем видение

В отличие от стратегического плана, тактический план должен фокусироваться на исполнении и реализации. Он составляется на полгода-год, и показывает как команда будет месяц за месяцем реализовывать стратегические цели. Для этого нужно сузить стратегические цели до подразделения или группы сотрудников. И создать отдельные планы для ключевых направлений — маркетинг, финансы, производство, продажи и т.д. 

Что важно указать в тактическом плане:

• Какие цели нужно достигнуть в ближайшем будущем
• Какие ежедневные задачи нужно выполнять, чтобы достичь этих целей
• Кто будет отвечать за эти задачи
• Какие ключевые показатели эффективности нужно преодолеть и в какие сроки
• Какой бюджет и другие ресурсы потребуются для реализации плана

Например, стратегическая цель компании — выйти на новый рынок. Главная задача HR-отдела для достижения этой цели — обеспечить компанию компетентными кадрами в новой сфере. Тогда тактический план будет включать задачи когда, кого и в какой последовательности нужно нанимать, чтобы укомплектовать все отделы.

Совет. Составьте отдельные тактические планы по развитию и оптимизации подразделений. Система планирования развития необходима, чтобы отделы развивались не хаотично. Для этого ответьте на вопросы — как будет меняться и расширяться состав отдела, как можно повысить эффективность сотрудников. Например, внедрять новое ПО, проводить обучение.

Оперативное планирование: детализируем

Оперативные планы помогают достигать тактических и стратегических целей. По праву этот вид планирования считается самым важным. Если не выполняются оперативные планы, то цели более высокого уровня так и останутся целями. Только 26 % сотрудников понимают, как их ежедневные обязанности связаны с целями предприятия. Правильное бизнес планирование проясняет все вопросы.

Оптимальным отчетным периодом считается неделя. Задача сотрудников — научиться составлять план на неделю, чтобы выполнялись все запланированные задачи. А задача руководителя — контролировать выполнение планов подчиненных и ставить себе недельные планы. Правильная форма плана делает за руководителя много работы и развивает ответственность сотрудников.

В недельном плане важно указать четыре составляющие: целевые метрики, описание задач, конечный продукт, затраченное время.

Целевые метрики

Планирование в организации начинается с постановки целей и описания целевых метрик, которые следует достичь за неделю. Метрики — это четкие количественные характеристики, которые детализируют и описывают цель должности. Например, метриками менеджера могут быть доход от клиентов и количество договоров. 

Как установить метрики? В некоторых компаниях сначала оценивают сколько получится сделать за неделю, а потом ставят цифру. Но планировать следует в обратной последовательности — сначала человек решает сколько нужно сделать, а потом думает как это реализовать. Чтобы результаты работы постепенно росли, важно каждую неделю повышать планку — планировать немного больше, чем было сделано за прошлую неделю. Но не в 10 раз, а, например, на 1%. Тогда человек сможет спланировать способы достижения такого результата.

Описание задачи

Главный ориентир в составлении списка задач — целевые метрики на неделю. Какие задачи нужно выполнить для достижения целевых метрик? Кроме этого, список дополнят задачи из стратегических и тактических планов, если они уже есть. Отдельным блоком можно выделить регулярные задачи. Например, координации и составление еженедельного плана.

Сколько задач должно быть в плане — лучше много или мало? Чтобы определить количество задач, нужно зафиксировать этапы и время их выполнения. Например, если стоит задача провести встречу с клиентом, многие забывают запланировать подготовку к этой встрече. В любом случае следует оставлять пустые строчки для незапланированных задач, которые могут появиться в течение недели.

Читайте по теме. Как правильно ставить задачи сотрудникам.

Затраченное время

Каждый может оценить сколько времени занимает та или иная задача, если он выполнял ее ранее. Но, как правило, сотрудники слишком оптимистично подходят к планированию времени, поэтому проваливают планы. В этом деле лучше быть умеренным пессимистом. Если нет опыта в выполнении задачи, нужно закладывать больше времени, чтобы был запас.

Общее количество часов недельного плана не должно превышать 60-70% от всего рабочего времени. Например, если сотрудник работает 40 часов в неделю, то в его плане должны стоять задачи примерно на 25-30 часов. Но бывают должности, где сотрудник не может планировать все свое время. Например, менеджер по входящим обращениям не влияет на то, сколько звонков он получит. Тогда нужно посчитать какой процент времени в среднем занимает обработка звонков. Например, 40%. Все остальное время можно планировать.

Конечный продукт

Конечный продукт — это определенный, ясный и достижимый результат выполнения задачи. Формулируя новую задачу, нужно задать себе вопрос — какой результат я ожидаю получить, зачем мне его получать и как я его распознаю? Например, зачем делать презентацию продукта? Чтобы вызвать интерес у клиента. Это и есть ценный продукт. А как понять, что интерес вызван? Получить несколько вопросов от клиента. Такая осознанность в работе дает дополнительную мотивацию сотруднику. И это работает для любого дела и за пределами работы.

Пример готового недельного плана:

Как работать с планами на неделю

Сотрудник самостоятельно составляет план в конце недели и отдает руководителю на согласование. На что обращать внимание руководителю при проверке планов сотрудников: 

• Целевая метрика больше, чем результат за прошлую неделю
• В задаче описан ясный и достижимый продукт, который приближает к целевой метрике
• Реалистичное время выполнения задач. Суммарное время задач не превышает 70% рабочего времени сотрудника
• Понятно какие задачи будут сделаны в ближайший день

В течение недели руководитель может повторно проверять планы сотрудников и актуализировать их — добавлять новые задачи или контролировать выполнение запланированных. План всегда должен соответствовать реальности. Даже если изначально не совсем точно спрогнозировали задачи, их можно менять.

Конечно, есть вероятность потерпеть поражение в выполнении плана. Но если такой план не составить, нет даже шансов на успех. Сотрудник не будет искать способы улучшить результаты работы.

Принципы внедрения планирования

План любого уровня должен учитывать основные принципы планирования:

• Целенаправленность. Путеводной звездой любого плана является определенная цель. Не нужно планировать просто ради планов. Любой план должен вести к определенной цели.
• Единство. Компания — это целостная система, составные части которой должны развиваться в одном направлении. Поэтому все планы должны быть согласованы друг с другом
• Гибкость. Любой план можно изменить, если того требуют внешние или внутренние обстоятельства. Особенно в кризисные времена важно учитывать большое количество непредвиденных факторов. Планы должны своевременно обновляться, а персонал знать, что делать.
• Постепенность. Если вы только начинаете внедрять планирование, делайте это постепенно сверху вниз. Сначала ставит планы себе руководитель. Кроме прочего, они подсвечивают ему задачи, которые можно делегировать. И дальше планирование деятельности распространяется вниз до того уровня иерархии, куда его разумно доводить.
• Достижимость. Начинайте планирование процессов с небольших посильных целей, которые будут укреплять веру подчиненных в себя. Далее постепенно усложняйте цели. Человек, который успешно выполняет планы, чувствует себя победителем. Это состояние переносится и на другие сферы жизни.
• Наглядность. Планирование не бывает в голове. Чтобы создать план, его нужно записать. Можно записывать в специальных программах, можно составлять таблицы или вовсе писать на бумаге. Главное – это зафиксировать задачи.

Кроме этих принципов, проверяйте свои планы на соответствие технологии постановки цели SMART — конкретные, актуальные, измеримые, достижимые и ограниченные по срокам.

Вывод. Цель планирования заключается в том, чтобы определить наилучший способ достижения поставленных целей в определенный промежуток времени. Теперь вы знаете основы планирования деятельности в бизнесе. Используйте описанные методы планирования для составления стратегических, тактических и оперативных планов.