Содержание
Как определить, соответствует ли сотрудник и уровень его знаний требованиям к занимаемой должности? Провести аттестацию. В статье обсудим как организовать проверку знаний персонала, чтобы на основе ее результатов принимать решения.
Что такое аттестация
Аттестация — это не просто формальная проверка. Это шанс для компании понять, кто и как работает, где сотрудникам не хватает знаний, а где они блестяще справляются с задачами.
Слово «аттестация» пришло из латинского языка: от слова «attestatio», что означает «свидетельство» или «подтверждение». В современном смысле аттестация служит формой подтверждения уровня знаний, навыков или квалификации.
Чем аттестация отличается от оценки персонала?
Аттестация — это формальная процедура, которая помогает убедиться, что сотрудник соответствует определенным требованиям или стандартам, часто с юридическими или карьерными последствиями. Оценка сотрудников, напротив, более гибкий процесс, который используют для регулярного анализа навыков и потенциала, обычно с целью улучшения эффективности и планирования развития, но без формального статуса. Про оценку персонала читайте в отдельной статье.
Зачем вообще проводить аттестацию? Аттестация — это инвестиция в людей. Когда сотрудники понимают, что их работу оценивают объективно и что их усилия могут привести к продвижению, они становятся более мотивированными и лояльными. Аттестация создает здоровую конкуренцию и стимулирует каждого работать лучше.
С помощью аттестации вы сможете:
- Увидеть, какие компетенции требуют улучшения
- Создать планы обучения и развития
- Ускорить карьерное продвижение тех, кто готов к новым вызовам
- Оптимизировать работу, распределяя задачи среди сотрудников с нужными навыками
Грамотно проведенная аттестация превращает компанию в место, где каждый знает, куда ему двигаться и чего ожидать.
Проведите аттестацию онлайн на платформе Unicraft:
Виды аттестации сотрудников
Аттестацию можно разделить на два ключевых типа: обязательную и необязательную. Оба подхода имеют свои цели и особенности, а выбор зависит от потребностей компании и уровня регулирования отрасли.
Обязательная аттестация
Этот тип аттестации строго регламентирован и часто устанавливается законодательством или строгими внутренними стандартами компании. Обычно она требуется для сотрудников, чья работа связана с ответственными задачами или высоким риском. Например, в производстве, медицине или энергетике, где ошибки могут обойтись дорого, обязательная аттестация помогает поддерживать высокий уровень компетентности.
Обязательная аттестация обычно проводится с четкой периодичностью, установленной законом — например, раз в год или два. Компании обязаны составлять и вести графики аттестаций, чтобы обеспечить своевременное выполнение требований.
Если сотрудник не проходит обязательную аттестацию, компания может быть обязана временно отстранить его от выполнения обязанностей до пересдачи. В случаях, где риск особенно высок, может потребоваться дополнительное обучение или переход сотрудника на менее ответственную должность. Несоответствие требованиям может также нести последствия для самой компании — от штрафов до более серьезных санкций.
Внутренняя (необязательная) аттестация
Внутренняя аттестация не регулируется законодательством, а проводится по собственному усмотрению компании. В отличие от обязательной, она направлена не на минимальные требования безопасности, а на поддержание и повышение эффективности, развитие навыков и подготовку сотрудников к новым задачам.
Вот в каких случаях следует ее проводить:
- Входная аттестация: проводится для новых сотрудников или на старте обучения, чтобы проверить начальный уровень знаний и навыков. Например, входная аттестация может использоваться для оценки готовности сотрудника к полноценному выполнению задач или для планирования его обучения. Этот тип аттестации помогает понять, что сотрудник уже знает, и что именно потребуется развивать.
- Периодическая аттестация: регулярная оценка, которая может быть приурочена к итогам года или полугодия. Часто проводится для оценки знаний по продукту, стандартам обслуживания или другим внутренним требованиям компании.
- Аттестация при продвижении: проводится перед тем, как предложить сотруднику новую должность. Позволяет убедиться, что он готов взять на себя дополнительные обязанности и справится с новыми вызовами.
- Аттестация при изменении обязанностей или условий работы: если сотруднику добавляются новые задачи или требования, эта оценка помогает убедиться, что он справится с изменениями. Например, если внедряется новое оборудование или обновляется программное обеспечение, аттестация помогает проверить, как быстро и успешно сотрудник освоил нововведения.
Компании сами выбирают, как часто и в каком формате проводить внутреннюю аттестацию. Это может быть ежегодная оценка для всех сотрудников или же выборочная аттестация для отдельных команд или должностей.
Внутренняя аттестация позволяет компаниям строить индивидуальные планы развития, гибко адаптировать их под текущие задачи и улучшать внутренние компетенции команды. Дальше рассмотрим, как организовать внутреннюю аттестацию.
Как провести аттестацию персонала
Руководство компании определяет порядок проверки знаний. Устанавливает график и форму экзамена, назначает аттестационную комиссию и критерии оценки для проверки результатов. Всех работников заранее знакомят с системой аттестации, чтобы они успели подготовиться.
Разберем три этапа проведения аттестации.
1. Определить периодичность проведения аттестации
Обычно работников аттестуют через равные промежутки времени, однако бывают и внеплановые проверки. Примерно 60% клиентов Юникрафт проводит аттестацию линейного персонала раз в полгода. Около 25% клиентов проводят экзамен раз в квартал и 15% — раз в год. Для руководителей проверку проводят реже. Обычно чем дольше длится аттестация, тем реже она проводится. К примеру, ежеквартальная проверка знаний чаще всего проходит за один день и направлена на контроль узкого спектра знаний и навыков. А вот ежегодные аттестации могут занимать у сотрудников по несколько часов на протяжении целой недели.
Кроме плановых аттестаций, могут происходить внеплановые переаттестации. Обычно для их проведения есть определенный повод. К примеру, резко упали показатели бизнеса или сменилось руководство.
2. Выбрать форму аттестации
Уровень знаний и навыков сотрудников можно проверять разными методами.:
- Теоретические знания проверяются тестами, экзаменами и ответами на открытые вопросы. Такую проверку можно автоматизировать на платформе Unicraft, чтобы сэкономить время.
- Для аттестации практических навыков используют ситуационные кейсы, интервью, деловые игры и наблюдение за работой.
Читайте подробней как создавать тесты с автоматической проверкой.
3. Назначить аттестационную комиссию
Комиссия занимается проверкой результатов аттестации. Она назначается руководителем. Туда входят сотрудники, уровень квалификации которых позволяет объективно оценивать знания и навыки других работников. Чем выше должность оцениваемого сотрудника, тем экспертнее должна быть комиссия. Желательно, чтобы количество членов комиссии было нечетным. Тогда при спорном голосовании не получится одинакового количества голосов.
Если компания небольшая, комиссия может состоять из одного человека — руководителя, hr-менеджера, или отдельного специалиста ответственного за аттестацию.
Комиссия оценивает результаты аттестации на основе ценностей и принципов, навыков и компетенций, которые должны проявляться на конкретной должности. Полученные результаты сопоставляются с желаемым уровнем компетенций и отмечаются отклонения. На основе этих отклонений формируется оценка, которая влияет на дальнейшую судьбу работника в компании. Все поощрения и наказания за результаты аттестации желательно заранее проговорить с сотрудниками.
По итогам аттестации сотрудник может быть направлен на повторное обучение. В отдельной статье мы провели пошаговый алгоритм разработки программы обучения для персонала.
Ошибки при проведении аттестации
- Неправильная цель аттестации или отсутствие цели
Если руководитель проводит экзамен с целью уволить ненужных сотрудников, он упускает настоящие преимущества проверки знаний. А именно, усиление действующих работников, повышение их эффективности и как следствие рост показателей бизнеса. Кроме того, аттестация помогает увидеть слабые и сильные стороны сотрудников. На основе этих данных вы можете сделать ротацию в коллективе, чтобы каждый занимал то место, которое ему больше всего подходит.
- Не предупреждать сотрудников об аттестации
Проверка знаний не должна быть «приятным» сюрпризом. Предупредите работников заранее, чтобы у них было время на подготовку к аттестации. Возможно они захотят повторить материал и почитать дополнительную профессиональную литературу.
- Формальное отношение к аттестации
Важно, чтобы руководитель использовал результаты аттестации. Назначал дополнительное обучение, проводил ротацию, формировал кадровый резерв. Проверка знаний проводится не для «галочки», а ради повышения качества персонала. И сотрудники должны всегда видеть последствия.
Процедура проверки знаний состоит из разных этапов. Если заранее продумать каждый этап, проведение аттестации поможет вам сформировать команду квалифицированных специалистов. А они будут способствовать тому, чтобы компания двигалась к своим бизнес-целям.
