Как организовать дистанционное обучение в компании

За последние годы многие компании перевели обучение в онлайн. Что им понравилось в этом формате? Как организовать дистанционное обучение с нуля?

Преимущества системы дистанционного обучения персонала

Уже прошло время, когда нужно было доказывать эффективность дистанционного обучения. Удаленный формат позволяет бизнесу решать многие задачи:

• Поддерживать актуальные знания о продуктах и услугах. В день выхода новой линейки можно ознакомить с ней всех сотрудников.
• Экономить бюджет на поездки в филиалы и организацию обучения. Например, нет необходимости оплачивать аренду конференц-зала, работу выездных преподавателей, дорогу и проживание работников.
• Сделать обучение непрерывным. Онлайн-обучение — это не одноразовый вебинар. Последовательные уроки выстраиваются в курсы, а курсы в программы. Сотрудник может в любой момент с любого устройства приступить к изучению курса и заниматься в своем темпе.
• Обеспечить оперативное проведение контроля знаний. Вы можете создавать аттестации знаний сотрудников и проводить их с определенной периодичностью.

Это далеко не полный список бонусов, которые может получить бизнес от дистанционного обучения. Преимущества удаленного формата мы обсудили в отдельной статье. Чтобы получить эти преимущества, нужно разработать корпоративное обучение с учетом специфики дистанционного формата.

Этапы запуска удаленного обучения в компании

Итак, вы решили начать запуск дистанционного обучения сотрудников. Если у вас есть готовые программы для офлайн обучения, вам будет намного проще, чем создавать все с нуля. Но в любом случае вам предстоит выполнить следующие задачи:

1. Определение целей обучения и выбор формата. Например, хорошая цель — сформировать у продавцов навык продаж или увеличить конверсию из заявки в сделку. На основе целей подбирается формат обучения. К примеру, оно может быть синхронным в виде «живых» вебинаров и онлайн-уроков или асинхронным в виде электронных текстовых материалов и записанных видеоуроков.
2. Разработка онлайн курсов. К этому этапу относится сбор материалов и планирование учебной программы, создание и оформление уроков, разработка проверочных упражнений для каждого урока.
3. Разобраться в технических вопросах и выбрать платформу для онлайн обучения, которая автоматизирует рутинные процессы и сделает процесс обучения удобным.

Разработать обучение — это пол дела. Важно сформировать у работников правильное отношение к занятиям. Представьте, что после проделанной работы по созданию онлайн курсов, у сотрудников нет желания и мотивации обучаться. Они нехотя заходят на платформу и проходят уроки только по требованию руководства. Нечто подобное происходит в каждой второй компании. Как это исправить? Как и любому другому проекту, обучению нужна рекламная поддержка. Его рекламой нужно заниматься еще до того, как работникам поступит инструкция пройти курсы.

Внутренний PR дистанционного обучения

Внутренний PR (public relations — связи с общественностью) — это система мероприятий для популяризации обучения в компании. Когда каждый сотрудник, от линейного специалиста до руководителя, позитивно относится к обучению, можно говорить об успешном внутреннем пиаре и удачном внедрении тренингов в компанию. 

Поговорим о том, как наладить внутренний пиар.

Анонс корпоративного курса

Когда компания выпускает новый товар, она ярко презентует продукт, чтобы клиенты захотели его купить. Аналогично и с обучением внутри компании. Когда выходит новый курс, нужно его «продать» сотрудникам, чтобы они захотели его изучить.

Как создать анонс курса

• Создайте эффект ожидания, чтобы подогреть интерес сотрудников. Расскажите о предстоящем курсе за две недели до начала обучения. Отметьте выход курса в виде события в корпоративном календаре.
• Подготовьте выборку ценного материала из курса и поделитесь пользой с работниками. Для этого используйте тот канал продвижения, которым сотрудники пользуются постоянно. Например, сделайте небольшие публикации с полезными советами из обучения, и разошлите их в Телеграм-чаты. Сотрудники прочитают, начнут использовать эти советы в работе, получат небольшие результаты и с нетерпением будут ждать полноценного обучения.
• Создайте на корпоративном сайте раздел обучения. Публикуйте в нем анонсы предстоящих курсов, новости и положительные отзывы сотрудников после прохождения курсов.

Что писать в анонсе курса

Когда вы рекламируете курс, не предлагайте работникам пройти его — предлагайте решить проблему или сделать жизнь лучше. Показывайте, какую пользу получит человек. Почему ему нужно пройти курс? Как изменится его жизнь после прохождения? Какие новые возможности появятся и какие проблемы получится решить? Передайте образ результата, который сотрудник должен получить. Используйте боли, страхи и внутренние вопросы, которые у работников связаны с этой темой обучения.

Совет. Свяжите обучение с важным и срочным проектом. Для этого можно анонсировать курс параллельно с постановкой новой срочной задачи, выполнение которой невозможно без получения знаний из курса. Например, вы установили сотрудникам новую CRM, и им нужно научиться на ней работать. Или вы открываете новый филиал и даете задачу управляющему быстро обучить сотрудников, которые будут там работать.

Мотивация сотрудников к обучению

Уделяйте внимание мотивации работников к обучению. Демонстрируя пользу курсов, вы усиливаете внутреннюю мотивацию. Она является первостепенной и помогает начать обучение. Существует еще и внешняя мотивация. Она отлично работает в сочетании с внутренней и побуждает сотрудника продвинуться к следующему уроку и дойти до конца обучения.

Чтобы усилить внешнюю мотивацию сотрудников, продумайте систему внешних наград. Например:

• Сделайте рейтинг «отличников», который отображает текущий прогресс работников — количество пройденных уроков и набранных баллов за проверочные упражнения. Сотрудники будут стремиться занять более высокую позицию в рейтинге.
• Проводите конкурсы, настройте геймификацию, начисляйте баллы и присваивайте различные статусы.
• Выдавайте сертификаты. Например, сотруднику приятно получить сертификат «Мегамозг компании — набрал 100 баллов на экзамене». Мотивация от такого статуса может превышать даже финансовое вознаграждение.
• Используйте материальные стимулы — премии, конкурсы с денежным призом или повышение зарплаты за высокие баллы в курсах.

В отдельной статье мы подробно описали Как мотивировать сотрудников к обучению.

Продвижение через руководителей

Если идея дистанционного корпоративного обучения понравится руководителям подразделений, за ними потянутся и линейные сотрудники. Как сделать руководителей сторонниками удаленного обучения:

• Предложите руководителям пройти несколько полезных курсов. Соберите с них обратную связь по пройденному обучению. Когда руководители сами побывали в роли студента, научились работать на платформе для онлайн обучения и оценили преимущества этого формата, им будет проще вовлечь в этот формат коллектив.
• Привлекайте опытных специалистов к разработке материалов для обучения. Руководители подразделений обычно являются носителями той ценной информации, которую нужно передать сотрудникам. Например, руководитель отдела продаж обычно лучше других знает, какие способы и скрипты продаж эффективны в компании. Чтобы обучение не занимало время личное время руководителя, можно с ним провести дистанционное часовое видеоинтервью, после чего упаковать сказанное в текстовый курс.
• Объясните руководителям, как дистанционный формат экономит их время. Обычно именно руководители подразделений отвечают за обучение своих подчиненных. Они готовят семинары и проводят лекции, чтобы поделиться своей экспертностью. Дистанционный формат помогает снизить их загруженность, переложив нагрузку на систему дистанционного обучения.

Когда выгода для руководителей очевидна, они сильнее мотивируют сотрудников проходить обучение.

Сбор отзывов об обучении

Спрашивайте у работников, как они оценивают качество и полезность уроков, какая информация им непонятна, каких материалов не хватает. Прислушивайтесь к замечаниям сотрудников и учитывайте их пожелания. На основе обратной связи вносите корректировки в курсы и исправляйте ошибки. Такая реакция позволит сотрудникам почувствовать, что вы цените их мнение и прислушиваетесь к нему. Отзывы помогают оценить эффективность обучения.

Коллекционируйте «истории успеха» сотрудников, которые прошли обучение. Например, менеджер по продажам в первый месяц после обучения увеличил количество сделок в два раза по сравнению с предыдущим. Проводите интервью с такими работниками — спрашивайте, что дал им курс и как он повлиял на результаты работы. Транслируйте эти результаты на весь коллектив и публикуйте записанные интервью в открытом доступе. Это поможет сформировать уверенность коллектива в том, что обучение дает реальные результаты.

Выгоды от дистанционного обучения

У сотрудников должно сформироваться мнение, что удаленное обучение упрощает их работу и жизнь. Например, можно сделать акцент на том, что вся информация находится в одном месте. Сотрудник может получить доступ к необходимым материалам с любого устройства в любое время. 

К примеру, менеджер находится на встрече с клиентом и тот задает ему вопрос о специфических характеристиках товара. Очень сложно держать всю информацию в голове. А имея презентацию продукта в телефоне в СДО, менеджер может подробно рассказать и показать характеристики и преимущества товара.

Основные сложности организации корпоративного онлайн университета

Сотрудник не хочет учиться

Часто работники воспринимают дистанционный формат обучения как «халяву». За ними никто не следит, поэтому можно отложить это дело «в дальний ящик», чтобы не отвлекаться от основной работы.

Что делать?

Чтобы сформировать у сотрудников правильное отношение к обучению, нужно донести до них, какая им от этого выгода. Для разных работников выгода может быть разной. Когда у сотрудника есть мотивация обучаться, его не нужно контролировать. Достаточно — периодически следить за статистикой обучения, которая отображается на платформе.

Сложно работать на платформе

Если сотрудник не понимает как работать в системе дистанционного обучения, не знает куда нажимать и в какой последовательности выполнять действия, он не получит пользу даже от самого интересного и полезного курса.

Что делать?

Выбирайте для корпоративного обучения интуитивно понятную платформу дистанционного обучения, для работы на которой не нужны специальные знания и навыки. Затем наглядно покажите каждому сотруднику как работать на этой платформе. Запишите видео, проведите вебинар или напишите подробную текстовую инструкцию с пояснениями на скриншотах. Объясните, к кому обращаться, если возникают технические сложности.

Новые форматы обучения

Иногда люди настороженно воспринимают все новое. Если раньше обучение проходило в офлайн, некоторым проще действовать по старинке, чем тратить время и разбираться как работать в новой программе.

Что делать?

Человек способен разобраться в чем-угодно, если понимает зачем ему это. Объясните сотруднику, что он получит, освоив новый формат обучения. Какие преимущества это даст ему. Сформировать правильное отношение к дистанционному корпоративному обучению — основная задача вашей пиар-компании.

Сложно создать материалы

Чтобы создать курс для сотрудников, нужно продумать его структуру, собрать с внутренних и внешних экспертов ценную информацию, распределить ее по урокам, красиво оформить курс и разработать практические упражнения. Это действительно трудоемкий процесс.

Что делать?

Чтобы ради организации обучения не отрывать работников от их основных задач, назначьте в компании отдельного специалиста, ответственного за обучение. В зависимости от размера компании эти функции может выполнять методист, HR-менеджер или целый корпоративный университет. Дополнительно вы можете воспользоваться услугами внештатного методиста от Unicraft. Он поможет разработать структуру курса, весь контент и проверочные упражнения.