Метод 360 градусов: как оценить персонал

Как вы оцениваете персонал? Эффективность работы можно контролировать по цифровым метрикам или KPI. Но цифры не покажут уровень компетенций специалиста — например, внимательность к клиентам или лидерские качества. Для этого компании чаще всего используют метод 360 градусов.

Что такое метод 360 градусов

Оценка персонала методом 360 градусов — это способ получить развернутую информацию о том, как определенный сотрудник действует на рабочем месте. Кроме метода 360 градусов существуют и другие методы оценки персонала.

В методе 360 градусов обратную связь дают коллеги, которые непосредственно взаимодействует с сотрудником. Специалист получает оценку с четырех сторон — от подчиненных, руководителей, коллег равного уровня и оценивает сам. Если к оцениванию привлечь людей из-за пределов компании, например, клиентов, поставщиков и других внешних партнеров, получится система оценки «540 градусов».

Метод оценки 360 градусов зародился в военной среде. Его использовали, чтобы оценить эффективность офицерского состава во время Второй мировой войны — их способность адекватно принимать решения во время боевых действий. Сейчас метод 360 градусов активно используют в бизнесе. Вы можете встретить и другие названия этого метода. Например, многореспондентная или круговая обратная связь. 

Зачем проводить оценку 360 градусов

Обратную связь 360 градусов правильней отнести к методам развития персонала, а не его оценки. Метод следует использовать для всех сотрудников, которых вы планируете развивать. А именно, в таких ситуациях, когда нужно:

• Изменить самооценку сотрудников
  Часто люди с большим трудом способны смотреть на себя и свою работу со стороны. Это мешает адекватно оценить собственные профессиональные компетенции. Например, работник уверен, что он не проявляет лидерских качеств. Если его коллеги подтвердят обратное, у него может появиться уверенность в своих силах, и тогда он станет брать на себя больше ответственности.
• Спланировать обучение
  В начале или в конце года вы можете провести интервью методом 360 градусов, и на основе его результатов составить индивидуальный план развития для каждого сотрудника. Например, некоторые специалисты отлично организовывают свое рабочее время, а у других — явные проблемы с тайм-менеджментом. Обнаружив слабые места каждого сотрудника, вы сможете назначить ему именно то обучение, которое для него актуально. Через год вы снова проводите оценку 360 и анализируете изменения в поведении.
• Улучшить работу руководителей
  Бывает, что работники видят в своем руководителе только придирчивого начальника, и недовольны его отношением. Они не могут ему сказать это лично, боясь последствий. Анонимная оценка руководителя поможет ему увидеть, как улучшить обстановку в коллективе и уменьшить количество конфликтов.

Совет. Прежде чем применить этот метод, сотрудник должен проработать в компании хотя бы полгода. 

Когда не следует проводить оценку 360 градусов

Есть ситуации, когда анкета метода 360 градусов не подходит для оценивания. Например, если по ее результатам вы планируете:

• Отбор на должность
• Выплату премий
• Увольнения
• Кадровые перестановки 

Для этих целей лучше использовать более объективные методы — оценивать KPI и проводить аттестации. Респонденты могут предоставить недостоверные данные в личных целях. К примеру, завысить оценку своему товарищу. Или занизить оценку своему конкуренту на получение премии. 

Алгоритм проведения оценки 360 градусов

В зависимости от размеров компании и количества оцениваемых сотрудников, время, необходимое для выполнения всех семи пунктов, может отличаться. В среднем проведение оценки методом 360 градусов в компании занимает около месяца.

1 — Определить цель опроса и выбрать критерии оценки

Сформулируйте конечную цель проведения опроса. Например, составить индивидуальные планы развития или оценить качество внутреннего сервиса. 

Когда сформулирована цель, нужно выбрать компетенции, по которым вы будете оценивать. Набор важных качеств для каждой должности можно взять из матрицы компетенций, которая используется в компании, либо из универсальных моделей компетенций, взятых из открытых источников.

Например, менеджер по продажам должен быть вежливым и коммуникабельным, уметь быстро принимать решения и находить решения в сложных ситуациях. А помощник руководителя должен быть внимательным и способным работать в режиме многозадачности.

Пример простой матрицы компетенций:

2 — Составить списки оцениваемых и респондентов

Определите, какие работники будут участвовать в опросе. Выберите, кто будет получать обратную связь, а кто предоставлять ее (респонденты). Сотрудника должны оценивать только те коллеги, которые регулярно взаимодействовали с ним хотя бы на протяжении двух-трех месяцев, например, в рамках проекта. Они должны хорошо знать этого человека и владеть достоверной информацией о его компетенциях. Однако в списки не нужно добавлять лучших друзей оцениваемого и коллег, с кем он в плохих отношениях. Их ответы могут быть необъективными.

Списки респондентов может составить оцениваемый сотрудник, его руководитель или HR. Выбранный человек вносит данные респондентов для каждой группы — подчиненные, руководители и коллеги равного уровня. В группах опрашиваемых (кроме группы руководителей) должно быть минимум 3 человека. Это важно для сохранения анонимности ответов. Если в нескольких группах меньше трех человек, лучше их объединить. Для руководителей не обязательно соблюдать условие анонимности, поскольку их основная задача — давать обратную связь своим подчиненным.

Совет. Чтобы ускорить составление списков, подготовьте инструкцию для этого процесса. Создайте понятный удобный механизм сбора списков, например, через гугл-формы. И оперативно проверяйте присланные анкеты на наличие ошибок. Например, сотрудник мог сделать опечатку в почтовом адресе коллеги, и тот не получит уведомления о том, что нужно пройти опрос.

3 — Разработать и настроить опрос

Сбор данных с респондентов проводится на основе опросника. Заранее определите, из каких вопросов он будет состоять? Какая будет шкала ответов? Как будет выглядеть итоговый отчет? Ниже мы остановимся на том, как сделать опрос, принципы и правила его составления, приведем пример опросника.

Определите, как будет проходить сбор данных — офлайн или онлайн. Есть несколько способов провести опрос:

Совет. Проведите пробный опрос, чтобы разобраться с настройками и избежать ошибок при массовом запуске.

4 — Проинформировать участников

Расскажите всем участникам, что планируется оценка персонала 360 градусов. Оценивание не должно быть сюрпризом для коллектива и оцениваемых сотрудников. Важно донести:

• Как будут использоваться результаты?
  Расскажите, что результаты опроса будут использоваться в обобщенной форме для планирования развития сотрудников. И используйте их только по этому назначению. Если работники узнают, что вы на основе этих результатов, к примеру планируете увольнения, они скорее всего предоставят недостоверные ответы.
• Какая роль у участников?
  Работник должен понимать, что от него требуется — каким коллегам он должен предоставить обратную связь и нужно ли ему заполнять свою анкету.
• Какие сроки опроса?
  Если не поставить четкие сроки сдачи ответов, сотрудники будут откладывать эту задачу. Сообщите коллегам, когда они должны ответить на вопросы и в течение какого времени получат обратную связь.
• Будут ли ответы анонимны?
  Если работники будут уверены в анонимности, они дадут более искренние ответы. В противном случае они могут опасаться испортить отношения с оцениваемыми. Один сотрудник может предъявить другому претензию из-за негативного ответа в опросе, что может привести к конфликтам.

Информируя коллектив о предстоящем опросе, транслируйте его не как оценку, а как обратную связь. Такое позиционирование поможет оцениваемым избежать стресса, а респондентов убедит в важности честных и объективных ответов. Сотрудники должны понять, что нет смысла занижать или завышать оценку.

5 — Провести опрос

Отправьте письмо участникам с инструкцией, что им нужно делать. Когда начнут приходить ответы, проводите их мониторинг. Чтобы увеличить количество ответов и скорость их получения, раз в неделю отправляйте напоминания о том, что нужно пройти опрос. А, чтобы сократить сроки ожидания ответов, вы можете закрыть опрос, когда получили 80% ответов.

6 — Сформировать отчеты

Результатом оценки методом 360 градусов должен стать подробный отчет о компетенциях специалиста. Отчеты бывают разных размеров — и на 2 страницы, и на 40. Чтобы сотрудникам было интересно и легко изучать отчет, предоставляйте результаты в наглядном и красивом виде — используйте графики, таблицы, текст и диаграммы. Разъясняйте в отчете, как его читать и логично выстраивайте его блоки.

 В итоговый отчет обычно включают следующую информацию:

• Сравнение результатов компетенций
• Скрытые возможности — области, где сотрудник действует успешнее, чем считает
•  «Слепые пятна» — области, где работник действует хуже, чем считает
• Сильные и слабые стороны специалиста
• Если оценка проводится не в первый раз, покажите, как изменились результаты сотрудника с прошлой проверки

Например, на этом графике видно, что «слепым пятном» является компетенция «Внимание к деталям», а скрытые возможности у компетенций «Самоорганизация» и «Командная работа».

Когда отчеты готовы, разошлите их сотрудникам. Обычно отчеты направляют оцениваемым сотрудникам, а иногда еще их руководителям и HR.

Совет. Чтобы ускорить формирование отчетов, проводите опрос с помощью специальных автоматических сервисов.

7 — Предоставить обратную связь

Простым отчетом не заканчивается анализ результатов оценки. Следующим этапом должна быть индивидуальная беседа оцениваемого с руководителем или HR. Цель беседы — помочь сотруднику правильно интерпретировать данные из отчета и обновить индивидуальный план его развития. После разговора работник должен хотеть и знать как ему развиваться дальше.

В разговоре рекомендуем использовать коучинговую систему. Например, HR или руководитель задает вопросы оцениваемому, опираясь на отчет. Вопросы касаются не оценок, а рабочих ситуаций. Сотрудник отвечает, и на основе своих ответов самостоятельно формулирует выводы и решения. 80% времени говорит именно оцениваемый. 

Совет. Можно автоматизировать проведение процедуры оценки персонала по методу 360 градусов с помощью модуля Оценка персонала на платформе Unicraft. Выбирайте сотрудника для измерения компетенций, определите группу респондентов из коллег и подчиненных и разошлите оценочный лист для сбора обратной связи.

Как разработать вопросы для опросника

Опросник должен состоять из утверждений об оцениваемом сотруднике. Нужно составить 5-6 вопросов для каждой компетенции, которые связаны с работой оцениваемого. Если правильно составить вопросы и варианты ответов, на выходе получится объективная информация о компетенциях специалиста.

Количество вопросов

Чем больше вопросов вы добавляете, тем больше времени уйдет на ответы и тем выше вероятность, что сотрудники устанут и начнут отвечать однотипно. Рекомендуем использовать не более 50 вопросов.

Индикаторы ответов

Варианты ответов состоят из текстового описания степени согласия респондента с описанной ситуацией, например, от «полностью не согласен» до «полностью согласен». Каждому варианту ответа соответствует числовое значение по пятибалльной шкале, которое будет использоваться в итоговом подсчете результатов.

Обычно используется 5 градаций. Например:

Сталкиваясь с проблемами, оцениваемый сотрудник решает их самостоятельно

• Нет, почти никогда (1 балл — низкий уровень компетенции)
• Редко (2 балла — компетенция проявлена ниже требуемого уровня)
• В половине случаев (3 балла — компетенция недостаточно выражена)
• Скорее да, чем нет (4 балла — компетенция проявляется стабильно)
• Да, почти всегда (5 баллов — компетенция проявлена выше среднего уровня)

Дополнительно добавляют вариант ответа «не знаю» или «нет информации» на случай, если респондент не сталкивался с описанным поведением сотрудника. Если большинство работников часто отвечают «не знаю», возможно стоит изменить вопросы или привлечь к опросу других сотрудников.

Совет. Не используйте в качестве ответов нумерованные шкалы, поскольку не всегда понятно, какой ответ кроется под каждой цифрой.

Запретные слова

Не используйте категоричные слова «всегда» и «никогда» в формулировке вопроса и в вариантах ответа. Никто не может быть уверен, что описанная ситуация происходит в 100% случаев.

Простые формулировки

Толкование вопросов должно быть однозначным. Выражайтесь простыми словами, избегайте специализированных и неоднозначных терминов. Например, под словом «творческий» вы понимаете способность находить нестандартные решения для рабочих задач, а другой человек может подумать, что это организация оригинального поздравления коллег на праздник. Если сотрудники некорректно поймут вопрос, вы получите некорректные данные.

Положительные и отрицательные утверждения

Чередуйте положительные утверждения с отрицательными. Чередование позволяет удержать внимание респондентов и избежать автоматических ответов. Кроме того, практика показывает, что, если все утверждения положительные, сотрудники дают более высокие оценки, чем думают на самом деле. Аналогично и с отрицательными вопросами. Таким образом, снижается объективность.

Примеры:

• Положительное утверждение: Он помогает коллегам, если они его об этом просят.
• Отрицательное утверждение: Он не учитывает мнение коллег в решении задач.

Совет. В отрицательных утверждениях не забывайте «переворачивать» баллы, соответствующие вариантам ответов. В этом случае ответ «Да, почти всегда» будет показывать низкий уровень компетенций, а не высокий, как при положительных утверждениях.

Дублируйте вопросы

Оценивая ключевые компетенции, составьте несколько похожих вопросов, объяснив одно и то же другими словами. Расположите эти вопросы подальше друг от друга в анкете. Это поможет более объективно оценить важные компетенции. Если в похожих вопросах будут разные ответы, вы это заметите.

Примеры подобных вопросов:

• Коллеги часто обращаются к Дмитрию за помощью.
• Дмитрий часто помогает коллегам в непростых ситуациях.

Открытые вопросы

Рекомендуем добавить в опрос несколько открытых вопросов, чтобы респонденты дали развернутый ответ. Эти ответы можно в таком же виде добавлять в итоговый отчет. 

Примеры открытых вопросов:

• Что у Дмитрия хорошо получается?
• Что ему следует прекратить делать?
• Какие действия ему следует продолжать выполнять?

Пример опросника по методу 360 градусов

Для оценки 360 компетенции «Лидерские качества» вы можете использовать следующий пример анкеты:

Обратите внимание, что утверждение 4 отрицательное, а значит, нужно изменить порядок назначения баллов в вариантах ответов.

Сохраняйте себе вопросы из анкеты:

1. Подчиненные Дмитрия значительно выросли после прихода в компанию.
2. Если подчиненные совершили ошибку, Дмитрий спокойно объясняет причину и дает рекомендации к дальнейшим действиям.
3. Подчиненные часто обращаются к Дмитрию за помощью.
4. В сложных ситуациях Дмитрий поддается эмоциям и теряет самообладание.

Вывод. Теперь вы знаете, что такое оценка 360. Эта методика открывает возможности для развития сотрудников, если она правильно разработана и организована. Такие ошибки, как нарушение анонимности, неискренние ответы или неконструктивная обратная связь могут привести к конфликтам и снижению самооценки сотрудников. Используйте рекомендации из статьи, чтобы получить максимум от этого метода и усилить слабые места своих работников.