Содержание
«Когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет. И выйдет из него не дело, только мука». Организованная работа в компании — залог ее развития. Чтобы создать порядок и четко распределить труд на предприятии, нужно сформировать правильную организационную структуру.
Что такое организационная структура
Организационная структура — это не картинка для навигации по компании. Это матрица распределения функций в организации, которая устанавливает связи между подразделениями и разделяет ответственность между ними для достижения бизнес-целей.
Оргструктура предприятия состоит из комплекса документов:
- Положение об организационной структуре — регламентирующий документ, который описывает все подразделения и их функции.
- Положение о структурных подразделениях. Документ составляется при необходимости детализировать работу подразделений, чтобы не нагружать основное положение.
- Должностные инструкции. Описывают все функции и обязанности каждой должности. Должностные инструкции еще не готовы? Вот технология их создания.
- Организационная схема (оргсхема). Она в графическом виде представляет оргструктуру. Оргсхема визуализирует то, что подробно описано в «Положении об организационной структуре» и в «Положении о структурных подразделениях». Она дает возможность быстро понять, как устроена организация.
Пример организационной схемы:
Зачем нужна оргструктура в бизнесе
В определенный момент развития компании, появляется необходимость четко распределить все функции в коллективе. Например, компания переходит от локального бизнеса к более глобальному — запускает новые виды продукции, открывает филиалы или начинает расширяться по системе франчайзинга. Появление новых задач требует найма новых сотрудников и организации их работы. Чтобы сохранить контроль над действиями команды, создают организационную структуру.
Оргструктура имеет значение для всех сотрудников компании — она служит связующим звеном между членами команды, организовывает их работу. Рассмотрим отдельно преимущества оргструктуры для руководителей и для линейных сотрудников.
Польза для руководителей
- Четкая система управления. Зачастую сотрудники закрепляются за функциями, но не несут ответственности за конечный результат. Оргструктура устраняет эту проблему — обозначаются зоны ответственности каждого подразделения и каждой должности.
- Рациональное распределение нагрузки. В организации без оргструктуры функции зачастую распределены стихийно. Поэтому одни сотрудники перегружены, а у других много свободного времени. Описание бизнес-процессов помогает сформировать структурные подразделения с оптимальным штатом и загруженностью каждого.
- Систематизация процесса найма. Разработанные должностные инструкции дают понимание, какие специалисты нужны в компанию, и какими знаниями и компетенциями они должны обладать. Нужны новые специалисты? Изучите проверенную технологию найма.
Польза для сотрудников
Сотруднику организационная структура предприятия помогает:
- Быстрее познакомиться с компанией при трудоустройстве, понять масштаб бизнеса. Выяснить, к кому и с какими вопросами обращаться
- Во время адаптации понять свою роль в организации, увидеть ценность своей работы. Разобраться как происходит общий бизнес-процесс и взаимодействуют разные отделы компании
- Определить, где заканчивается зона ответственности его отдела и начинается зона ответственности других подразделений
- Увидеть карьерные перспективы — какие возможности для вертикального и горизонтального роста есть в организации.
Совет. Чтобы рассказать сотрудникам про организационную структуру, создайте курс на платформе для онлайн обучения Unicraft. Расскажите, какие есть отделения в компании и какие есть обязанности у работников в отношении оргсхемы. Это очень удобный инструмент, чтобы синхронизировать коллектив и убедиться в том, что каждый хорошо понимает свои функции.
6 видов организационных структур
Для каждой компании разрабатывается индивидуальная оргструктура, но в ее основе используют типовые формы. Чтобы выбрать тип организационной структуры, изучите возможные варианты.
Линейная структура
Линейная организационная структура — самый простой вид. Она позволяет руководителю легко принимать решения. Распоряжения быстро спускаются сверху вниз и приводят к оперативным эффективным действиям. Все бизнес-процессы контролирует один начальник, поэтому он может проявлять гибкость в своих действиях. Важное отличие от других схем — отсутствие структурных подразделений.
Кому подойдет: предприятиям малого бизнеса, узкой специализации или местного значения. Например, для маленькой адвокатской конторы или пекарни.
Из недостатков: руководитель может быть загружен работой; решения принимает один человек, поэтому он может использовать власть для личных целей.
Функциональная структура
С ростом производства и объемов возникает необходимость делегировать свои полномочия — либо полностью, либо некоторые функции. Функциональная организационная структура позволяет передавать ответственность функциональным руководителям, не теряя при этом контроль и сохраняя вертикаль власти.
Кому подойдет: в основном организациям, которые производят продукт в больших количествах.
Из недостатков: нет нормальной коммуникации между разными отделами; сотрудники плохо осведомлены о том, что происходит у коллег в других отделах.
Дивизионная структура
Интересно: в Японии дивизионный тип организационной структуры применяют 45% всех компаний.
Сюда относят виды организационных структур, которые группируют сотрудников по различным подразделениям (дивизионам). Например, подразделения могут быть по типу продукции (продуктовая структура) или региону (региональная структура).
Если предприятие производит четыре линейки продукции, у нее будет четыре подразделения. Или, если она представлена в трех регионах, у нее будет три подразделения. Каждый дивизион работает самостоятельно.
Кому подойдет: дивизиональная структура управления используется часто. Она подходит розничным магазинам с большим ассортиментом продукции или компаниям с большим количеством филиалов.
Из недостатков: может возникнуть нездоровая конкуренция между подразделениями; большое число дивизионов может препятствовать развитию бизнеса.
Работаете в ритейле? Узнайте про особенности адаптации сотрудников в розничной сфере.
Матричная структура
Это комбинация функциональной и дивизионной структуры. Сотрудники находятся в двойном подчинении (горизонтальном и вертикальном) — по функции и по проекту. Матричная организационная структура доказала эффективность при реализации новых проектов, она позволяет гибко распределять человеческие ресурсы. За каждым проектом следит отдельный менеджер, но его права сильно ограничены — в основном занимается распределением ресурсов. Основная ответственность за проект — на руководителе подразделения.
Кому подойдет: хорошо зарекомендовала себя в электронной промышленности, в авиастроении и в отраслях с высокими технологиями. Подходит для всех компаний, выполняющих проекты с длинным циклом, которые отличаются друг от друга по реализации.
Из недостатков: у менеджера по проекту нет полной власти, поэтому мало контроля над сотрудниками; может быть низкая эффективность сотрудников.
Проектная структура
Она обратна матричной — формирует производственные звенья под каждый отдельный проект. Менеджер по проекту управляет временным проектом узкой специализации и несет ответственность за него. Он руководит проектной группой, которая состоит из функциональных специалистов (маркетологи, программисты, бухгалтеры). Когда проект заканчивается, подразделение закрывают.
Кому подойдет: компаниям, которые внедряют новые технологии или новый продукт.
Из недостатков: под каждый проект формируется отдельная компетентная команда, ее финансирование несет дополнительную зарплатную нагрузку.
Оргсхема Рона Хаббарда*
Эта организационная структура широко распространена в компаниях США. В ней делается акцент на семи основных бизнес-функциях, реализация которых, по мнению Хаббарда, является обязательным условием жизнеспособности любой компании.
7. Администрирование
Этот главное отделение, которое создает идею бизнеса и управляет деятельностью компании. Руководители принимают решение, чем будет заниматься компания и какой продукт будет предоставлять клиентам, обеспечивает согласованность действий для реализации планов. Зачастую данную функцию выполняет либо сам владелец в единственном лице, либо целая группа директоров.
1. Персонал и построение структуры
Это создание команды, которая воплощает идеи администрации. Отдел отвечает за найм сотрудников, их ввод в должность и обучение. Сотрудники этого отдела делают так, чтобы новички подключались к рабочему процессу и начинали производить результат. В средних и крупных предприятиях эту функцию выполняет служба HR.
2. Маркетинг и продажи
Отдел отвечает за рекламирование услуг или продукта компании клиентам, за планирование и реализацию маркетинговой стратегии. Также сотрудники этого отдела общаются с клиентами и заключают с ними сделки.
3. Финансы
Отдел или сотрудник (бухгалтер) работает с деньгами организации. Он отвечает за рациональное использование финансов — планирует расходы, выставляет и оплачивает счета, платит зарплаты и ведёт финансовую отчетность по доходам и расходам компании.
4. Производство
Если компания производственная, то к этому подразделению относятся станки, рабочие, цеха и отдел снабжения — все подразделения, которые задействованы в производстве. Если компания дистрибьюторская, в числе подразделений будут склады, комплектация и логистика.
5. Контроль качества и квалификации
Отдел следит за соблюдением стандартов качества компании. Занимается улучшением качества предоставляемых услуг или продукции. Проводит оценку персонала и составляет планы развития.
6. Связи с общественностью
Создает узнаваемый бренд компании и работает над его репутацией, чтобы в компанию обращалось больше клиентов. Занимается взаимодействием с партнерами. Как правило, за эту функцию отвечают PR-менеджеры.
Все эти семь функций есть у компании любого размера. Просто в небольших предприятиях они лежат на плечах одного человека, а с ростом бизнеса за каждую функцию отвечает все больше людей.
Кому подойдет: компаниям малого и среднего бизнеса.
*Рон Хаббард является основателем Саентологической церкви. Генпрокуратора РФ признала деятельность этой организации нежелательной на территории России.
Выбирая вид организационной структуры, обратитесь к чужому опыту — как устроены компании, похожие на вашу.
Что дальше? Разработка организационной структуры — это не разовая подготовка комплекта документов, который впоследствии пылится на полках. Осознанная работа над структурой и своевременная ее коррекция поможет избежать стихийного формирования компании.
