Содержание
Жизнь каждого человека перенасыщена количеством доступной информации. Чтобы не утонуть в этом океане данных, важно научиться выбирать нужные сведения из большого потока. В этой статье мы описали популярные способы структурирования информации.
Под информацией мы понимаем знания, мысли и идеи, а также любые компьютерные и печатные материалы. Систематизировать или структурировать информацию – значит привести ее в порядок для удобного решения задачи, а точнее распределить по определенным группам и установить между ними логическую связь.
Зачем структурировать информацию
Необходимость структурировать информацию появляется чаще, чем может показаться на первый взгляд. Системный подход к обработке информации значительно ускоряет способности анализировать, принимать решения и обучаться. Вот почему важно систематизировать данные:
Упростить поиск информации
Например, у вас есть стопка разных документов, а вам нужно быстро найти нужный. Или в библиотеке хранятся тысячи книг, а читатель хочет найти определенный жанр или автора. Или на компьютере множество файлов, и нужно распределить их по папкам, чтобы быстрее получать к ним доступ и не потерять важное.
Ускорить работу с задачами и идеями
Быстрый доступ к задачам — это как частный случай упрощения поиска информации. К примеру, на планерке сотрудники предложили много идей по развитию разных проектов. Чтобы продолжить работу над этими идеями, их нужно структурировать. Или другой пример. В компании, как правило, всегда много задач в работе. Они относятся к разным проектам, но пересекаются друг с другом, имеют разные сроки и исполнителей. Как их обсуждать и контролировать?
Облегчить восприятие и запоминание материала
Мозг человека так устроен, что он лучше запоминает информацию, которая «разложена по полочкам». К примеру, обратите внимание на структуру статьи, которую вы читаете. Она помогает вам в понимании материала или только сильнее запутывает? Если человек изучает недостаточно упорядоченный материал, он самостоятельно выполняет структурирование знаний в голове, а это дополнительные усилия. Поэтому, если вы пишете книгу, создаете обучающий курс или инструкцию, нужно так изложить информацию, чтобы прослеживалась четкая логика, которая упрощает восприятие элементов.
3 ключевых принципа систематизации данных
Структурирование материала подразумевает его упрощение. Нужно разбить сложные логические связи на простые элементы. Как правильно это сделать? Используйте следующие принципы структурирования информации:
- Выделить несколько групп. Прежде чем составлять структуру данных, важно сформировать представление о том, что вы хотите получить в результате, какие данные представляют для вас ценность. Например, у вас стоит задача выполнить анализ конкурентов. Какую информацию о конкурентах вам важно получить? Как минимум, это может быть стоимость продукта и его характеристики. Отталкиваясь от этой информации, выделите ключевые группы данных — стоимость и характеристики. При необходимости группы можно дополнительно разбить на подгруппы. Например, если характеристик товара много, можно их структурировать, создав подгруппы «Материал», «Производитель», «Цвета».
- Создать логические связи между группами. Группы должны быть взаимосвязаны и упорядочены относительно друг друга. Например, данные про конкурентов можно распределить в порядке приоритетов — какая информация является самой важной для вас. На данном этапе происходит дополнительная проверка — правильно ли были составлены группы или их нужно изменить. В результате должна получиться упорядоченная схема данных — структура.
- Наполнить структуру информацией. Когда структура готова, распределите материал по ней. В зависимости от решаемой задачи, одна информация будет для вас важной, а другая нет. Отсеивайте неважные данные. Например, если у вас есть информация об истории развития компании вашего конкурента и она не представляет для вас ценности, ее можно отбросить.
Далее в статье рассмотрим способы обработки информации, которые базируются на этих принципах.
Методы структурирования информации
В зависимости от специфики задачи, выбираются разные приемы структурирования информации. Это может быть простая сортировка, распределение по группам или визуальное представление. Комбинируйте эти методы, чтобы лучше систематизировать данные.
Сортировка
Это самый простой способ упорядочить информацию. Его удобно использовать, когда есть огромный объем данных. Например, термины в словаре или имена в телефоне. Люди часто используют сортировку для структурирования данных, даже не замечая этого. Например, многие носят деньги в кошельке в порядке возрастания номинала купюр (от 50 руб до 1000 руб).
Отсортировать данные можно по разным критериям:
- По алфавиту (от А до Я). Например, удобно применять для сортировки списка студентов
- По номерам (по возрастанию или по убыванию). Так, начальник автопарка может вести список водителей, сортируя его по количеству допущенных нарушений за год
- В хронологическом порядке (по дате и времени). К примеру, на главной странице нашего блога все статьи отсортированы по дате публикации — от новых к более старым
Схематичный пример, как преподаватель в университете может сортировать студентов в журнале учебной группы (помните, как в школе, если фамилия начинается на «А», значит первым вызовут к доске):
Этот метод можно совмещать с любой классификацией и выполнять сортировку данных внутри созданных групп, чтобы представить информацию в более структурированном виде.
Классификация
Классификация — это группировка данных по определенному признаку. Например, документы можно структурировать по назначению (отчеты, договора, счета) или по дате (январь, февраль). А рабочие задачи — по проектам, по исполнителям или по срокам.
В 1989 году Ричард Вурман, автор термина «информационная архитектура», предложил использовать классификацию методом LATCH — location (расположение), alphabet (алфавит), time (время), category (категория), hierarchy (иерархия). Рассмотрим как использовать эту модель в усовершенствованном виде — вместо простой сортировки в алфавитном порядке обсудим классификацию по количеству.
По расположению
Группировать данные по расположению удобно, когда информация прибывает из различных источников или мест действия. Например, если у компании есть филиалы в разных городах, можно создать группы сотрудников по городам.
По количеству
Выше мы уже говорили, как можно упорядочить данные по количественному признаку. А если выделить диапазоны значений и придумать для них названия, получим группы. К примеру, все фильмы можно сгруппировать в группы по рейтингу «Высокий», «Средний» и «Низкий». Каждой категории будет соответствовать определенный диапазон оценок. Или практические задания на тренинге можно разделить по количеству участников:
По времени
Время — лучшая форма классификации для событий, которые происходят в различные интервалы. К примеру, вы рассказываете про этапы становления компании и делите всю информацию по годам. Или вы располагаете документы в папки по месяцам. Иногда классификацию по времени удобно визуально отобразить на временном отрезке, чтобы упростить понимание и запоминание ключевых событий.
По категориям
Группировка по категориям позволяет объединить данные по общему признаку (цвет, форма, вкус, материал). Такой тип классификации часто используют для товаров и отраслей промышленности. В справочниках легко найти магазины и услуги по категориям.
Интересно. Иногда используют сразу несколько характеристик для классификации. К примеру, в интернет-магазинах есть фильтры по брендам, по размерам и цвету.
По иерархии
Когда вы комбинируете разные методы структурирования информации, это называется иерархией. Она позволяет построить многоуровневую структуру данных. Например, вот как можно структурировать контакты в телефонной книге, используя три описанных метода (подумайте, какие):
Важно. Все группы должны быть однородными — соответствовать одному критерию. Неправильно будет разделить документы на три группы по разным критериям — «Счета», «Отчеты» и «Новые» (по категориям и по времени). Второй критерий можно использовать только на другом уровне классификации.
Визуализация
Любой материал можно структурировать с помощью визуальных элементов — представить данные в виде графиков, диаграмм, структурных схем, таблиц и ментальных карт. Остановимся подробнее на последних.
Mindmap, ментальная или интеллект карта — это способ представления информации с помощью блок-схемы. Идея состоит в том, чтобы изобразить центральный объект, от которого расходятся связи-ассоциации, соединяющие его с другими объектами (например, с записями и изображениями). У такой карты может быть бесконечное количество элементов.
Ментальные карты часто используют для многоуровневого структурирования данных, правильной постановки целей и ведения проектов. Чтобы нарисовать карту, удобно воспользоваться специальным сервисом, типа MindMeister или Miro. Некоторые предпочитают рисовать на бумаге от руки.
Вот пример, как можно структурировать материалы курса для обучения менеджера по продажам внутри компании:
Совет. Для наглядности различные элементы карты можно обозначить разными цветами.
Как структурировать учебные материалы
Специалисты, которые занимаются разработкой курсов, часто задаются вопросом: как структурировать большое количество материала, чтобы студентам было легко разобраться в нем? Чтобы они быстро усваивали новую информацию и понимали, как она взаимосвязана с предыдущим материалом. Все зависит от того, насколько удачно организована структура курса.
Мы уже говорили о том, что подача и последовательность информации влияет на ее восприятие, понимание и запоминание. Структура материалов может максимально облегчить обучение студенту или усложнить его. Вот несколько советов, как упорядочить учебный материал при создании курса:
- Составьте структуру курса. Весь материал важно структурировать, чтобы один раздел был логическим продолжением другого. Структура курса должна отталкиваться от целей обучения — чему должен научиться студент. Определите главную цель и разбейте ее на несколько этапов, используя описанные методы анализа информации.
- Последовательно изложите материал. Описывая новую для студента информацию, придерживайтесь трех простых правил: рассказывайте от простого к сложному, от общего к частному, от первого к последнему. Тогда знания будут легко усваиваться, накладываясь на личный опыт студента.
- Добавьте схемы и изображения. Визуальный контент проще запомнить и усвоить, чем длинный текст. Поэтому используйте визуальные элементы, когда легче показать, чем рассказать.
- Разместите готовые материалы на платформе. Платформа для онлайн обучения помогает структурировать учебный материал. Вы можете объединить уроки в курсы, а курсы в целые программы обучения. Программы позволяют задать определенную последовательность изучения курсов.
Если вы руководствуетесь этими правилами при разработке курса, студентам будет легко разобраться в новом материале.
