Мастер-класс: как обучать сотрудников по индивидуальным планам на Unicraft

Платформа Unicraft помогает нам обучать весь персонал — новых и действующих сотрудников, а также руководителей. Сотрудники сначала проходят обучение по базовым программам, а после и по индивидуальным планам развития.

Многофункциональный центр Fабрика занимается коммерческой недвижимостью и предоставляет в аренду самые разнообразные площади. На объектах МФЦ Fабрика клиенты могут найти помещения на любой вкус: торговые, офисные, производственные и складские. Компания активно развивается и открывает новые объекты. Например, за последний год открылось два коворкинга – один в г. Электросталь, другой в г. Москве.

Быстрый рост происходит, в том числе, и благодаря непрерывному развитию сотрудников. Оксана Тихонова Руководитель Департамента качества, рассказала, как организован процесс обучения сотрудников в МФЦ Fабрика.

Роль обучения сотрудников в МФЦ Fабрика

Когда новый сотрудник только приходит устраиваться в компанию, мы мотивируем его тем, что наша команда всегда находится в векторе развития и совершенствования. У нас достаточно большая база обучающих материалов, которая может решить любой запрос сотрудника в рамках профессионального развития.

Благодаря тому, что владелец нашей компании всегда проходит только топ-обучение в бизнес-школах и делится с нами, он мотивирует нас в получении новых знаний и задает тон в развитии.

До начала сотрудничества с компанией Юникрафт мы обучали сотрудников посредством облачного хранилища. Там были собраны различные материалы — видео и текстовые руководства. Когда возникала необходимость назначить обучение сотруднику, мы направляли ему ссылку на соответствующий материал. После обучения он заполнял проверочный лист с заданиями — вручную или в электронном виде. Затем мы проверяли полученные ответы и вносили результаты в таблицу Excel.

Со временем накопилось так много электронных и бумажных материалов, что стало неудобно учиться и управлять обучением. Было сложно вручную контролировать результаты и вести статистику.

Мы решили перейти на платформу для онлайн обучения.

Внедрение платформы для онлайн обучения

Выбрать платформу для корпоративного обучения нам помогли отзывы других компаний — наших коллег и партнеров по бизнесу, которые тоже обучают сотрудников. Многие посоветовали нам программу Unicraft. Мы изучили эту платформу, и у нас тоже сложилось положительное впечатление. Благодаря простому интерфейсу удобно управлять обучением, не возникает вопросов как выполнить то или иное действие. В то же время, несмотря на простоту, для работы на платформе подготовлена целая база понятных инструкций — в поиске можно быстро найти ответ на интересующий вопрос.

Нам понравилась эта платформа, поэтому мы решили остановиться на Unicraft.

Когда выбор был сделан, мы разработали план постепенного внедрения Unicraft. Создали отдельные инструкции по запуску обучения на платформе — например, как добавлять материалы и хранить их, как выявлять потребность в обучении, по какому графику обучаться, как отслеживать результаты. Отдельное внимание уделили презентации новой платформы сотрудникам. Мы подготовили целую речь о важности обучения в наше время и о том, почему учиться на платформе удобней, чем на очных тренингах. Подробней про плюсы и минусы онлайн обучения.

Сейчас на платформе 152 курса. Этот объем мы наработали за два года. 

Сначала мы создали желаемую структуру материалов, и начали постепенно добавлять их. Как происходило наполнение:

• Перенесли на платформу материалы, которые уже были у нас
• Купили готовые курсы, например, по продажам и маркетингу
• Разработали новые курсы по ключевым бизнес-процессам. Например, у нас была задача обучить сотрудников работе с договорами. Мы подготовили памятку, как правильно оформлять договор. Описали процесс от создания договора до передачи финансовых документов в бухгалтерию. Все это позволило сделать процесс работы с договорами более эффективным и минимизировать ошибки.
• К теоретическим урокам мы добавили много практических заданий
• Создали корпоративную библиотеку, загрузив туда книги в электронном формате, которые могут быть интересны сотрудникам. В компании есть библиотека и с бумажными книгами, которые мы покупаем по заявкам сотрудников. Им всегда доступен список свободных книг, которые можно взять почитать

Как проходит обучение на платформе Unicraft

За два года пользования платформой сотрудники суммарно прошли более 800 курсов. И все это благодаря тому, что наши специалисты обучаются регулярно — каждую неделю мы видим прогресс и завершенные курсы. У нас есть закрепленное время для учебы — каждую пятницу после подведения итогов рабочей недели можно выделить час на обучение.

Непрерывное обучение — это ключ к успеху.

В компании обучаются как новые, так и действующие сотрудники. Совместно с руководством мы составили базовый план развития — что должен уметь сотрудник на определенной должности через месяц после трудоустройства, через 3 месяца, через полгода. И дальше мы ведем сотрудников по базовой программе, начиная с общих адаптационных курсов. Например, сначала сотрудник проходит вводный мини-курс — курс о Компании, объектах, продуктах и услугах. Затем получает курсы по должностным обязанностям.

3 способа выявить потребности в обучении: составление ИПР

Когда общее обучение пройдено, развитие сотрудника не останавливается. Мы разрабатываем для него динамичный индивидуальный план развития (ИПР), на основе потребностей в обучении.

Как мы выявляем потребности в обучении?

Личные беседы

Раз в полгода мы встречаемся с каждым сотрудником и обсуждаем:

• Какие курсы он прошел
• Как применяются полученные знания
• Какие результаты работы
• Каких знаний не хватает для улучшения результатов
• Какие курсы необходимо назначить

Далее мы проводим встречу с непосредственным руководителем и получаем от него обратную связь по каждому сотруднику. По итогам этих встреч мы расписываем индивидуальный план обучения сотрудника на 4-5 недель вперед.

Результаты работы

Каждую неделю мы подводим итоги работы и анализируем, с какими трудностями столкнулись сотрудники. Например, выясняем почему поступили жалобы от клиентов, почему некоторые задачи не закрыты в срок, прослушиваем звонки менеджеров, проверяем правильность заполнения CRM. По результатам такого анализа мы выясняем, чего сотрудникам не хватает для более продуктивной работы: знаний, времени или ресурсов. Если знаний, то проводим личную встречу с соответствующим сотрудником и дополняем его план обучения.

Заявки от сотрудников

Зачастую сотрудники сами проявляют инициативу в обучении, и отправляют нам запросы на изучение того или иного курса. Каждому сотруднику доступен список всех курсов из нашей корпоративной библиотеки. Если его заинтересовала какая-то тема, он может попросить назначить ему курс или запросить у нас подробное описание курса и продолжительность. Интересно, что и от руководителей приходят заявки на обучение — как для собственного развития, так и для развития своих подчиненных. Сейчас руководители изучают интересующие их темы, в основном про управление персоналом и продажи.

Реализация индивидуального плана развития

После того как мы выяснили потребность сотрудника в изучении определенной темы, мы назначаем ссоответствующий курс для изучения. Если мы добавили в ИПР тему, по которой пока нет курса, мы можем:

• Отправить сотрудника на обучение за пределами компании. Например, технические сотрудники регулярно проходят подтверждение и повышение квалификации на внешних курсах.
• Разработать курс или памятку с нуля. Например, администратору не хватало знаний в Excel. Мы зашли в Youtube и нашли готовые бесплатные видео. Выбрали то, что нам подходит и сделали небольшой курс. Или менеджеру нужно подтянуть скрипт продаж, мы распечатали ему персональную памятку о том, какие вопросы не забыть задать клиенту

Бывает, что сотруднику недостаточно изучить теорию и сделать задания, чтобы изменить свои действия на работе. Тогда мы приглашаем его совместно отработать некоторые навыки на практике. Например, в парах отрабатываем скрипты с менеджерами по продажам. Или показываем как работать в CRM, удаленно подключаясь к экрану сотрудника.

Даже если сотрудник находится далеко от нас — это не проблема. Мы всегда рядом, в том числе благодаря платформе Unicraft, которая доступна и в мобильном приложении.

Обратная связь сотрудников об обучении

Мы постоянно получаем обратную связь от сотрудников — во время обучения, после завершения курса и уже в процессе применения полученных знаний в работе.

Во время обучения

Мы добавляем в курсы уточняющие вопросы, которые требуют от сотрудника развернутого ответа. Например, просим привести пример из личного опыта, или спрашиваем: «Как вы будете использовать эту информацию?», или «Напишите мини-план по пройденному обучению, что вы будете внедрять по своей должности?». По ответам можно сразу увидеть насколько полезной была информация сотруднику и как он ее понял.

После обучения

После завершения каждого курса мы берем обратную связь от сотрудников — с помощью гугл-форм или личного общения. И не важно, сотрудник прошел мини-курс из двух видео или большой курс из 50 уроков. Мы даем заполнить мини-опросник, в котором спрашиваем:

• Был ли понятен материал из курса
• Что можно улучшить
• Получил ли он полную информацию

Мы проводим опросы не только об обучении, но и по смежным вопросам. Например, спрашиваем о продуктивности: что мешает выполнять работу лучше, а что помогает, каких знаний не хватает.

В процессе работы

После обучения сразу видны результаты — сотрудник применяет правильную технологию работы, начинает использовать специфические термины, которые узнал в обучении. Если специалист использует неправильную технологию работы, возможно он плохо усвоил материал, а возможно в курсах некорректная информация. Например, если человек работает по устаревшим методикам и объясняет это тем, что «в обучении так написано», это знак для нас, что нужно внести изменения в курсы. Таким образом, сотрудники помогают нам поддерживать актуальность материалов.

Советы руководителям: как обучать сотрудников

Начинайте обучение сотрудников с основ — сначала охватите общий поток, а потом уже обучайте точечно. Какую информацию должны знать все сотрудники? Обычно это общие данные о бизнесе, правила корпоративной культуры. После того как вы описали базу, создавайте курсы по приоритетности. Что сейчас необходимо бизнесу, какие проблемы «горят», какие бизнес-процессы проседают, какая информация поможет сотрудникам работать эффективней и улучшить ключевые бизнес-показатели? 

Обучение — это не формальность, оно необходимо, чтобы ускорить развитие сотрудников и компании в целом.