Тайм-менеджмент: как правильно распоряжаться временем

«Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, то и не сможешь распорядиться ничем другим». Эффективное управление временем может повысить продуктивность на 25% или более. В этой статье мы рассмотрим, как освоить тайм-менеджмент, чтобы вывести свою работу и личную жизнь на новый уровень.

Введение в управление временем: зачем это нужно

Тайм-менеджмент или time management — это навык эффективного управления временем, который помогает увеличивать продуктивность и лучше организовывать свою жизнь: выделять время на личные интересы, семью, отдых и саморазвитие. Искусство управления временем включает в себя умения

1. Ставить цели
2. Определять задачи
3. Расставлять приоритеты
4. Ставить сроки
5. Планировать отдых

Следующие разделы статьи помогут освоить каждый из этих навыков.

Зачем нужно управлять временем

В современном мире, где каждая минута на счету, умение хорошо управлять своим временем — это как суперсила. Она открывает двери в мир возможностей в следующих областях:

• Достижение целей: Управление временем ускоряет процесс достижения целей, помогая четко определить их и спланировать необходимые шаги и этапы. Это позволяет двигаться к целям более стремительно и эффективно, сохраняя при этом высокий уровень мотивации.
• Рост продуктивности: Эффективное планирование и организация рабочего времени помогают избежать прокрастинации, сосредоточив внимание на приоритетных задачах. Такой подход позволяет выполнять больше задач за конкретный промежуток времени, улучшая общую производительность.
• Снижение стресса: Четкий план и контроль над временем уменьшают уровень стресса, добавляя уверенности в свои действия. Это помогает избежать ситуаций, когда дела выполняются в спешке и в последний момент.
• Баланс работы с личной жизнью: Тайм-менеджмент помогает достичь гармонии между профессиональной деятельностью и личной жизнью, обеспечивая достаточно времени для семьи, друзей и хобби.

Понимание и применение принципов тайм-менеджмента являются ключевыми для достижения успеха в профессиональной сфере и улучшения качества личной жизни. В следующих разделах мы разберем практические стратегии и инструменты, которые помогут вам усовершенствовать свои навыки управления временем.

Как ставить задачи сотрудникам: лучшие техники от Unicraft

3 типа тайм-менеджмента

Эксперты в области тайм-менеджмента классифицируют его на три основных типа, каждый из которых играет свою уникальную роль в нашем стремлении к продуктивности и гармонии:

Специалисты выделяют три основных типа тайм-менеджмента:

• Личный или самоменеджмент. Связан с развитием отдельного человека, его умением правильно организовать свой день.
• Профессиональный. Помогает человеку рационально организовать свое рабочее время.
• Социальный. Регулирует межличностные отношения и управление временем нескольких людей. Например, трудового коллектива.

В этой статье мы сосредоточимся на методах и техниках личного и профессионального тайм-менеджмента.

Постановка целей: первый шаг к успешному тайм-менеджменту

Правильное определение цели — залог успешного тайм менеджмента. Без четко определенного направления, мы можем заблудиться в море задач и потерять фокус. Чтобы корректно сформулировать цель и желаемый результат в тайм-менеджменте используют знаменитый метод SMART.

Согласно этой технике правильно сформулированная цель соответствует следующим критериям:

1. Specific — конкретный. Формулируйте цель четко, без общих фраз

Нет	Да
высокооплачиваемая работа	зарплата выше 120 000 рублей

2. Measurable — измеримый. В формулировке цели должны быть критерии, по которым можно понять, на каком этапе мы находимся и сколько еще осталось до достижения результата.

Нет	Да
похудеть	похудеть на 5 кг
выучить английский	выучить английский до уровня Advance

3. Achievable — достижимый. Цель должна адекватно соотноситься с реальной ситуацией с учетом имеющихся ресурсов. Ставьте цель чуть выше тех, что вы уже достигали — это добавляет мотивации.

Нет	Да
я пробегаю максимум 5 км, а хочу пробежать марафон 42,2 км	достижимая цель — пробежать 7-10 км

4. Rеlеvant — значимый. Цель должна важное значение. Каждая маленькая цель должна приближать к достижению глобальной цели. Понимание ценности результата и его практического применения способствует мотивации.

Нет	Да
учить английский, потому что все учат	учить английский, чтобы повысить свой профессиональный уровень и пойти работать в международную компанию

5. Time-bound — ограниченный во времени. Оптимальный срок для цели по технике SMART — от 3 до 12 месяцев. За больший срок цель может потерять свою актуальность.

Нет	Да
похудеть на 5 кг	похудеть на 5 кг за 3 месяца

Установите себе SMART-цели, которые будут служить вашим ориентирами в управлении временем.

Планирование и приоритеты: ключевые техники тайм-менеджмента

Планирование рабочего времени является ключевым элементом управления задачами. Основные принципы планирования:

• Фиксация. Записываем планы на день/неделю/месяц
• Регулярность. Планирование времени принесет положительный результат, только если делать это постоянно.
• Реалистичность и гибкость. Планируйте реальные задачи, оставляя пространство для неожиданных обстоятельств. Указывайте примерное количество времени на их выполнение. Дополнительно необходимо предусмотреть время на незапланированные задачи и отдых.
• Расстановка приоритетов. Каждая задача — это шаг к достижению цели. Есть задачи, которые играют главную роль, а есть те , которые можно отложить на второй план или вовсе отказаться от их выполнения.

Теперь давайте рассмотрим некоторые методы управления временем, которые вы можете применить в своей работе.

Матрица Эйзенхауэра или Квадраты Кови

Один из самых популярных инструментов планирования, помогает классифицировать задачи на основе двух показателей: важности и срочности.

Как избежать ловушки срочности: матрица Эйзенхауэра

Разделите задачи на 4 категории:

• А. Важно и срочно. Первостепенные задачи, требующие немедленного реагирования: презентация для инвесторов на завтрашнее собрание, последний день сдачи отчетности в налоговую
• В. Важно, но не срочно. Задачи, сравнимые по важности с категорией А, но не требующие немедленного решения. Выполнение этих задач в соответствии с планом — залог эффективного тайм-менеджмента.
• С. Срочно, но не важно. Задачи, которые срочны, но не имеют большой важности для достижения цели и могут быть делегированы. Например, к ним относятся различные неожиданные просьбы и поручения. 
• D. Не важно и не срочно. Задачи, которые не имеют большой важности и не требуют немедленного внимания. Как правило, такие задачи — это поглотители времени, о которых поговорим ниже.

Если у вас есть список задач на работе, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы определить, какие из них нужно делать первыми. Например, срочные и важные задачи могут быть связаны с дедлайнами проектов, а несрочные и неважные задачи — с отвлекающими факторами, такими как социальные сети. 

Важно. Фокусировка на задачах категории А — это жизнь в постоянном аврале, стрессе и быстрое выгорание.

Матрица многокритериальной оценки

Матрица позволяет сравнивать различные варианты по нескольким критериям и выбирать оптимальный вариант. Суть метода:

1. Определить критерии оценки вариантов
2. «Взвесить» критерии по важности. Сумма весов должна составить 1.
3. Оценить варианты по каждому критерию от 0 до 2, где 0 — плохо, 1 — приемлемо, 2 — хорошо)
4. Посчитать взвешенные оценки вариантов и выбрать оптимальный вариант.

Пример. Ивану предложили вести один из 3 проектов. Чтобы определиться, Иван составил таблицу. По вертикали он указал проекты, по горизонтали — критерии оценки, и оценил каждый вариант. В результате Иван решил заняться Проектом 1.

Варианты/Критерии	Цена сделки (вес 0.4)	Сложность проекта (0.1)	Важность заказчика (вес 0.5)	ИТОГО
Проект 1	1	2	2	1,6
Проект 2	2	1	0	0,9
Проект 3	2	1	1	1,4

Матрица критериев помогает сделать выбор не стихийным, а осознанным не только в работе, но и в быту. Например, при выборе места для отпуска вы можете сравнивать разные курорты по таким критериям, как стоимость, климат, доступность развлечений и расстояние от дома.

Метод попарной оценки

Простой и быстрый способ расстановки приоритетов в ежедневных задачах. Суть метода:

1. Расположить в столбик все задачи. Это удобно делать в специальном приложении или на отдельных бумажных стикерах
2. Начиная с конца списка сравнить две нижние задачи. Выбрать задачу, которая кажется более важной и переместить вверх
3. Повторить сравнение со всеми задачами из списка. Самые важные задачи должны оказаться сверху перечня

В результате получится упорядоченный список задач в порядке их значимости. 

Алгоритм жестко-гибкого планирования

При планировании мы имеем дело с задачами нескольких типов:

• Жесткие — «привязаны» ко времени. Например, занятия в университете, встречи, семинары
• Гибкие — не имеют жесткой привязки к времени, зависят от условий. Их можно выполнить в любое время в течение дня
• Бюджетируемые — требуют большого ресурса времени на выполнение, т.е. больше 30-40 минут

Рационально распределить задачи помогает алгоритм жестко-гибкого планирования. Он состоит из 5 шагов:

1. Все жесткие задачи записываем на конкретное время, указываем начало и планируемое окончание
2. Гибкие задачи заносим отдельным списком
3. Из списка гибких задач выделяем 2-3 приоритетные, которые обязательно нужно сделать в этот день
4. Бюджетируем время на крупные задачи из числа гибких: указываем, сколько времени примерно понадобится на их решение. Ставим приоритетные бюджетируемые задачи в план в свободное от жестких задач время. В случае появления неотложных поручений такие задачи можно перенести на другой временной промежуток.
5. Вычеркиваем выполненные задачи

Время	Жесткие задачи	Гибкие задачи
10-00	Встреча с клиентом
12-00		Получить согласованный договорОтправить счет
14-00	Совещание

Важно. На жесткие и бюджетируемые задачи необходимо выделять примерно 60% рабочего времени, на оставшиеся гибкие задачи и непредвиденные изменения в планах — 40%.

Как правильно планировать деятельность в бизнесе

Как работать с задачами-слонами и задачами-лягушками

Две популярные техники, которые помогают эффективно управлять задачами, это задачи-слоны и задачи-лягушки. В этом разделе рассмотрим, что представляют из себя эти техники и как их использовать.

Задачи-слоны

Зачастую, чем объемнее и сложнее задача и чем дальше срок ее исполнения, тем меньше мотивации ее выполнять. Подобные задачи в тайм-менеджменте называются задачи-слоны. В процессе выполнения объемной задачи долгое время не виден результат. Возникает ощущение, что прогресса нет, дело застопорилось. Как следствие, мотивация со временем падает.

Техника выполнения объемной задачи называется «нарезка слона» и предполагает ее разделение на подзадачи, подподзадачи, чтобы получить видимый ощутимый результат на каждом этапе. Размер подзадачи (она называется «бифштекс») должен быть такой, чтобы ее можно было решить за один день.

Верно сформулированный «бифштекс» отвечает следующим критериям:

• Определен размер. Например, похудеть на 5 кг, сделать 10 звонков
• Указана частота выполнения или период времени: ежедневно, по понедельникам
• Используется мотивирующий глагол: решать, учить, делать
• Намерение подкрепляется практикой. Например, выполнить 2 упражнения на новое правило, сделать 3 подхода по 5 приседаний

Задачи-лягушки

Задачами-лягушками в тайм-менеджменте называются мелкие неприятные задачи, не требующие много времени на выполнение. Например, позвонить недовольному клиенту или оплатить коммунальные платежи. 

Основные признаки такого дела:

• Выполнение вызывает неприятные эмоции
• Дело несложное, если отнестись к нему объективно

Лучший способ справиться с задачами-лягушками — выполнить одно неприятное дело сразу в начале рабочего дня, чтобы освободить ум и время для более приятных и важных дел. Такая техника помогает избегать накопления неприятных обязанностей.

Успевать все: техники эффективного управления сроками

В этом разделе мы погрузимся в мир сроков, научимся их ставить и контролировать.

Постановка реалистичных сроков

Начнем с основ — постановки реалистичных сроков. Представьте, что вы планируете проект. Если вы недооцените время, необходимое для выполнения задач, это может привести к хаосу. Вы будете спешить, стрессовать и, возможно, выполнять работу не наилучшим образом. Чтобы такого не происходило, нужно:

• Оценить сложность задачи и объем работы
• Учесть внешние факторы, например, возможные задержки или неожиданные обстоятельства

Использование методов управления временем

Для выполнения поставленной задачи в срок можно воспользоваться такими инструментами:

• Планирование с вечера. Уделите 5-10 минут в конце дня на составление задач на завтра. Так вы заранее увидите предстоящую нагрузку и распределите дела, чтобы не пропустить сроки.
• Методы фиксированного времени. По технике Pomodoro рабочее время делится на «помидоры». Каждый «помидор» равен 30 минутам: 25 минут на работу и 5 минут на отдых. Техника позволяет лучше концентрироваться на работе на короткий промежуток времени, помогает справиться с скучными задачами. Существуют похожие методики: методы «90 на 30», «52 на 17». В обоих случаях первое число указывает на продолжительность рабочего промежутка, второе — на время отдыха.
• Канбан. Этот метод помогает выполнять в срок проекты, в которых участвует группа людей. Все задачи по проекту распределяются по трем колонкам: нужно сделать, в процессе и сделано. По ходу выполнения задачи перемещаются из одной колонки в другую. Так прогресс в реализации проекта становится наглядным. 

Как победить поглотителей времени

Поглотители времени или хронофаги — это занятия, из-за которых время тратится впустую.

По виду деятельности хронофаги делятся на 4 категории:

• Опоздания и ожидания
• Прокрастинация
• Отвлечения
• Прерывания

Опоздания и ожидания

Опоздания и ожидания связаны с неэффективным распределением времени и планированием, которые приводят к тому, что человек опаздывает на встречи или вынужден ждать других, срывает сроки выполнения задач.

• Планируйте заранее. Планируйте свой день и неделю заранее, учитывая время на перемещение и возможные задержки.
• Предварительно подтверждайте все выездные встречи. Заменяйте выезды онлайн-форматом: ZOOM, skype.
• Используйте технологии. Используйте календари, планировщики и приложения для управления временем, чтобы оставаться организованными.
• Оптимизируйте расписание. Стремитесь оптимизировать свое расписание, минимизируя время, проведенное в ожидании или в пути.
• Ожидайте с пользой. Если ожидание неизбежно, планируйте, как можно эффективно использовать это время. Например, читайте или обучайтесь, отвечайте на электронные письма.

Прокрастинация

Прокрастинация — это откладывание или избегание выполнения задач, несмотря на их важность или срочность. Может возникать из-за страха перед сложной задачей, неопределенности, отсутствия мотивации или перфекционизма.

• Разбейте задачи на меньшие части. Деление больших и сложных задач на меньшие и более управляемые части может сделать их менее устрашающими.
• Установите четкие сроки. Сроки помогают создать чувство срочности и могут мотивировать к действию.
• Найдите источник мотивации. Определите, что вас мотивирует, и используйте это для стимулирования действий.

Отвлечения

Обычно отвлечения исходят от самого человека, а значит могут полностью им контролироваться. Например, перерыв на чашку кофе, просмотр социальных сетей, чтение новостей.

Отвлечения, как правило, контролируются самим человеком, поэтому важно развивать самодисциплину и осознанность. Вот несколько способов борьбы с отвлечениями:

• Установите конкретные цели для рабочего дня. Определите, что нужно сделать, и сосредоточьтесь на этих задачах.
• Используйте технику Pomodoro или «Хотя бы N минут». Установите таймер на определенное время (например, 25 минут), чтобы сосредоточиться на одной задаче, а затем сделайте короткий перерыв. 
• Удалите цифровые отвлечения. Выключите уведомления на телефоне и компьютере и закройте все нерелевантные вкладки и приложения.
• Создайте комфортное рабочее пространство. Убедитесь, что ваше рабочее место организовано и свободно от отвлекающих факторов.
• Запланируйте время для отдыха. Не забывайте о регулярных перерывах, чтобы восстановить энергию и сосредоточенность.

Прерывания

Прерывания, как правило, исходят от внешних источников и не зависят от воли или контроля человека. Это может быть коллега, который приходит с вопросом, телефонный звонок или неожиданная электронная почта, требующая немедленного ответа. Прерывания сложно контролировать. Вот несколько стратегий для минимизации прерываний:

• Информируйте коллег. Сообщите коллегам и сотрудникам о вашем рабочем графике и времени, когда вас нельзя отвлекать.
• Используйте наушники. Наушники могут сигнализировать другим, что вы сосредоточены на работе, и снизить количество прерываний.
• Запланируйте время для общения. Уделите время для общения с коллегами и ответа на электронные письма, чтобы они не прерывали вас в течение дня.
• Установите правила для совещаний. Участвуйте только в необходимых совещаниях и убедитесь, что они эффективно организованы.
• Используйте технологии. Например, программы для блокировки звонков или уведомлений в определенное время, чтобы сосредоточиться на работе.

Как планировать отдых для максимального восстановления

Тайм-менеджмент не ограничивается только управлением рабочим временем. Одна из его задач — выработка умения правильно распределять рабочую нагрузку и выделять время на полноценный отдых. В этом разделе мы рассмотрим, почему отдых важен для продуктивности и как правильно его планировать.

Почему отдых важен

Прежде чем перейти к правилам планирования отдыха, давайте разберемся, почему он так важен для вашей продуктивности:

• Восстановление энергии. Отдых позволяет восстановить физическую и умственную энергию, что помогает лучше сосредотачиваться на задачах
• Предотвращение выгорания. Регулярные перерывы помогают избежать выгорания и сохранить мотивацию к работе
• Улучшение креативности. Отдых способствует более свободному и креативному мышлению
• Сохранение здоровья. Работа без отдыха может негативно сказаться на физическом и психическом здоровье, вплоть до серьезных последствий

Правила планирования отдыха на работе

Теперь рассмотрим, как правильно планировать отдых. Правила организации эффективного отдыха в течение дня:

• Ритмичность. На каждый час работы выделяйте 5 минут отдыха или 10-15 минут через 1,5 часа
• Смена деятельности. Необходимо на время отдыха переключить внимание с рабочей задачи на что-то диаметрально противоположное: сидели за компьютером — сделайте зарядку, разговаривали с людьми — побудьте в тишине.
• Смена пространства. На время перерыва выйдите в другое помещение, смените позу.

Как отдыхать вне работы

При планировании выходных важно не забывать и про активный, и про пассивный отдых. Активный отдых – это когда мы меняем свою обычную деятельность на что-то новое и энергичное. Например, можно поиграть в футбол или поехать на экскурсию. Это хорошо меняет обстановку после недели работы в офисе. Пассивный отдых – это когда мы просто отдыхаем и ничего не делаем. Можно просто полежать на пляже или посмотреть фильмы дома. Оба типа отдыха важны, чтобы хорошо отдохнуть и снова быть готовым работать.

Важно. Чтобы восстановить силы за короткий промежуток времени, следует начинать с активного отдыха, а затем переходить к пассивному. Переключение на другой вид деятельности в начале помогает отвлечься от рабочих мыслей и проблем.

И еще несколько правил для сохранения баланса между рабочим временем и отдыхом:

• Не брать работу на дом
• Организовать быт таким образом, чтобы он занимал минимум времени: купить современную технику, распределить обязанностей в семье, пользоваться услугами доставки и клининга
• Дистанцироваться от работы на время отпуска, ограничить сообщения и звонки
• Планировать время на занятия спортом и «культурные» мероприятия
• Использовать для отдыха не только выходные, но и вечер буднего дня хотя бы раз в неделю