Совещание без лишних слов: искусство проведения планерок

Многие сталкивались с совещаниями, которые затягивались без конкретного результата. Иногда возникает ощущение, что встреча прошла зря. В этой статье обсудим, как проводить эффективные короткие совещания, чтобы координировать команду и принимать решения.

Что такое совещания и зачем они нужны

Совещание — это форма общения, при котором два или более человека собираются вместе, чтобы обсудить рабочие вопросы, принять решения или обменяться информацией. Это может быть формальным мероприятием с предварительно установленной повесткой дня или неформальным обсуждением между коллегами.

Слово «совещание» произошло от древнерусского глагола «совещаться», что означает «обсуждать, договариваться». В историческом контексте совещания всегда играли важную роль в управлении, политике и социальной жизни. Они были местом, где принимались ключевые решения, формировались стратегии и устанавливались отношения.

Сейчас сотрудники собираются на совещаниях, чтобы обсудить важные вопросы, придумать новые идеи и решить задачи. Правильно организованная встреча может наполнить команду энергией, вдохновением и четким пониманием дальнейших шагов.

Зачем нужны совещания в компаниях?

• Принятие решений. Совещания позволяют коллективно анализировать проблемы и принимать решения, учитывая разные точки зрения и компетенции участников.
• Обмен информацией. На совещаниях сотрудники делятся новостями, обновлениями и важной информацией, что способствует лучшему пониманию текущей ситуации в компании.
• Построение команды. Регулярные совещания помогают укреплять отношения между сотрудниками, формировать корпоративную культуру и способствовать командной работе.
• Планирование и координация. Совещания позволяют уточнить планы, распределить задачи и убедиться, что все направления работы согласованы.

Совещания играют ключевую роль в управлении, планировании и коммуникации внутри компании. Однако важно помнить, что эффективность совещания зависит от его организации, участников и предмета обсуждения.

Два вида совещаний

На практике ситуация с совещаниями в различных компаниях колеблется между двумя «крайностями»:

• Слишком много совещаний: Когда их постоянно и много, люди устают и не успевают работать, потому что всё время на встречах.
• Нет совещаний вовсе: Тогда никто не знает, что делают другие, и в команде появляется беспорядок.

Управление временем — ключевой элемент эффективных совещаний. Планирование и создание четкого графика помогут всей команде работать продуктивно и избегать перегрузки, как в первом, так и во втором случае.

По регулярности есть следующие виды совещаний — регулярные и нерегулярные.

Регулярные совещания

Деловые совещания проводятся регулярно, как часы: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно и ежеквартально. Они помогают команде быть в курсе текущих событий, отслеживать прогресс и задавать новые задачи.

Пример: Еженедельные плановые встречи, где обсуждаются результаты работы и планы на следующую неделю.

Стихийные совещания

Эти встречи проводятся для обсуждения и разработки новых идей или проектов. Это нерегулярные задачи, которые возникают неожиданно и требуют быстрого реагирования и решения. Они часто связаны с инновациями, расширением бизнеса или созданием новых продуктов.

Пример: Совещания по разработке новой рекламной кампании или планированию корпоративного мероприятия.

Как правильно планировать деятельность в бизнесе

Какие 7 регулярных совещаний проводить в компании

В зависимости от размера компании, ее структуры и специфики деятельности набор ключевых совещаний может варьироваться. Однако есть ряд базовых встреч, которые могут пригодиться в большинстве компаний:

Отдел: Стартовое совещание дня (Daily Stand-up)

В некоторых отделах проходят ежедневные совещания. За короткий промежуток времени, 10-15 минут, команда согласовывает свои действия на день, определяя главные задачи и выявляя проблемы. Рассмотрим ситуацию, когда в команде разработчиков один сталкивается с проблемой в понимании архитектуры. Другой, кто уже сталкивался с таким, может сразу предложить решение. Это ускоряет работу и повышает эффективность отдела.

• Цель: Определить приоритеты на день, выявить проблемы и препятствия.
• Состав участников: в рамках отдела.
• Продолжительность: Встреча должна быть короткой — 10-15 минут. 

Стартовые совещания дня могут оказаться ненужными в маленьких командах, где участники постоянно на связи и имеют ясное представление о своих задачах, в отделах с высокой автономностью заданий или когда динамика работы не требует ежедневного переопределения приоритетов и выявления препятствий.

Отдел: Еженедельное совещание внутри отделов

Совещания внутри отделов важны для эффективной работы команды. Например, менеджеры отдела продаж могут столкнуться с аналогичными трудностями при работе с клиентами. Если они не обсудят это на внутреннем совещании, каждый продолжит решать проблему по-своему, что не всегда эффективно. Еженедельные совещания позволяют обмениваться опытом, выявлять системные недочёты в работе и совместно разрабатывать стратегии решения задач, что обеспечивает гармоничное функционирование отдела.

• Цель: Координация действий между отделами, решение межотделенческих проблем.
• Частота: Еженедельно.
• Продолжительность: 1 час в начале или в конце недели.

Весь коллектив: Общая синхронизация перед началом новой недели

Еженедельные совещания важны для командной работы. Все обсуждают планы на следующую неделю и результаты работы за прошлую. Например, отдел маркетинга рассказывает о последней рекламной кампании, и отдел продаж может подстроить свою стратегию. Это помогает всем работать вместе и избегать путаницы.

• Цель: Обсудить результаты предыдущей. Скоординировать цели и задачи на предстоящую неделю
• Состав участников: весь коллектив.
• Продолжительность: 30 минут — 1 час.

Встреча один на один (One-on-One)

Это беседа, на которой руководитель и подчиненный обсуждают показатели эффективности сотрудника и намечают планы на следующий период. Регулярные беседы между руководителем и сотрудником помогают разобраться в работе и задать планы. Например, если у сотрудника есть трудности, руководитель может помочь или предложить обучение.

Периодичность: раз в неделю/две недели/месяц, если сотрудник успешно справляется со своими задачами, а его цели не меняются.

Продолжительность: 20-50 минут.

Если руководитель не проводит каждую неделю встречи со своими подчиненными, желательно, чтобы он выделял час в неделю, когда любой сотрудник может пообщаться с ним. А все регулярные индивидуальные встречи заменить на встречи команды. Это действие может сэкономить вам 4-6 часов в ваш день внутренних встреч.

Сила личного контакта: как проводить встречи 1 на 1 с сотрудниками

Весь коллектив: Квартальные встречи за пределами офиса

Каждый квартал руководители всех отделов (и всей компании в целом) должны уделить полдня для следующих активностей:

1. Взгляд назад:
   • Оценить результаты прошлого квартала: как мы достигли своих OKR и KPI?
   • Оценить работу команды: собрать обратную связь от всех участников.
2. Планы на будущее:
   • Обновить основные цели и ценности компании.
   • Обсудить текущие проблемы и возможные решения.
   • Установить новые OKR и KPI для компании, которые затем применяются на уровне отделов, команд и каждого сотрудника.
3. Командообразование:
   • Организовать мероприятия для укрепления отношений в команде. Это может быть обратная связь между сотрудниками, неформальное общение в баре или спортивные мероприятия. Также можно организовать мероприятия для семей сотрудников.

Рекомендуем планировать командные мероприятия на конец недели, а на выходные предложить неформальные встречи, в которых могут участвовать и члены семей сотрудников. Это поможет команде лучше узнать друг друга.

Весь коллектив: Годовой обзор и планирование

Коллектив собирается, чтобы осмотреться назад и определить, что было достигнуто за год, и выстроить планы на будущее. Так, например, отдел продаж может гордиться превышением своих квартальных планов, в то время как отдел разработки может представить новый продукт на следующий год. Эти встречи помогают всем в команде видеть большую картину и устанавливать амбициозные, но реалистичные цели.

• Цель: Подведение итогов года, установка годовых целей и планирование.
• Состав участников: весь коллектив.
• Продолжительность: полдня — 1 день.

Так выглядит рекомендуемых график встреч в компании:

Встречи помогают координировать действия, реагировать на изменения и поддерживать связь между коллегами. Но слишком много встреч мешает работать. Не забивайте себя ими. Подумайте, какие из них действительно важны. Возможно, стоит объединить некоторые или заменить их отчетами. Продумывайте расписание, чтобы ваша команда была продуктивной.

В каких случаях проводить незапланированные совещания

Незапланированные встречи могут быть крайне полезными в определенных ситуациях, но также и вредными, если проводятся бездумно.

Когда лучше провести встречу, вместо переписки

Можно неделю переписываться в чатах или в почте, а можно быстро созвониться и все решить. Вот когда это уместно:

• Неотложные ситуации или проблемы. Когда возникает непредвиденная проблема, которая требует немедленного решения, вы сообщаете о ней руководителю в формате ЗРС — подробно описываете проблему и предлагаете решение. Если возникают сложности и не удается быстро принять решение, лучше провести совещание. Встреча должна длиться не дольше 5-20 мин. Если проблему не удается решить, назначается новая встреча, где участники уже подготовятся и обсудят следующее решение.
• Критическая обратная связь. Даже если вы даете такую обратную связь коллеге из добрых побуждений, она может быть воспринята иначе. Поэтому следует созвониться с адресатом, чтобы понять реакцию собеседника в реальном времени. Тогда вы сможете при необходимости уточнить свои намерения и убедиться, что сотрудник не огорчен.

Когда лучше воздержаться от внеплановой встречи

Не всякая потребность в обсуждении требует немедленного совещания. Иногда лучше отложить встречу или вовсе не проводить ее. Вот в каких случаях стоит воздержаться от стихийных совещаний:

• Регулярные вопросы. Для обсуждения ежедневных операционных задач лучше дождаться плановых встреч.
• Моментальные решения: Если появляется простой вопрос, который требует быстрого ответа и не оставляет времени на подготовку к совещанию, лучше поручить ответственному сотруднику принятие решения или перенести вопрос на позже.
• Перегруженные рабочие дни. Проведение деловых совещаний в дни, когда у команды и так много задач, может снизить продуктивность и мотивацию сотрудников.

Общее правило: Частые встречи убивает продуктивность. Лучше придерживаться запланированных совещаний и выделять время для главных вопросов.

График встреч: как правильно планировать время

Как часто стоит проводить совещания? Как объединить все встречи в один график?

Руководители на высшем уровне проводят больше времени на совещаниях, чем исполнительные сотрудники. И большие компании с множеством подразделений требуют больше встреч для координации, в то время как маленькие команды могут предпочесть другие методы общения. Но в любом случае следует уделять совещаниям не более 9 часов в неделю.

Расписание, которое лучше всего подходит для пятидневной рабочей недели:

• 1 день внутренних встреч
• 1 день внешних встреч. Например, собеседования с кандидатами или с клиентами
• 3 дня без встреч

В вашем графике избыточное количество деловых совещаний, если вы заметили, что совещания становятся основным способом общения по любому вопросу. Сотрудники не пытаются найти решение проблемы самостоятельно, игнорируют общение в чатах.

Пример графика руководителя отдела

Тайм-менеджмент: как правильно распоряжаться временем

4 шага к продуктивной встрече

Есть несколько шагов, чтобы сделать встречи продуктивными и не тратить на них много времени. Проводим совещание по следующему алгоритму:

1. Планирование совещания: тема, цель, участники, тайминг, место
2. Подготовка к встрече
3. Ведение совещания: модератор, этапы встречи
4. Обратная связь после совещания

Рассмотрим каждый шаг более подробно.

1. Планирование совещания

Перед тем как собраться всем вместе, давайте поговорим, как проходит организация встреч.

Цель встречи

Зачем эта рабочая встреча?

Перед тем как приглашать всех на рабочую встречу, определитесь зачем она вам? У каждой встречи должна быть четко сформулированная цель проведения совещания. Используйте глаголы: найти способы,  установить план … 

Вот несколько вариантов  формулировок:

• Рассмотреть замечания клиента по курсу Х и согласовать корректировки
• Установить план продаж для сотрудников отдела на ноябрь
• Установить причины, почему клиенты прекратили сотрудничество, и найти варианты, как возобновить отношения

Участники

Кого пригласить?

Правильная цель определяет, кого пригласить на встречу. Не нужно звать много людей. Приглашайте тех, кто поможет в решении задачи. Если человек на встрече не нужен, не тратьте его время.

Например, рекламную стратегию логично обсуждать с отделами маркетинга и продаж, а для обсуждения рекламного бюджета дополнительно привлечь финансовый отдел или бухгалтерию.

План встречи

• Заранее согласуйте время встречи с участниками, чтобы все смогли прийти. После этого сразу создайте событие в Google Календаре, чтобы всем участникам пришло напоминание.
• Подготовьте план встречи или повестку дня и отправьте ее всем участникам сразу после назначения встречи. Прикрепите повестку и к описанию самой встречи. Это поможет всем быстро понять, о чем пойдет речь, и подготовиться к обсуждению. 
• Учтите, что продолжительность встречи не должна превышать 1.5 часа. Если она затянется, участники потеряют концентрацию.

Тайминг и место встречи

Где и когда?

Выберите место проведения совещания, где всем будет удобно. Если рабочее совещание проходит онлайн, убедитесь, что у всех есть нужные программы или ссылки, чтобы попасть на встречу. И, конечно, выберите время, когда большинство сможет прийти. Современные инструменты, такие как Google Календарь или другие системы управления задачами, помогут вам легко планировать и отслеживать совещания.

На этапе подготовки к встрече важно рассчитать ее продолжительность в зависимости от целей и количества вопросов в повестке.  Эксперты не рекомендуют делать собрания дольше 1,5 часов, чтобы участники не теряли концентрацию. 

2. Подготовка к встрече

Отчеты, описание проблемы, данные для ознакомления — все это можно записать и предоставить всем участникам заранее, чтобы они прочитали и прокомментировали это до начала встречи. У участников совещания должно быть достаточно времени  для ознакомления с материалами перед встречей, особенно если это объемные документы. Это поможет избежать потери времени, когда участники начнут знакомиться с материалами прямо на встрече. Ведь у каждого свой темп чтения, усвоения, погружения в тему и формирования решений.

Особенно это важно при встречах с руководителем. КАЖДЫЙ, кто назначает встречу, особенно с руководителем, ДОЛЖЕН заранее, за сутки до встречи, предоставить все необходимые материалы. Это позволит руководителю заранее ознакомиться с информацией, сформировать мнение и быть готовым к обсуждению. Таким образом, встречи станут короткими и продуктивными, без дополнительных потерь времени.

Примеры: 

• Перед еженедельной встречей отдела все сотрудники добавляют для руководителя мини-отчет о проделанной работе в свой операционный план, дополнительно описывают, с какими сложностями пришлось столкнуться или на какую задачу ушло больше времени,чем планировалось
• Перед обсуждением результатов рекламной кампании сотрудники предоставляют статистику со своими комментариями и сравнивают данные с предыдущими акциями.
• Перед совещанием по решению проблемы каждый сотрудник предлагает свои решения и комментирует идеи коллег.

Хотя подготовка действительно занимает время, способность других участников усваивать материал увеличивается в 5 раз, делая саму встречу короче и качество результата значительно выше.

3. Ведение совещания

Итак, все собрались, и вот начало совещания. Как сделать так, чтобы оно прошло на ура? Поговорим о проведении совещания.

Модератор

Кто главный?

Для каждой встречи важно определить лидера или модератора. Например, на индивидуальной встрече «руководитель-сотрудник» модератором будет руководитель, а на групповой встрече это может быть назначенный сотрудник. 

Что делает модератор:  

• Организовывает встречу, чтобы все участники пришли вовремя
• Берет на себя роль ведущего: следит за таймингом и соблюдением плана встречи, вовлекает участников в активную работу
• Фиксирует ход встречи или включает записи во время совещания. После окончания встречи эти материалы можно отправить всем участникам. Это поможет вспомнить, о чем говорили, и не забыть о договоренностях.

Некоторые функции можно делегировать, чтобы разгрузить модератора. 

Без грамотного модератора совещания быстро становятся неэффективными. Если никто не отвечает за проведение брифинга, время тратится на отвлеченные рассуждения, а важные вопросы так и остаются нерешенными.

Этапы встречи

Планерка может состоять из нескольких этапов, которые обеспечивают его структурированность и эффективность. Вот основные этапы:

Введение

• Приветствие участников
• Передача основной цели встречи
• Установка правил и временных рамок

Основная часть

Обсуждение каждого пункта повестки дня по очереди. Запись ключевых моментов, решений и действий. На обсуждение каждого вопроса выделяют от 5 до 20 минут в зависимости от его важности. Если за это время невозможно принять решение, руководитель запрашивает дополнительную информацию, назначает ответственных за ее подготовку и объявляет новую дату встречи для обсуждения этого вопроса.

Заключительная часть

Перед тем как расходиться, повторите основные моменты, которые вы обсудили. Это поможет всем удостовериться, что они поняли одинаково. Определитесь с тем, какие шаги каждый участник будет делать после совещания. Если есть задачи, разделите их между участниками и установите сроки.

Люди могут работать в команде, но должен быть один человек, который отвечает за то, выполнена задача или нет. Например: 

• Внести исправления в курс до 01 ноября. Ответственный Иван Петров
• Собрать обратную связь от активных пользователей по конкретному функционалу. Срок 02 декабря. Ответственный Елена Носова.

Когда задача поставлена, важно сразу добавить ее в план.

4. Обратная связь после встречи

Сбор отзывов от участников — ключевой момент после каждой встречи. Задавайте вопросы о том, как участники оценивают совещание, что поможет сделать следующие встречи еще продуктивнее.

Необходимо предоставить каждому участнику возможность оценить встречу и высказать свою точку зрения. Даже если кто-то из участников был менее активным во время встречи, его мнение после нее может быть очень ценным. Возможно, он просто нуждался в дополнительном времени для размышлений, и после встречи он готов поделиться своими соображениями.

• Что понравилось: Здесь участники могут поделиться тем, что они считают успешным на встрече, начиная от темы обсуждения и заканчивая организацией.
• Пожелания (что улучшить): Этот раздел позволит узнать, что можно сделать лучше на следующих совещаниях — будь то подход к обсуждению, выбор темы или какие-либо организационные моменты.

Для удобства сбора и анализа обратной связи можно использовать Google-таблицы. Создайте общий документ, где будет систематизирована информация по каждой встрече. Таким образом, вы всегда сможете обратиться к предыдущим отзывам, анализировать их и вносить коррективы в планирование будущих совещаний.

Сбор письменной обратной связи также дает дополнительное преимущество: участники чувствуют, что их мнение ценно, что побуждает их быть более активными и заинтересованными в будущих встречах.

Правила совещаний для участников

Помните, что встреча — это время команды, и стоит уважать его. Ведь если все идет по плану, эффективное совещание может быть не только полезным, но и приятным. Принять участие в совещании — это не просто прийти и послушать. Как быть активным участником и вносить свой вклад?

Говорите кратко и по делу

Будьте ясными и короткими, чтобы все поняли вашу точку зрения. Всем участникам отведено одинаковое время на рассказ, старайтесь укладываться в него, не перетягивая на себя все внимание. Постарайтесь не отклоняться от темы и не затягивать обсуждение. Если ваша реплика не по теме совещания, лучше обсудить это после.

Как слушать и быть услышанным

Важно не только говорить, но и слушать других. Если вы уже высказались по какому-то вопросу, дайте шанс другим поделиться мнением. Спросите: «Кто желает что-то добавить к сказанному?». Если кто-то высказывается, старайтесь не перебивать. Но если разговор ушел не туда, деликатно напомните о повестке дня. Иногда маленькие отступления допустимы, но не дайте им затянуться.

Будьте вовлечены, не отвлекайтесь

Слушайте других и участвуйте в дискуссии. Ваше мнение может быть очень важным, даже если вы просто согласны с коллегой. Например, бывает, что обсуждается задача, и вдруг кого-то спрашивают: «А ты что думаешь?». И он отвечает: «А? Что? Какая задача?». Это создает неловкость, потому что приходится все повторять. Такое поведение показывает, что человек на самом деле не слушал.

Участвуя в совещании, помните: ваш вклад важен для всей команды. Каждый участник вносит свой вклад в общий успех!

Как сделать онлайн-совещание веселее

Когда все работают из дома, нам не хватает того обычного человеческого общения. Смеха, шуток, обсуждения последних новостей у кофейного автомата. Но кто сказал, что на онлайн-совещаниях всё должно быть строго по делу? Давайте добавим немного веселья!

Первые 5-10 минут общего совещания, пока все подключаются, можно уделить неформальному общению:

• Предложите интересные вопросы для «разогрева» перед началом совещания: Например, «Какой фильм вы последний раз смотрели и рекомендуете?».
• Используйте забавный или интересный фон. Это может стать отличным поводом для непринужденного общения.
• Используйте интересные и яркие аксессуары: Это может быть что-то вроде наушников необычного цвета или интересной чашки для кофе.
• Если кто-то из участников совещания на неделе помог вам или хорошо выполнил свою работу, скажите ему об этом. Это придаст позитива вашему общению.
• В конце совещания расскажите о своих планах на вечер или выходные. Может быть, кто-то собирается путешествовать или выучить новый язык? Это может стать хорошим поводом для дополнительного общения после встречи.

Общение может быть легким и веселым даже на деловых совещаниях. Ведь когда в команде хорошая атмосфера, работать становится намного приятнее!

Как внедрить новый метод проведения встреч

Для успешного внедрения нового подхода к встречам важно устранить опасения команды, связанные со страхом потерпеть неудачу или потратить много времени. Практика показывает, что лучший способ убрать эти страхи — показать, как работают новые методы.

1. Сначала руководитель сам показывает новый метод проведения встреч. Чтобы не тратить время на демонстрацию каждому сотруднику, можно записать видео или описать текстом новую технологию, оформить в курс и разместить на платформе для онлайн-обучения, предоставив доступ всем сотрудникам.
2. Затем руководитель собирает группу и просит всех пользоваться новым методом в группе. Такая поэтапная подготовка помогает избежать проблем на групповой встрече, когда кто-то чувствует себя неловко из-за того, что у него получается хуже чем у других.

Пример внедрения нового метода встреч

Представим, что команда решает внедрить метод «без слайдов», когда вместо презентаций на совещании используются краткие письменные доклады.

Встреча 1: Демонстрация и практика

• Руководитель представляет на платформе для онлайн-обучения пример такого письменного доклада, объясняя его структуру и содержание.
• Сотрудники пытаются создать свои краткие доклады на заданную тему, получая обратную связь от руководителя, там же на платформе.

Встреча 2: Самостоятельная подготовка с поддержкой

• До встречи сотрудники готовят свои доклады на заранее определенную тему.
• На встрече каждый доклад обсуждается, а руководитель дает рекомендации по улучшению.

Встреча 3: Полная самостоятельность

• Сотрудники готовят свои доклады и распределяют их между коллегами до начала совещания.
• На самом совещании команда обсуждает ключевые моменты и принимает решения, опираясь на информацию из докладов.

Так, шаг за шагом, команда переходит от традиционных презентаций к кратким и содержательным письменным докладом.