Сила личного контакта: как проводить встречи 1 на 1 с сотрудниками

Хорошая коммуникация в команде — залог успеха. Встречи один на один помогут руководителю лучше понять своих сотрудников и наладить эффективное взаимодействие. Это не просто тренд, это инвестиция в команду, которая приносит реальную пользу бизнесу.

Зачем проводить встречи один-на-один в компании

Встречи один на один или 1 on 1 meeting — это индивидуальные встречи между руководителем и сотрудником, на которых обсуждаются рабочие моменты, карьерное развитие, а также любые другие вопросы, которые могут влиять на производительность и комфорт работы.

Почему групповых встреч недостаточно? Групповые встречи, безусловно, важны для координации действий, обсуждения общих задач и стратегий. Однако на таких встречах сотрудники часто стесняются высказывать свое мнение, особенно если оно расходится с мнением большинства или руководства. Кроме того, индивидуальные проблемы или идеи могут остаться незамеченными в общем потоке информации.

Встречи один на один позволяют создать пространство, где каждый сотрудник может чувствовать себя свободно, высказывать свои мысли, опасения и предложения без страха быть неправильно понятым или осужденным.

Встречи помогают:

• Укрепить отношения. Личное совещание с сотрудником создает атмосферу доверия и понимания. Это помогает установить более тесные связи и улучшить командную работу.
• Повысить мотивацию к развитию. Когда сотрудник чувствует, что его ценят и слушают, это стимулирует его к профессиональному росту и развитию внутри компании.
• Быстро решить проблемы. Регулярные встречи позволяют оперативно выявлять и решать рабочие вопросы, минуя длительные совещания и обсуждения.
• Получить обратную связь. Встречи предоставляют руководителю возможность получить информацию о текущем состоянии проектов, команды и мнение сотрудника о работе. Также это время, чтобы дать сотруднику обратную связь о его достижениях и областях для улучшения.
• Понять потребности сотрудника. Регулярное общение помогает выявить проблемы в работе на ранних стадиях и оперативно на них реагировать. А еще они помогают выявить потребности сотрудников в обучении и развитии. Руководитель может узнать, какие навыки или знания сотруднику не хватает для выполнения текущих задач или для карьерного роста.

Таким образом, несмотря на то что на личные встречи с сотрудниками уходит больше времени, их эффективность и влияние на команду делают их незаменимым инструментом в руках руководителя.

3 темы для диалога с сотрудником

Чтобы встречи one to one были продуктивными, важно правильно выбрать темы для обсуждения и методы их проведения.

Текущие вопросы

Представляют собой регулярные индивидуальные встречи между руководителем и сотрудником. На них обсуждаются текущие достижения, возникающие сложности и потребности сотрудника. Обычно такие встречи рекомендуется проводить еженедельно или ежемесячно, в зависимости от динамики работы.

Методы общения:

• Универсальный метод ОКП (Ответственность, Коучинг, Прозрачность). Формализованный разговор, где обсуждаются конкретные вопросы, задачи и результаты. Встреча начинается с обсуждения планов и выполненных задач, плавно переходит к проблемам и их решению, и завершается обратной связью. Остановимся на нем подробней ниже в уроке.
• Неформальное общение. Непринужденный диалог, который позволяет обсудить не только рабочие моменты, но и личные впечатления, чувства и опасения сотрудника. Это может быть простой разговор за чашкой кофе.

Обратная связь

Направлены на обсуждение работы сотрудника с точки зрения руководителя. Главная их цель — похвалить за хорошо выполненную работу и предоставить конструктивную критику. Такие встречи наиболее эффективны, если проводить их раз в квартал или после завершения ключевых проектов.

Методы обратной связи:

• Метод «Пять почему». Техника, направленная на выявление корневых причин проблемы или сложности. Если проект столкнулся с проблемами, задайте вопрос «Почему?» и продолжайте углубляться, пока не найдете основную причину.
• Обратная связь «360 градусов». Сбор отзывов о работе сотрудника от разных людей: коллег, подчиненных, клиентов. Например, после завершения проекта соберите отзывы от всех участников команды.

Метод 360 градусов: как оценить персонал

Карьерное развитие

Фокусируются на будущем сотрудника в компании. Здесь обсуждаются планы на карьерное развитие, возможности для обучения и участие в новых проектах.
Методы планирования и анализа:

• SWOT-анализ. Оценка сильных и слабых сторон сотрудника, а также возможностей и угроз для его карьерного роста. Например, если сотрудник хочет перейти на новую должность, проведите анализ, чтобы определить, какие навыки у него уже есть и чего ему не хватает.
• Целеполагание по методу SMART. Формулировка конкретных целей для его профессионального развития, убедитесь, что они измеримы, достижимы, релевантны и ограничены по времени. Например: «Завершить курс по цифровому маркетингу в течение следующих трех месяцев».

Рассмотрим подробней метод ОКП.

Метод ОКП: универсальный подход к one-to-one встречам

Метод ОКП (Ответственность, Коучинг, Прозрачность) создан для того, чтобы сделать индивидуальные встречи максимально продуктивными и плодотворными. Ответственность обеспечивает учет и планирование задач, Коучинг позволяет научиться решать проблемы и оптимизировать рабочий процесс, а Прозрачность укрепляет доверие и взаимопонимание между руководителем и сотрудником.

Ответственность

Этот этап напоминает о том, что каждый член команды несет ответственность за свою работу. Сотрудник демонстрирует результаты работы за прошлую неделю и планы не следующую.

Вопросы для совещания:

• Какие задачи удалось выполнить из недельного плана?
• Какие сложности возникли с выполнением задач?
• Какие задачи и целевые метрики запланированы на следующую неделю?

Коучинг

На этом этапе руководитель выступает в роли наставника или коуча. Сотрудник рассказывает про сложности в работе, а руководитель помогает их решить и оптимизировать текущие методы выполнения задач.

Как применять на совещании:

1. В недельном плане выделите красным цветом те задачи, с которыми есть сложности
2. Опишите проблемы и предложите возможные пути их решения
3. Укажите, как руководитель может помочь в решении этих проблем

Прозрачность

Этот компонент подчеркивает важность откровенности и честного общения между руководителем и сотрудником. Здесь сотрудник может:

• Выразить свои чувства, опасения или проблемы, с которыми он сталкивается в рабочем процессе или даже в личной жизни, влияющие на работу. 
• Получить обратную связь от руководителя о своей работе и взаимодействии с ним.
• Дать руководителю обратную связь о его методах управления.

Вопросы для совещания:

• Какие моменты в работе вам кажутся сложными?
• Есть ли личные вопросы, влияющие на вашу работу?
• Что вам нравится или не нравится в нашей коммуникации?

Когда команда использует метод ОКП, руководители и сотрудники лучше друг друга понимают, быстрее решают проблемы и делают встречи более продуктивными.

Как подготовиться к любой личной встрече

Подготовка к one-to-one meetings — это ключевой этап, который определяет, насколько продуктивной и эффективной будет индивидуальная беседа руководителя с сотрудником. Правильная подготовка поможет избежать недопонимания, сфокусироваться на главном и добиться желаемых результатов.

1. Определите цель встречи
   Прежде всего, определите, какую цель вы преследуете. Это может быть обсуждение текущих задач, получение обратной связи или планирование карьерного роста сотрудника. Четко сформулированная цель поможет вам оставаться на правильном курсе во время встречи.
2. Соберите необходимую информацию
   Если вы планируете обсудить выполнение задач или проектов, убедитесь, что у вас есть все необходимые данные и отчеты. Если речь идет о карьерном росте, подготовьте информацию о возможных курсах обучения или вакантных позициях.
3. Создайте комфортную обстановку
   Выберите подходящее место для встречи, где никто не будет вас беспокоить. Это может быть ваш кабинет, переговорная или даже кафе. Главное, чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно и мог откровенно высказаться.
4. Запланируйте время
   Убедитесь, что у вас достаточно времени для обсуждения всех пунктов. Не стоит спешить, давайте сотруднику возможность высказаться и задать все интересующие его вопросы.
5. Подготовьте список вопросов
   Чтобы спланировать сценарий встречи, составьте список ключевых вопросов, которые вы хотите обсудить. Это поможет вам не упустить важные моменты и сделает вашу беседу более структурированной. Формулируйте вопросы для беседы так, чтобы они были понятны и конкретны, исключая двусмысленность.
6. Настройтесь на конструктивный диалог
   Помните, что ваша задача — не критиковать, а помочь сотруднику. Настройтесь на позитивное и конструктивное общение.

Подготовка к встрече — это инвестиция в ее успешное проведение. Потратив немного времени на планирование, вы сможете добиться лучших результатов и укрепить отношения с вашими сотрудниками.

Совещание без лишних слов: искусство проведения планерок

Эффективное проведение личной встречи: рекомендации

Как провести встречу тет а тет?

Чтобы индивидуальное совещание прошло наиболее продуктивно, следует придерживаться определенных рекомендаций.

• Начините встречу, подчеркнув достижения сотрудника или выразив благодарность за его работу. Или можно задать неформальный вопрос: «Как прошли твои выходные?» или «Слышал, ты недавно посетил [место/мероприятие]. Как это было?». Это создаст позитивное настроение и поможет установить контакт.
• Не превращайте беседу в монолог. Дайте возможность сотруднику выразить свою точку зрения, не доминируйте в разговоре. Если вы заметили, что говорите уже пять минут без остановки, сделайте паузу и спросите: «Как ты смотришь на это?». Слушайте активно. Дайте сотруднику возможность высказаться. Активное слушание включает в себя не только внимание к словам, но и к эмоциям и нюансам.
• Давайте конструктивную обратную связь. Если у вас есть замечания или предложения, выразите их так, чтобы сотрудник понял, что вы стремитесь помочь, а не критиковать. При высказывании критических замечаний, старайтесь делать это тактично, подчеркивая, что ваша цель — помощь в развитии, а не упрек. Например, вместо фразы «Ты сделал это неправильно» лучше сказать: «Мне кажется, если бы ты применил такой-то подход, результат был бы еще лучше. Давай обсудим это?»
• Подведите итоги встречи. Обсудите следующие шаги, задачи или рекомендации, которые следует выполнить до следующей встречи. Например, «Во-первых, ты начнешь работать над улучшением навыка X. Во-вторых, я предоставлю тебе дополнительные ресурсы для проекта Y. Давай встретимся через две недели, чтобы обсудить твой прогресс».
• Завершите встречу, поблагодарив сотрудника за его время, усилия и открытость.

Помните, что ваша задача — не только передать свою точку зрения, но и понять мнение сотрудника, чтобы вместе работать над улучшением процессов в компании.

Как не допустить ошибок при общении с сотрудником

При проведении встреч 1 на 1 даже опытные руководители могут допустить ошибки, которые могут ухудшить качество общения и отношения с сотрудниками. Рассмотрим наиболее распространенные из них и способы их избежания.

Ошибка 1: Плохая подготовка к встрече

Например, персональная встреча с глазу на глаз без четкой цели, плана или предварительной подготовки.

Как избежать: Заранее определите цель встречи заранее, составьте список вопросов, соберите нужную информацию и выберите ключевые темы для обсуждения. Такая работа выполняется не только со стороны руководителя, но и со стороны сотрудника.

Ошибка 2: Игнорирование мнения сотрудника

Например, когда встреча превращается в монолог руководителя.

Как избежать: Уважайте мнение сотрудника, слушайте его и дайте возможность выразить свою точку зрения.

Ошибка 3: Нет регулярных встреч

Как избежать: Запланируйте регулярные встречи 1 на 1 с сотрудниками и придерживайтесь установленного графика.

Ошибка 4: Отсутствие конфиденциальности

Например, когда информация с встречи становится известна третьим лицам.

Как избежать: Гарантируйте конфиденциальность всех обсуждаемых вопросов.

Избегая этих типичных ошибок, вы сможете сделать встречи 1-1 более продуктивными, укрепить доверие и улучшить взаимодействие с вашими сотрудниками.

Вывод. Встречи 1 to 1 — это отличный способ узнать своих сотрудников лучше и помочь им расти профессионально. Когда вы делаете все правильно, такие встречи могут улучшить работу всей команды. Но главное — избегать ошибок и слушать своих сотрудников. Надеемся, что советы из этой статьи помогут вам в этом.