Содержание
Любой бизнес проходит несколько этапов развития. Постепенно растет количество сотрудников и расширяются их функции. По мере роста компании руководитель должен менять подход к работе с корпоративными знаниями.
В этой статье мы разберемся, как управлять знаниями компании и организовать обучение персонала на каждом этапе развития бизнеса.
Обучение как метод управления знаниями персонала
Когда зарождается бизнес, предприниматель самостоятельно тестирует идею, проверяя различные гипотезы. Работающей технологии, как правило, пока нет. Найдя алгоритм успешных действий, он нанимает в команду сотрудников и делится с ними проверенными технологиями. Развивая бизнес, владелец постепенно превращает работающие технологии в стандарты. Описанные стандарты позволяют масштабировать технологию работы и расширить коллектив компании.
Управление знаниями — это системный сбор, обработка, распространение и эффективное применение информации внутри компании. К этой информации относятся знания и навыки опытных сотрудников, стандарты работы, должностные инструкции и другие документы.
Важно понимать назначение функции корпоративного обучения. Как и у любой другой бизнес-функции (продажи, маркетинг), у внутреннего обучения есть свой конечный результат. Результатом функции обучения является сотрудник, который:
- Понимает цели, принципы и ценности компании, имеет с ними внутреннее согласие
- Следует правилам компании и работает в синергии с остальными сотрудниками
- Знает, что от него ожидает руководство компании
- Понимает, какой продукт он должен производить
- Знает технологию или правила разработки качественного продукта
Если правильно организовать подготовку сотрудников к работе, коллектив как единый механизм будет двигать компанию к общим целям. Ниже обсудим основные этапы развития бизнеса и роль корпоративного обучения на каждом из них.
1 — Обучение сотрудников в стартапе
На первом этапе развития компания, как правило, называется стартапом. У предпринимателя есть интересная бизнес-идея, но еще нет отработанной технологии в каждой области бизнеса.
Он пока не знает как предоставлять продукт клиентам, регулярно получать заявки с маркетинга и как превращать эти заявки в сделки. Есть только набор предположений, что из определенных действий может получиться стабильно развивающийся бизнес.
Как выйти на новый уровень
Команда фактически состоит из одного, максимум пяти человек, поэтому пока рано заниматься обучением сотрудников. Предприниматель пробует разные способы работы и шлифует их многократными повторениями. Если в результате этих повторений появляется стабильный положительный результат, он получает успешную технологию в ключевых областях бизнеса. Теперь предприниматель может начинать постепенное масштабирование бизнеса и переходить к следующему этапу развития.
2 — Обучение работающим технологиям
Когда предприниматель выработал успешный алгоритм действий, который позволяет регулярно получать нужный результат, он нанимает первых сотрудников. Им он делегирует часть задач и освобождает тем самым собственное время. В этот момент появляется потребность в обучении персонала. Например, руководитель нанимает менеджера по продажам. Пока владелец бизнеса — главный носитель знаний, он лично обучает каждого нового работника. Рассказывает менеджеру о продукте и услугах, об особенностях продаж в своей нише.
На обучение уходит много времени и энергии, из-за чего предприниматель начинает уделять меньше времени другим задачам. Бывает, что сотрудник решил изменить место работы или не устроил руководителя. Предпринимателю непросто расставаться с человеком, в которого он вложил много сил. Ведь снова придет новичок, и нужно будет готовить специалиста с нуля. Расширение бизнеса замедляется.
Как выйти на новый уровень
Владелец бизнеса неэффективно тратит время, когда рассказывает каждому новому сотруднику одну и ту же информацию. Гораздо эффективней упаковать эти знания и оформить стандарты, а потом передать их сотрудникам. В этом случае предприниматель один раз тратит время, структурирует всю информацию, и больше не занимается подготовкой новичков.
Некоторые руководители прописывают стандарты в документах, но эффективней собрать всю информацию в структурированный онлайн-курс, и подключать туда нового человека, как только возникает необходимость пройти обучение. Для этого нужно разработать программу обучения сотрудников. Когда решается задача системного обучения в компании, у предпринимателя появляется больше времени на рост и развитие компании.
Ольга Кузьменкова, генеральный директор «Elite Class» рассказывает, как ей удалось освободить свое время, перенеся знания в стандарты работы:
«Когда ты масштабируешь бизнес, ты должен заняться оптимизацией повторяющихся процессов. Один из них — это автоматизация процесса обучения и разработка регламентов. С помощью Юникрафт я сняла с себя подготовку новых сотрудников и переложила его на кураторов».
3 — Обучение стандартам работы
Компания продолжает расти, на основных бизнес-направлениях появляются руководители — эксперты в маркетинге, в логистике, в производстве и др. Ответственность за обучение персонала плавно смещается на них.
Сначала руководители пытаются объяснить подчиненным технологии на словах, ограничиваясь устными указаниями. Одному сотруднику рассказал больше, другому меньше, что-то упустил… В головах сотрудников формируется каша, а руководители постоянно указывают на ошибки и приговаривают «Я ведь уже 10 раз сказал, как нужно делать». В результате часто случается так, что в голове сотрудников нет полноценного понимания и они не производят тот продукт, который требует руководство. Компания накапливает проблемы.
Тогда руководители направлений начинают писать свои регламенты и стандарты:
- как правильно продавать
- как предоставлять услуги
- как квалифицировать клиента
- как встретить клиента
- как правильно предлагать продукт и др.
Однако реальность такова, что одни сотрудники не читают регламенты, другие читают, но неправильно понимают изложенную информацию, а третьи вроде все поняли, но забыли применить на практике. На этом этапе проблема обучения работников в том, что сложно контролировать остаточное понимание.
Как выйти на новый уровень
Можно утверждать, что руководитель контролирует развитие сотрудников, если мы знаем наверняка, что человек не только прочитал, но и усвоил информацию, то есть сделал ее частью своей картины мира. Этим можно управлять, если сразу закреплять понимание материала упражнениями. Тогда, мы с большей вероятностью можем утверждать, что человек понял материал и сможет его применить в работе. Читайте в отдельной статье: Как улучшить усвоение информации сотрудниками.
Например, для этих целей на платформе Unicraft есть конструктор практических заданий. Пройдя такое обучение, сотрудники могут не только проявить свои способности к чтению и запоминанию, но еще и продемонстрировать понимание материала. Например, пользователь на платформе может изменить форму послания, нарисовать, сказать на другом языке, сохранив тот же смысл. Это показатель того, что человек понял смысл.
Так комментирует переход на онлайн-платформу владелец Международной сети Центров Женского развития Woman Insight:
«Наша академия умещается на экране смартфона. Мы не тратим свое время на рутинные объяснения, напоминания и контроль. Новый сотрудник достигает нужного результата в 3 раза быстрее, чем раньше.»
4 — Масштабирование стандартов с помощью обучения
По мере роста и развития компании задачи управления знаниями снимаются с руководителей и становятся функциями HR-менеджеров в обучении сотрудников. На этот момент у компании уже больше 100 сотрудников, регламенты давно разработаны и проводится полноценное регулярное обучение коллектива. Встает новый вопрос, насколько эффективно это обучение. Читайте подробней как проверить эффективность обучения.
Часто компании вводят очные методы обучения. Для этого приглашают экспертов, тратят время и деньги. А какой от этого результат? Сотрудник заболел или ушел в отпуск, поэтому пропустил лекцию, и в его голове образовался пробел. А другой человек пропустил другую лекцию. В одной голове не хватает одного кусочка пазла, в другой другого, нужно как-то заполнять пробелы. А потом вы решаете нанять удаленного сотрудника, и он вообще остался без подготовки или ему приходится ездить на обучение через всю страну. Очная система обучения персонала превращается в долгий, дорогой и неудобный процесс, которым сложно управлять.
Плюс, компаниям часто приходится обновлять учебные программы — вышла новая продуктовая линейка, что-то изменилось в процессах или появились новые инструменты в маркетинге, новые каналы или новые варианты рекламы. Руководство тратит недели на организацию нового обучения, а за это время в работе снова что-то меняется. И так по кругу. Информацию нужно доносить быстро. Сегодня востребован инструмент, который сможет интегрировать новые знания в старые программы, чтобы человеку не пришлось заново проходить весь курс.
Как выйти на новый уровень
Нужно перевести обучение в онлайн. В таком формате можно обучаться в любое время, в любом месте и в удобном темпе. Раньше продавцу из маленького города в Алтайском крае нужно было ехать в Барнаул, чтобы пройти подготовку в головном офисе. Теперь он может проходить обучающие программы онлайн. Следовательно, он может учиться чаще и быстрее.
Однако, дистанционное обучение не всегда эффективно. Многое зависит от платформы, выбранной для онлайн-обучения. Тогда возникает вопрос — как выбрать платформу для обучения сотрудников. Выбирать нужно ту, которая сформирует у сотрудников целостную картину, предоставит руководителям полноценную отчетность обучения сотрудников и даст возможность быстро обновлять учебные программы.
Роман Шмаков, коммерческий директор «Рио Транс» так комментирует перевод обучения на дистанционную платформу:
«На платформе Unicraft очень удобно управлять курсами, вносить изменения, которые отображаются всем сотрудникам. Человек видит, что в старый блок добавился новый раздел, потому что он отдельно подсвечивается. Платформа ему показывает новые блоки, она не разрешает себя игнорировать и контролирует, чтобы пользователь изучил и понял новые знания. Также нравится систематизация знания и возможность отслеживать статистику, в которой видно общую картину по всей компании.»
Когда есть инструмент для обучения, компанию можно масштабировать — открывать филиалы, франшизы или нанимать много новых сотрудников в разных регионах. В зависимости от выбранной бизнес-модели происходит расширение компании, увеличение выручки и других параметров.
Кто отвечает за управление знаниями в компании
- На первом этапе становления бизнеса подготовкой сотрудников управляет основатель компании, который подобно смелому вожаку бежит впереди с флагом и ведет за собой боевую группу.
- Когда компания расширяется и внедряются первые элементы обучения, появляются руководители направлений и задача подготовки сотрудников плавно смещается на них.
- Дальше руководителей смещают HR-менеджеры. С момента их появления вся кадровая работа и функции ввода в должность новых сотрудников, ложатся на них. Только технологическое обучение, такое как работа за станком, остается в производственном направлении.
- На следующем этапе HR-отдел начинает увеличиваться, менеджер по обучению превращается в целый отдел обучения, а отдел становится департаментом. В крупных компаниях этот департамент отделяется в корпоративный учебный центр. Он ведет свою деятельность независимо от работы HR-менеджеров.
Таким образом функция корпоративного обучения постепенно перемещается от собственника бизнеса в сторону HR-ов и далее к корпоративному университету. Это естественный процесс развития и роста компании, который можно ускорить правильным подходом к корпоративному обучению.
