План Б: как создать кадровый резерв

Когда дело доходит до неожиданной потери ключевых сотрудников, отсутствие кадрового резерва может поставить под угрозу стабильность и развитие компании. Нужно подстраховаться. Эта статья расскажет о том, как эффективно формировать и поддерживать кадровый резерв, обеспечивая бизнес надежными кадрами для будущего.

Что такое кадровый резерв

Кадровый резерв — это группа сотрудников внутри компании, которые проходят систематическую подготовку и развитие для того, чтобы в будущем занять ключевые или руководящие позиции. Эти сотрудники выбираются на основе их текущих достижений и потенциала к профессиональному росту.

Чтобы сформировать список перспективных сотрудников, нужен систематический подход к подготовке на случай вакансий ключевых и управленческих позиций в организации. Это часть стратегии управления талантами, направленная на развитие и обучение сотрудников, чтобы они были готовы взять на себя ответственность в критический момент.

Зачем компании кадровый резерв

«Инвестиции в людей — это инвестиции в будущее компании», — говорил Стив Джобс, и он не мог быть ближе к истине, особенно когда речь идет о подготовке лидеров внутри организации. Кадровый резерв играет критическую роль в устойчивости компании:

• Снижение зависимости: Уменьшает зависимость от ключевых сотрудников, позволяя компании сохранять оперативность и стратегическое направление даже при неожиданной потере топ-менеджеров. Также снижается зависимость от внешнего рынка труда. Наличие развитого кадрового резерва уменьшает необходимость в срочном привлечении специалистов снаружи, что особенно важно в условиях дефицита квалифицированных кадров или высокой конкуренции на рынке труда.
• Непрерывность бизнес-процессов. Кадровый резерв позволяет оперативно заполнять вакансии ключевых позиций без потери времени на поиск и адаптацию новых сотрудников. Поэтому сохраняется качество и эффективность выполнения функций.
• Мотивация и лояльность сотрудников: Сотрудники, видя перспективы карьерного роста в рамках компании и реальные шансы на получение ключевых ролей, чувствуют себя более вовлеченными и мотивированными. Это укрепляет их приверженность компании и стимулирует стремление к профессиональному совершенствованию.

Таким образом, кадровый резерв не только минимизирует риски, но и способствует созданию крепкой корпоративной культуры и формированию сильной команды.

Определение потребностей в кадровом резерве

Какие позиции в компании требуют наличия заранее подготовленных кандидатов? Зачастую кадровый резерв нужен для руководящих должностей, а линейным сотрудникам проще найти замену. Но чтобы определить конкретные должности, нужно ответить на ряд вопросов:

1. Какие позиции являются стратегически важными для успеха компании?
   Например, в IT-компании стратегически важными являются позиции главного технического директора (CTO), который определяет технологическую стратегию, и директора по продукту, который руководит разработкой и выводом продукта на рынок.
2. Какие последствия для бизнеса повлечет вакансия на определенной позиции?
   Отсутствие CTO может задержать все текущие проекты, связанные с развитием новых технологий, что приведет к потере конкурентного преимущества и упущенным возможностям на рынке.
3. Какова вероятность оттока персонала на ключевых позициях?
   Исторические данные показывают, что уровень ухода высшего руководства составляет около 10% в год, что существенно, учитывая стоимость замещения и риски для бизнеса.
4. Насколько сложно будет найти замену для тех или иных должностей в случае вакансии?
   Например, на рынке очень высока конкуренция за квалифицированных специалистов в области искусственного интеллекта, что делает внешний набор длительным и дорогостоящим процессом.
5. Каковы будущие потребности компании в руководстве и ключевых навыках?
   В связи с расширением на новые рынки, понадобятся руководители с опытом международной работы и знанием специфики азиатских и европейских рынков.
6. Какие роли требуют специального знания и опыта, который трудно воспроизвести за короткий срок?
   Например, технический директор, который ведет разработку ключевого продукта, несет уникальные знания, которые не так просто воспроизвести.

Выделите топ-3 должностей, которым нужен кадровый резерв в вашей компании. Например, генеральный директор, финансовый директор, технический директор.

Виды кадрового резерва

Понимание различных видов кадрового резерва поможет определить наиболее эффективный способ его формирования и использования. Вот основные типы кадрового резерва:

1. Стратегический резерв: Этот вид кадрового резерва создается для подготовки сотрудников к занятию ключевых руководящих и стратегически важных позиций в будущем. Стратегический резерв ориентирован на долгосрочное развитие карьеры и нацелен на обеспечение непрерывности ведения бизнеса.
2. Оперативный резерв: Этот вид резерва предназначен для быстрого заполнения вакансий в случае непредвиденных обстоятельств, таких как отставки или длительные отпуска. Оперативный резерв часто включает сотрудников, которые уже обладают необходимыми навыками и могут немедленно приступить к выполнению задач на новой позиции.
3. Проектный резерв: Специально обученные группы сотрудников, готовые приступить к работе над краткосрочными проектами или специфическими задачами. Проектный резерв идеален для организаций, в которых часто возникают временные или проектные вакансии.
4. Молодежный резерв: Ориентирован на молодых специалистов и выпускников, которые проходят специализированные программы стажировок и обучения в компании. Этот вид резерва позволяет не только подготовить молодые таланты к будущим ролям в компании, но и интегрировать свежие идеи и подходы в бизнес.

Прроще всего начать с оперативного резерва, и постепенно перейти к стратегическому.

Как выбрать сотрудников для кадрового резерва

После того как вы определили ключевые позиции и поняли потребности вашей организации, следующий шаг — отбор и оценка кандидатов для кадрового резерва. Задача руководителя в этом процессе – не просто выявить «звезд» по текущим показателям работы. Важно уметь видеть потенциал и возможности для развития, иногда ещё не явно проявленные у сотрудников.

Критерии отбора

Чтобы определить критерии отбора, проанализируйте ключевые роли и составьте по ним профили компетенций, которые должны быть у кандидатов в кадровый резерв. Например, для руководящих должностей зачастую встречаются эти критерии:

• Профессиональные навыки и опыт: Основой для выбора является профессиональный уровень сотрудника, его знания и опыт, соответствующие требованиям будущих ключевых ролей. Особое внимание стоит уделить тем, кто уже проявил себя в сложных проектах или успешно справился с задачами, выходящими за рамки их текущих обязанностей.
• Лидерские качества: Для кадрового резерва важны не только технические навыки, но и способность к управлению командами, принятию решений и ведению проектов. Лидерские качества можно оценить через участие сотрудника в роли руководителя проектов или его способность влиять на развитие коллектива.
• Мотивация и стремление к развитию: Важным фактором является желание сотрудника расти профессионально внутри компании. Мотивация к личному и карьерному росту обычно сопровождается желанием принимать на себя больше ответственности и стремлением к обучению.
• Социальные навыки и корпоративная культура: Не менее важным является то, насколько хорошо сотрудник умеет работать в команде и насколько его ценности соответствуют корпоративной культуре. Это включает в себя коммуникабельность, умение решать конфликты и строить эффективные взаимоотношения с коллегами.

Научи ученого: как обучать руководителей в компании

В зависимости от должности, критерии могут отличаться.

Список сотрудников для резерва

Вы определили какие компетенции нужны для “запасных игроков”. Но как определить сотрудников, которые лучше всего подходят под данные критерии? Используйте различные инструменты оценки. Это могут быть структурированные интервью, психологические тесты, ассессмент-центры, анализ кейсов и симуляции управленческих задач. Они помогут получить всестороннее представление о потенциале каждого кандидата.

Оценка персонала: как определить эффективных сотрудников

На основе анализа результатов оценки вы можете определить самых перспективных сотрудников. Выбирайте два-три кандидата для каждой должности. Наличие нескольких кандидатов дает возможность выбрать наиболее подходящего сотрудника в зависимости от текущих потребностей и условий. Но больше двух не нужно. Если “очередь” будет слишком длинная, у ожидающих будет низкая мотивация получить должность.

Пример списка для кадрового резерва:

Ключевая позиция	Кандидат 1	Кандидат 2	Текущая должность	Компетенции	Готовность
Генеральный директор	Иван Иванов	Мария Петрова	Директор по развитию	Лидерство, стратегическое планирование	Краткосрочная: Средняя / Долгосрочная: Высокая
Финансовый директор	Алексей Смирнов	Ольга Соколова	Главный бухгалтер	Финансовый анализ, бюджетирование	Краткосрочная: Высокая / Долгосрочная: Средняя

Как готовить сотрудников к кадровому резерву

Составление списка перспективных сотрудников — это не конец подготовки кадрового резерва, а только начало. Нужно обучить кандидатов. И тогда, когда придет время занять ключевые позиции, они будут полностью готовы к вызовам и задачам, стоящим перед ними. 

Как подойти к развитию персонала:

1. Программы обучения и повышения квалификации. Разработайте и предложите программы обучения, которые могут включать внутренние тренинги, семинары, а также возможности для обучения за рубежом или на специализированных курсах. Это поможет углубить специализированные знания и развить управленческие навыки.
2. Менторство и коучинг. Организуйте систему менторства, где более опытные руководители будут помогать сотрудникам кадрового резерва в их профессиональном и личностном росте. Регулярные встречи с ментором могут значительно ускорить процесс развития необходимых навыков.
3. Индивидуальные планы развития. Для каждого члена кадрового резерва разрабатывается индивидуальный план развития, который учитывает как их текущие компетенции, так и потребности компании. Эти планы включают обучение, профессиональное наставничество и участие в ключевых проектах.
4. Ротация по различным подразделениям. Предложите сотрудникам программы ротации, благодаря которым они смогут получить опыт работы в разных отделах организации. Это расширит их понимание бизнеса и улучшит умения управления проектами и командами.
5. Участие в ключевых проектах. Вовлекайте кадровый резерв в работу над важными проектами компании. Реальный опыт — это лучший способ применить теоретические знания на практике и развить необходимые для лидерства качества.

Развитие персонала: как обучать сотрудников в компании

Систематическое обучение и развитие участников кадрового резерва не только повышает их квалификацию и уверенность в собственных силах, но и способствует росту их лояльности к компании, что в свою очередь укрепляет корпоративную культуру и способствует достижению бизнес-целей.

В развитии и обучении кадров отличным помощником станет платформа Unicraft. Формируйте карьерные траектории для каждой должности, создавайте программы обучения и наблюдайте, как растут ваши сотрудники и обрастают необходимыми знаниями для повышения. По завершении обучения вы можете провести на платформе тестирования, чтобы убедиться в готовности кандидата к повышению.

В какой момент проводить ротации

Повышение сотрудников из кадрового резерва на высшие или более ответственные позиции должно основываться на чётко определённых критериях и соответствующих организационных потребностях. Вот основные моменты, когда стоит рассмотреть повышение кандидатов из резерва:

• Вакансии на ключевых позициях: Когда появляются вакансии из-за ухода или перехода текущих сотрудников на другие должности, резервисты могут быть повышены для заполнения этих вакансий. Это обеспечивает непрерывность бизнес-процессов и минимизирует риск сбоев в работе.
• Расширение бизнеса: При расширении компании, открытии новых подразделений или запуске новых проектов часто требуются дополнительные руководящие кадры. Кадровый резерв предоставляет готовую группу кандидатов, уже знакомых с культурой и процессами компании.
• Планомерное обновление руководящего состава: Регулярное обновление руководящих кадров может быть частью стратегии управления талантами. Компании могут планомерно продвигать сотрудников из резерва для внесения новых идей и подходов в управление, что помогает избежать стагнации.
• Профилактика износа персонала: В ситуациях, когда ключевые сотрудники демонстрируют признаки усталости или снижения производительности, можно предложить им перемены, заменив их кандидатами из резерва. Это помогает поддерживать высокую мотивацию и эффективность на важных позициях.
• Проявление инициативы и достижение результатов: Если сотрудники из резерва демонстрируют выдающиеся результаты и проявляют лидерские качества, их повышение может быть наградой за их вклад и способом стимулирования дальнейших успехов.

В каждом из этих случаев важно обеспечить, чтобы процесс повышения был прозрачным и справедливым, поддерживался достаточными обучением и ресурсами для адаптации на новой позиции, и способствовал общим стратегическим целям организации.

Должны ли сотрудники знать о кадровом резерве

Наличие кадрового резерва может существенно влиять на атмосферу внутри компании, вызывая различные реакции среди сотрудников:

• Тревожность у текущих ключевых сотрудников: Осведомлённость о том, что на их позиции готовятся дублёры, может вызывать беспокойство у нынешних занимателей ключевых ролей. Это чувство неуверенности может быть особенно остро выражено у тех, кто видит в кадровом резерве угрозу для своей профессиональной стабильности. Такие сотрудники могут с неохотой делиться своим опытом и знаниями, опасаясь, что подготовка преемников ускорит их собственное вытеснение.
• Повышение мотивации среди нижестоящих сотрудников: В то же время, перспектива включения в кадровый резерв и возможность продвижения на более высокие и интересные позиции могут значительно увеличить мотивацию сотрудников. Знание того, что компания видит в них потенциал для роста и развития, стимулирует их усилия по самосовершенствованию и участию в корпоративных обучающих программах.

Совет. Чтобы не теряли мотивации те, кто не попал в кадровый резерв, предлагайте различные пути развития для всех сотрудников.

Воздействие кадрового резерва на корпоративную культуру

• Прозрачность и коммуникация: Важно создать чёткую и открытую коммуникацию о целях и принципах кадрового резерва. Руководству следует объяснить, что кадровый резерв не предназначен для немедленной замены текущих лидеров, а является частью долгосрочной стратегии развития талантов и обеспечения устойчивости компании.
• Поддержка и развитие всех сотрудников: Необходимо подчеркнуть, что кадровый резерв — это не только путь для карьерного роста, но и средство для личного и профессионального развития. Важно предложить разнообразные программы обучения и развития, доступные для всех сотрудников, чтобы каждый имел возможность улучшить свои навыки и продвинуться по карьерной лестнице.
• Учет чувств сотрудников: Необходимо внимательно относиться к чувствам и переживаниям сотрудников, которые могут ощущать угрозу от формирования кадрового резерва. Это может включать индивидуальные беседы, сессии обратной связи и психологическую поддержку, чтобы адресовать и разрешить возможные конфликты и опасения.
• Инклюзивность и справедливость: Разработка кадрового резерва должна проводиться на основе объективных критериев и справедливых методов оценки. Это помогает предотвратить восприятие резерва как инструмента фаворитизма или несправедливости.

Учитывая эти аспекты, компания может минимизировать потенциальные негативные последствия кадрового резерва и максимально использовать его преимущества для укрепления корпоративной культуры и поддержания устойчивого развития.