Как автоматизация спасает HR менеджеров от рутины

Работа HR-специалиста многогранна: от составления вакансий до управления корпоративной культурой. Но появляются и рутинные задачи, которые отнимают много времени. Как не утонуть в потоках резюме и однотипных вопросов сотрудников? Решение кроется в автоматизации HR процессов. В этой статье расскажем про инструменты, которые помогут HR победить рутину.

4 основные задачи HR-специалиста

Сложно найти более разноплановую профессию, чем HR менеджер. Сегодня это и рекрутер, и наставник, и аналитик, и стратег в одном лице. Важно уметь не только работать с документами, но и понимать людей, чувствовать их настроение, выявлять мотивацию и помогать им развиваться в компании.

Однако многие задачи в HR — это повторяющаяся работа, которая не требует творческого подхода. Например, обработка резюме, подготовка документов, ответы на типичные вопросы, организация обучения для новичков. Ручная работа забирает массу времени и отнимает силы. Результат? Уставший HR, который не может уделить время действительно важным вопросам.

Энергия и энтузиазм HR напрямую влияют на общую атмосферу в компании. Когда HR полон сил, он легко справляется с собеседованиями, проводит качественные тренинги, решает конфликтные ситуации и находит мотивационные механизмы для сотрудников. Но как сохранить этот энтузиазм? Важно освободить HR от рутинных процессов, которые могут «убить» даже самый стойкий дух.

Рассмотрим подробнее основные задачи HR-специалиста и расскажем, как технологии делают работу HR проще и эффективнее.

Подбор персонала: автоматизация поиска, оценки и найма

Подбор сотрудников — одна из самых трудоёмких задач HR. Составить вакансию, разместить её, обработать резюме, организовать интервью, собрать обратную связь… А если тянуть с решением, самый перспективный кандидат может уйти к конкурентам. Как сократить рутину и сосредоточиться на выборе лучших? Технологии берут на себя всё, что можно систематизировать, оставляя вам время для главного.

Как помогают инструменты автоматизации:

• Экономят время. Системы управления подбором персонала (ATS) автоматически сортируют резюме по ключевым параметрам. Например, если вам нужен бухгалтер со знанием 1С, система выделит подходящих кандидатов из сотни откликов, а остальные отфильтрует
• Повышают точность. Технологии минимизируют человеческие ошибки. Например, система автоматически проверяет соответствие резюме требованиям вакансии и сигнализирует о пробелах, которые можно упустить при ручной проверке
• Упрощают коммуникацию. Все этапы взаимодействия — переписка с кандидатами, назначение собеседований — доступны в одном интерфейсе. Это удобно и исключает риск потери информации

Допустим, вам нужно нанять маркетолога. Система проанализирует отклики,  и отсортирует кандидатов. Вам остаётся только выбрать, с кем встречаться лично и отправить приглашение на собеседование.

Интересно узнать, как использовать нейросети в подборе персонала? Читайте статью про ИИ в найме.

Обучение и развитие сотрудников

Обучение — это важный бизнес-процесс компании. Новички быстрее адаптируются, если сразу осваивают специфику работы, а опытные сотрудники растут вместе с бизнесом, развивая свои навыки. Но спонтанное и несистемное обучение не даст ощутимых результатов. Кто прошёл курс? Кто не сдал тест? Где найти нужные данные? И почему всё это нужно делать вручную?

Как технологии упрощают обучение:

• Наводят порядок. Системы управления обучением (LMS) берут всё под контроль: от создания курсов до назначения их сотрудникам, отправки напоминаний и отслеживания выполнения. Теперь вы всегда знаете, кто идёт в ногу с графиком, а кто требует внимания
• Ускоряют сертификацию. Забываем про ручную работу: сотрудник завершил курс, система сама генерирует сертификат и отправляет его в нужные руки. Всё просто, быстро и без ошибок.
• Прозрачность прогресса. HR и руководители в любой момент видят, кто уже обучился, а кто ещё нет. Это позволяет вовремя поддержать тех, кто столкнулся с трудностями.

Представьте нового сотрудника, который получил доступ к обучающему курсу по продуктам компании. Он изучает материалы, сдаёт тест, а система автоматически отправляет результаты HR-у и руководителю.

Как выбрать платформу для обучения?

Управление кадрами: хранение и администрирование данных

Как только сотрудник выходит на работу, HR-специалист сразу погружается в оформление документов: трудовой договор, приказы, личные карточки. А ещё переводы на новые должности отпуска и увольнения — каждый шаг нужно оформить правильно. А если забыли про испытательный срок? Ошибка в документе или потерянный файл могут стоить компании больших неприятностей.

Как помогают технологии:

• Все данные в одном месте. Электронные системы позволяют хранить всю информацию о сотрудниках: от приема на работу до увольнения. Никакого хаоса. Нужно найти договор? Пара кликов, и документ перед вами.
• Документы готовятся сами. Нужно оформить сотрудника на работу? Система автоматически заполняет шаблоны: подставляет имя сотрудника, дату, должность. Договор, приказ, заявление — всё готово за минуты. Вам остаётся только проверить и подписать.
• Никаких упущений. Система следит за сроками испытательных периодов, напоминает о необходимости оформить отпуск или предупреждает о пропущенном этапе согласования.

Например, за неделю до окончания испытательного срока сотрудника HR и руководитель получают уведомление: пора оценить результаты работы и принять решение. HR не нужно вручную проверять календарь или вспоминать, когда истекает испытательный срок у каждого новичка. 

Оценка сотрудников: постановка целей и обратная связь

Чтобы сотрудники развивались, важно регулярно оценивать их работу, получать обратную связь и ставить новые цели. Без автоматизации этот процесс может затянуться на недели: нужно собрать анкеты, обработать данные и подготовить отчёты. Такой подход не только занимает много времени, но и часто приводит к ошибкам или субъективным оценкам.

Как помогают технологии:

• Собирают обратную связь за пару минут. Платформы для опросов и оценки 360 градусов позволяют запускать процесс в несколько кликов. Сотрудники и руководители заполняют анкеты, а система анализирует ответы и выдаёт готовый отчёт
• Упрощают постановку целей. Системы OKR (Objectives and Key Results) помогают задавать цели для сотрудников, отслеживать их выполнение и корректировать планы. Это особенно удобно, когда задачи требуют гибкости.
• Дают объективный анализ. Вместо ручного сравнения данных система автоматически выделяет сильные стороны сотрудника и зоны для развития, предоставляя HR готовую картину для обсуждения.

Представьте, что подошёл срок ежеквартальной оценки сотрудников. Вместо бумажных анкет или гугл-форм  HR запускает оценку 360 градусов через систему. Сотрудники, коллеги и руководители заполняют опросы, а платформа формирует сводный отчёт. В нём видно, где сотрудник достиг успехов, а где требуется дополнительное внимание. Система выделяет ключевые рекомендации, а также предлагает дополнительные ресурсы для развития, например, обучение или коучинг.

Таким образом, автоматизация подбора, управления кадрами, обучения и оценки сотрудников снимает с HR-специалиста груз рутины и позволяет сосредоточиться на главном — на людях. Но какие сервисы HR-менеджера использовать для каждой из этих задач? Разберем подробнее.

Популярные программы для точечных HR-задач

При выборе конкретного инструмента для автоматизации главное — понимать, какую задачу вы хотите решить. Сегодня на рынке представлены, как универсальные HR системы, так и специфические, предназначенные для конкретных задач. 

Инструменты для подбора персонала

Системы управления подбором (ATS) созданы для автоматизации процесса подбора персонала: от размещения вакансии до первого собеседования. Этот инструмент особенно полезен для компаний с потоковым наймом, где ручной отбор заявок занимает много времени.

Примеры популярных решений:

• Huntflow — российская ATS, структурирует процесс подбора, интегрируется с job-сайтами и предлагает удобный интерфейс для хранения данных о кандидатах.
• FriendWork — CRM для рекрутеров, оптимальная для массового набора. Поддерживает общение с кандидатами через мессенджеры 
• Saby HRM Подбор персонала — система автоматизации подбора персонала для малого и среднего бизнеса с возможностью собеседований по видеосвязи и быстрой настройкой

Совет. Перед выбором ATS убедитесь, что она поддерживает ваши основные каналы найма (например, интеграцию с популярными job-сайтами) и имеет функции автоматизации, которые вам действительно нужны.

Программы для обучения и развития сотрудников

Обучение в компании часто превращается в хаос: курсы теряются, сотрудники забывают о дедлайнах, а HR-менеджеры бегают за каждым, как за школьником, с напоминаниями. Как оптимизировать этот процесс? Системы управления обучением (LMS) автоматизируют процесс обучения, помогают отслеживать прогресс и развивать нужные навыки. Вам остается только наблюдать, как команда растет и развивается. Среди популярных решений — Unicraft, iSpring Learn, TechBase.

Платформа Unicraft

Unicraft — это современная цифровая HR платформа, которая автоматизирует ключевые процессы управления обучением сотрудников, освобождая HR-менеджеров от активного участия в обучении.

Что делает Unicraft:

• Автоматизирует обучение. Платформа сама назначает курсы, отправляет напоминания, проверяет тесты и даже выдаёт сертификаты.
• Упрощает контроль. Система предоставляет подробную аналитику: кто уже обучился, кто ещё в процессе, и какие результаты достигнуты.
• Снижает нагрузку. HR больше не нужно вручную собирать отчёты или отслеживать выполнение заданий. Unicraft делает это за них.

С Unicraft обучение становится не только эффективным, но и лёгким в управлении.

ИИ-генератор курсов

Создание обучающих материалов больше не требует долгих часов работы. С помощью ИИ-генератора курсов можно автоматизировать разработку: вы загружаете материалы или задаёте тему, а система сама создаёт структуру, наполняет её содержанием и предлагает готовый курс.

Как это работает:

• Экономия времени. Вместо дней или недель работы курс создаётся за считанные минуты.
• Структура и контент. ИИ формирует логичную последовательность уроков, добавляет тексты, вопросы и тесты.
• Гибкость. Созданный курс легко адаптировать под нужды вашей компании: добавить примеры, изменить задания или стилизовать под корпоративные стандарты.

Теперь разработка — это не сложная задача, а быстрый и удобный процесс.

Попробуйте создать первый курс в генераторе:

Решения для управления кадрами

Управление кадрами — это не только документооборот, но и хранение данных сотрудников, а также контроль сроков. Специализированные инструменты автоматизируют эти задачи, обеспечивая точность и удобство работы.

Популярные инструменты для HR:

• 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) — система для кадрового учёта и расчёта зарплат, подходит для ведения базовых HR-процессов
• Контур.КЭДО — программа для автоматизации кадрового электронного документооборота. Позволяет готовить и подписывать трудовые договоры, приказы и заявления онлайн
• Saby Staff (КЭДО) — решение для небольших и средних компаний. Упрощает управление кадровым документооборотом и интегрируется с другими продуктами Saby, такими как финансы и HR

Эти системы подходят для компаний, где важна скорость и точность оформления документов, но их функционал часто ограничен только работой с документацией, поэтому для комплексных задач стоит рассмотреть более универсальные цифровые HR платформы.

Инструменты для оценки сотрудников

Современные инструменты автоматизируют сбор обратной связи, постановку целей и анализ результатов, делая процесс прозрачным и удобным.

Примеры решений:

• Бихайв — сервис для автоматизации процессов адаптации, оценки и развития сотрудников. Поддерживает инструменты HR аналитики, такие как оценка 360 градусов, тестирование и настройку обратной связи
• Поток — система с продвинутой аналитикой и индивидуальными планами развития, формируемыми с помощью AI
• AppRaise — решение для регулярных оценок сотрудников, с возможностью отслеживания целей и индивидуального прогресса

Совет. Перед выбором платформы убедитесь, что она поддерживает ваши методы оценки и может адаптироваться под специфические потребности компании.

Комплексные решения для HR процессов

Точечные программы хороши для решения отдельных задач. Но когда инструментов становится слишком много, управлять процессами становится неудобно. Комплексные решения помогают собрать всё в одном месте и выстроить полноценный цикл работы с персоналом: от подбора кандидатов до их развития и удержания. В этом разделе разберёмся, как такие платформы упрощают жизнь HR-специалистов и делают процессы прозрачнее и эффективнее.

Примеры решений: Поток, Моя команда, Мираполис.

Преимущества комплексных решений:

• Централизованное управление. Все процессы — от найма до увольнения — объединены в одной системе, что исключает хаос и упрощает управление
• Интеграция с другими системами. Комплексные платформы могут взаимодействовать с бухгалтерией, аналитическими инструментами и CRM, создавая единую экосистему.
• Широкий функционал. Такие системы покрывают все аспекты управления персоналом, минимизируя необходимость использования дополнительных инструментов.

Если вы ищете решение, которое объединяет ключевые HR-задачи в одной системе, обратите внимание на возможности платформы Unicraft. В отличие от традиционных LMS, которые фокусируются исключительно на обучении, Unicraft предлагает функционал, который затрагивает различные HR-процессы. Рассмотрим подробнее.

Unicraft: больше, чем LMS

Unicraft — это не просто LMS, а полноценная платформа, которая связывает обучение с другими HR-задачами, делая процесс эффективным, удобным и доступным. Благодаря дополнительным модулям, Unicraft может стать универсальным HR-инструментом.

Как Unicraft решает задачи найма

Вместо того чтобы вручную анализировать десятки резюме и проводить долгие телефонные интервью, платформа автоматизирует первый этап найма. Она помогает быстро отсеивать неподходящих кандидатов, используя тесты, задания или анкеты, и фокусироваться только на тех, кто соответствует требованиям. Это экономит время и позволяет сосредоточиться на выборе лучших.

Вот как это работает:

1. Создайте курс для кандидатов. На платформе сделайте небольшой вводный курс, который знакомит потенциальных сотрудников с вашей компанией: её миссией, продуктами и ожиданиями от будущих коллег.
2. Добавьте тестовое задание. В конец курса включите мини-кейс или тест, связанный с реальными рабочими ситуациями.
3. Отправьте ссылку кандидатам. При отклике на вакансию кандидат получает автоматическое приглашение пройти курс на Unicraft. Он переходит по ссылке, знакомится с материалами и выполняет задание.
4. Выберите лучших. Те, кто успешно справился с курсом и тестовым заданием, переходят на следующий этап — собеседование. Вы уже точно знаете, что перед вами мотивированные люди, которые готовы работать.

Как Unicraft помогает в управлении кадрами

Unicraft предлагает инструменты для автоматизации работы с документами и заявками сотрудников:

• Централизованное хранение документов. На платформе вы можете создать единую базу знаний, где будут храниться регламенты, инструкции, графики и другие документы. Удобная структура и настройка доступа помогают сотрудникам быстро находить нужную информацию

• Сбор и обработка заявок. Если подключить дополнительный модуль платформы, сотрудники смогут подавать заявления на отпуск, командировки, участие в кадровом резерве или обучение. Все заявления хранятся в едином разделе, где HR может быстро их просмотреть, одобрить или уточнить детали

Например, сотрудник подаёт заявку на участие в кадровом резерве через платформу Unicraft. Заявку видит HR-специалист, рассматривает ее и одобряет. После этого сотруднику сразу можно назначить  курс по развитию лидерских навыков и записать его на ближайший тренинг, который появится в его расписании. 

Как задачи оценки решаются в Unicraft

Unicraft интегрирует оценку сотрудников с процессами их обучения и развития, предоставляя удобные и гибкие инструменты:

• Оценка знаний через тесты. Создавайте тесты для проверки знаний сотрудников после обучения или в рамках регулярной аттестации. Все результаты сохраняются в системе

• Сбор обратной связи. Дополнительный модуль опросов позволяет собирать мнения команды по различным вопросам  одном месте

• Аналитика и отчёты. Модуль расширенной статистики  генерирует подробные отчёты, показывающие текущие результаты и динамику развития сотрудников, что помогает HR принимать обоснованные решения.

Например, в компании проводится квартальная оценка сотрудников. Через Unicraft HR-специалист запускает тестирование на знание продуктов компании и собирает обратную связь от коллег и руководителей с помощью опроса. Система автоматически анализирует результаты и формирует рейтинги, на основе которых HR выстраивает дальнейшее обучение. Например, тем, кто не справился с тестированием, сразу назначаются дополнительные курсы.

Таким образом, Unicraft объединяет обучение, отбор новичков, управление кадрами и оценку сотрудников в одной платформе. Благодаря этому HR-специалисты могут сосредоточиться на стратегических задачах, а не на рутинной работе.

Как выбрать правильные инструменты автоматизации

Выбор платформы для автоматизации HR влияет на продуктивность команды и общую эффективность процессов. Чтобы сделать правильный выбор и избежать лишних затрат, важно внимательно оценить потребности компании и подходить к процессу выбора с ясной стратегией.

Шаг 1. Определите приоритеты

Прежде чем выбирать платформу, проведите аудит текущих процессов:

• Какие задачи занимают больше всего времени?
• Какие процессы наиболее критичны для вашей компании (подбор, обучение, управление кадрами)?
• Что из этого требует автоматизации в первую очередь?

Шаг 2. Учтите ключевые критерии выбора

Выбирая платформу, обращайте внимание на следующие аспекты:

• Масштаб организации. Для небольшой компании подойдут простые решения с базовым функционалом. Крупным компаниям стоит обратить внимание на комплексные платформы, способные интегрироваться с другими инструментами
• Бюджет. Рассчитайте, сколько вы готовы вложить. Учитывайте стоимость лицензии, расходы на настройку, обучение сотрудников и обслуживание
• Интеграция с другими системами. Убедитесь, что выбранный инструмент легко работает с существующими решениями: CRM, бухгалтерией, аналитическими платформами.

Шаг 3. Протестируйте решения

После выбора нескольких подходящих платформ протестируйте их в реальных условиях. Для этого воспользуйтесь пробным доступом: он поможет оценить удобство интерфейса, функционал системы и её соответствие вашим задачам.

Протестируйте бесплатно платформу Unicraft:

Шаг 4. Оцените результаты

После первых месяцев использования проанализируйте эффективность: какие задачи удалось автоматизировать, насколько снизились временные затраты, какие процессы ещё требуют доработки.

Внедрение новой платформы для автоматизации HR-процессов помогает решить множество рутинных задач, но может вызвать проблемы, если не учитывать особенности компании и потребности команды.

Вывод. Технологии делают работу HR проще и эффективнее, помогая сосредоточиться на главном — развитии сотрудников и достижении целей компании. Правильно выбранная платформа станет вашим надёжным помощником и драйвером роста.