Путь от разовых тренингов к системному обучению на Unicraft

Платформа Unicraft помогла нам систематизировать обучение. Благодаря сотрудникам техподдержки мы быстро решаем технические проблемы. И теперь можем обучать не только свой персонал, но и наших партнеров.

Екатерина Суханова — руководитель отдела обучения компаний Rem&Coil и ПО Электромашина, которые занимаются производством и сервисом электрических машин. Оба предприятия принадлежат одному собственнику и находятся на одной территории в Санкт-Петербурге. На 2022 год общий штат составляет более 300 человек.

В этих компаниях есть постоянная потребность в развитии новых и текущих менеджеров по продажам, а также руководителей. До обращения в Unicraft это обучение проводилось в формате разовых очных мероприятий. Офлайн обучение забирало много времени у руководителей и преподавателей, не позволяло создать систематическую передачу знаний и контроль их усвоения. Эти тренинги записывались на видео, поэтому в определенный момент накопилось много несистематизированных знаний. Руководство компаний приняло решение воспользоваться платформой для онлайн обучения, и в конце 2019 года обратилась в Unicraft.

На основе библиотеки записанных тренингов с нуля были разработаны 74 курса. Совместная работа сплотила коллектив. Удалось структурировать знания компании, и создать три уровня обучения — начальный, базовый и продвинутый.

Платформа помогла автоматизировать обучение, установить контроль над усвоением знаний отдельных сотрудников и их групп. В результате руководители стали отмечать, что у обученных сотрудников улучшились качественные показатели работы.

Читайте ниже полную историю изменений в компаниях Электромашина и Rem&Coil.

О компаниях Электромашины и Rem&Coil

Меня зовут Екатерина Суханова, я руководитель отдела обучения двух компаний — Rem&Coil и Электромашина.

Rem&Coil — ведущий российский производитель секций статора для электрических машин. Компания работает более 15 лет на рынке, и выпускает более 200 000 секций в год для различных типов электродвигателей и генераторов.

«Производственное Объединение Электромашина» — известное в стране предприятие в области ремонта, обслуживания и восстановления электрических машин. «Электромашина» часто выступает заказчиком по отношению к заводу Rem&Coil, приобретая секции статорных обмоток для ремонта электрических машин.

Суммарно в наших компаниях работает более 300 сотрудников — это офисные сотрудники и производственный персонал. Меня пригласили на эти предприятия организовать процесс обучения и сделать его системным.

Роль обучения персонала в компании

Компания ориентирована на то, чтобы сотрудники, которые нас устраивают, оставались на предприятии как можно дольше. Зачем тратить время и деньги на привлечение новых сотрудников, если можно те же средства направить на развитие текущего персонала? Эффективность такого подхода намного выше. Чтобы вырасти, сотрудникам не нужно никуда уходить, ведь мы даем возможность бесплатного обучения, вкладываемся в их развитие и заботимся о них. Такое отношение располагает сотрудников и вызывает доверие.

Внутри предприятия сотрудники могут переходить из одного подразделения в другое. Если человек хочет получить другую специальность и понимает, что у него не хватает компетенций, у него появляется мотивация развиваться. Часто наши мастера желают перейти на офисные должности, чтобы получать больший оклад. Например, перейти в бухгалтерию или в отдел персонала. Мы только приветствуем подобные стремления, и помогаем сотрудникам дорасти до желаемого уровня. Например, сейчас один из наших сотрудников производства получает высшее образование. По результатам проведения аттестаций сотрудникам назначаются дополнительные программы обучения.

Таким образом, системное обучение помогает реализовать общие стремления сотрудников и руководства.

Сложности очного корпоративного обучения

Когда я пришла в компанию, первым делом я организовала очное обучение. Я привлекла внутренних преподавателей, и мы стали проводить разовые тренинги и семинары для менеджеров по продажам и руководителей. Эти мероприятия мы записывали на видео, делали из них выжимки и выкладывали в общие папки для сотрудников. Однако мы не могли проконтролировать, изучают ли сотрудники эти материалы, с какой скоростью изучают и насколько качественно усваивают знания.

За несколько лет мы накопили большую библиотеку знаний в виде записей тренингов и обучающих материалов. Наш собственник хотел транслировать эти знания новым и текущим сотрудникам. Поэтому в конце 2019 года у нас появилась потребность в системной передаче различных материалов некоторым группам сотрудников. Мы не видели вариантов, как для 100-200 человек одновременно организовывать разные курсы. Требовался некоторый делегирующий механизм, который позволит задействовать в обучении всех сотрудников.

Выбор инструмента для онлайн обучения сотрудников

Сначала для организации обучения мы рассматривали гугл-формы. Однако быстро поняли, что они могут быть только вспомогательным инструментом, но не основным. Нам не хватило функционала. Например, в гугл-формах есть сложности с формированием отчетов по обучению, и мы не нашли возможности отслеживать результаты обучения группы, а не только отдельных сотрудников. Гугл-формы не предоставляют оперативную русскоязычную поддержку. Можно только написать в службу поддержки, но это как послать сигнал в космос и ждать ответного сигнала, понимая, что он может и не поступить. Когда нужно срочно решить рабочую задачу, оперативная коммуникация для нас очень важна.

В гугл-формах мы решили размещать только единичные материалы и хранить интересные подборки из интернета, если в этом есть необходимость. А для полноценной работы воспользоваться платформой.

Почему выбрали платформу Unicraft

Я была знакома с некоторыми платформами и примерно понимала, как они работают. На этапе выбора я рассматривала несколько вариантов и специально приезжала в Москву, чтобы встретиться с представителями двух компаний. Сложно было сделать выбор, поскольку платформы во многом сопоставимы.

Мы выбрали платформу Unicraft. Решающим фактором именно такого выбора, наверное, стало качество коммуникации с сотрудниками Unicraft и их отношение к нам, как к заказчику.

Сотрудники технической поддержки наглядно показали возможности платформы на примере своих клиентов и «на пальцах» объяснили, как с ней работать. Даже некоторые технические детали мне объяснили простым языком, понятным любому пользователю, а не только разработчику. Я чувствовала и продолжаю чувствовать внимательность к моим потребностям, как заказчика. У ребят очень конструктивная и доброжелательная рабочая атмосфера. Я не могу сказать, что этого не было у других. Наверное, в Unicraft это было более выражено.

Такое отношение сразу вызвало у меня доверие, которое оправдалось и в процессе сотрудничества. Платформа постоянно модернизируется — появляются новые функции и улучшаются старые, учитывая потребности заказчиков. Мы, как и другие клиенты, хотим, чтобы некоторые функции работали определенным образом, как удобно именно нам. Сотрудники Unicraft всегда выслушают и постараются реализовать это решение. То есть нам не говорят: «Пользуйтесь тем, что есть», нам предлагают новые решения.

Внедрение онлайн платформы Unicraft

Проще всего было перенести на платформу наши многочисленные видео очных тренингов. Но я решила перебрать их, и на основе этих материалов разработать полноценные онлайн-курсы.

На тот момент я представляла, как организовать и провести очный тренинг, но создавать онлайн-курсы для меня было в новинку. Разработка первого курса была бы очень мучительной, если б не помощь работников нашего предприятия и сотрудников технической поддержки Unicraft. Спасибо им большое. Сотрудники Unicraft очень быстро реагировали на мои вопросы по платформе. Приятно знать, что я могу в любой момент написать вопрос, и практически моментально получить ответ.

Мы начали внедрение платформы с разработки производственного курса, который описывает процесс создания наших катушек. Для этого я привлекла более 10 человек, они мне очень помогли:

• Генеральный директор давал некоторые интервью и выделял финансы на разработку курса
• Профессиональный оператор снимал нам качественные видео-ролики
• Руководитель производства был основным носителем информации для курса, поэтому стал главным действующим лицом на обучающих видео-уроках
• Линейные сотрудники, которых привлекал руководитель производства, более подробно рассказывали про функции на своих рабочих местах. Например, сотрудники склада объясняли, как поступает на склад материал для производства определенной партии продуктов, что происходит с остатками материала, каким образом он списывается, как это оформляется в документах

Разработка курса превратилась в очень творческий процесс. Мы писали сценарии для каждого ролика, а в процессе съемки их корректировали. Затем просматривали готовый материал и редактировали сами ролики. Все участники оценивали готовую работу, что-то изменяли или дорабатывали. Потом придумывали тестовые и экзаменационные задания.

В процессе разработки курса мы прочувствовали интересный эффект, который не планировали изначально — у сотрудников изменилось отношение друг к другу. Работая над курсом, они стали понимать, как происходит весь процесс производства и какую роль играют в нем другие подразделения. Осознавая, какие сложности есть в каждом процессе, все стали лучше понимать друг друга и лояльнее относиться к персоналу других подразделений. В результате заметно улучшлись отношения сотрудников, которые принимали участие в создании курса.

Когда мы запустили курс и дали доступ другим работникам, все, кто работал над курсом, начали ревниво интересоваться, сколько человек его проходит и какие отзывы оставляют. Я не ожидала такой вовлеченности и такого интереса с их стороны. При разработке последующих курсов я уже задействовала меньше людей, но каждый чувствовал свою причастность.

Вовлечение сотрудников в обучение

В нашей компании изначально довольно сильный внутренний пиар обучения, поэтому не было ситуаций, чтобы кто-то не хотел учиться. Таких мы стараемся отсеивать еще на этапе подбора. Мы используем нематериальные и материальные стимулы, чтобы вовлекать персонал в обучение. Используем и кнут, и пряник, но в большей степени именно пряник.

Мы видим, что наша система вовлечения работает. За полтора года сотрудники суммарно завершили более 670 курсов. Когда мы запускаем новый курс, ко мне часто подходят с вопросами: «А почему другие сотрудники участвуют, а меня не включили? А что у нас появилось новенького? Может быть я еще что-то не проходил». Такое стремление обучаться очень радует.

Система «пряника»

Перед тем как назначать курс сотрудникам, я стараюсь «продать» им необходимость его изучения — рассказываю, что будет интересного в курсе, в каком режиме он будет проходить, какие бонусы получат сотрудники, какие результаты получили другие сотрудники после изучения данного курса. Мы не заинтересованы в формальном прохождении курсов и обучении «для галочки». От этого мы полностью отошли. Сотрудники проходят курсы не потому что надо, а чтобы получить определенные навыки, которые помогут им в работе — успешно вести переговоры, налаживать отношения с разными заказчиками, и в конечном итоге зарабатывать больше денег для себя и для компании. А если сотрудник может обосновать, почему ему сейчас не нужно проходить назначенный курс, мы можем снять его с этого обучения.

В процессе обучения у нас есть своеобразная система геймификации. Например, при изучении курса по переговорам сотрудникам начисляются баллы за ответы на задания. Эти баллы суммируются и после окончания курса мы проводим розыгрыш подарков за баллы. Когда группа сотрудников заканчивает обучение, мы собираем их на заключительном занятии. И проводим аукцион, на котором в зависимости от количества баллов сотрудники могут выиграть книги, сертификаты на посещение магазинов техники или косметики. Все с большим восторгом получают призы!

Это заключительное занятие очень нравится нашим сотрудникам. Кроме розыгрыша, мы обмениваемся обратной связью — обсуждаем, что сотрудникам понравилось в курсе, что хотелось бы улучшить, каких успехов они добились, отмечаем лучшие результаты. Я сравниваю сотрудника не только с его коллегами, но и с его прежним уровнем знаний. Он видит явные улучшения, и становится благодарным за обучение.

После завершения обучения мы продолжаем проводить такие встречи, и сотрудники рассказывают, как они используют полученные знания в работе. Если есть необходимость, проводим дополнительные навыковые тренировки, чтобы закрепить важные навыки.

Система «кнута»

Конечно, обучение является обязательным, поэтому есть некоторые элементы принуждения. Мы ставим определенные сроки на прохождение курсов. У нас есть лидеры, которые быстрее других проходят обучение, и при этом показывают отличные результаты. Есть основная группа, которая идет в среднем темпе. И есть те, которые отстают, и их приходится подгонять. Это не значит, что они не хотят учиться. Просто они «медленно запрягают, но быстро едут», а потом начинают давать отличные ответы и с хорошими результатами заканчивают курс. Если сотрудник не укладывается в сроки, я его подгоняю. Выясняю, почему не сделал, что помешало, чем я могу помочь, чтобы человек приступил к обучению.

Большинство сотрудников хотят учиться, но иногда им мешают командировки, болезни или большой объем работы. В этом случае мы идем на встречу. Например, переводим в другую группу, которая позже начинает обучение или просто даем возможность нагнать остальных. Если есть какое-то непонимание, можем привлечь непосредственного руководителя для решения проблемного вопроса.

Результаты внедрения платформы Unicraft

Основная цель внедрения платформы была систематизировать процесс обучения и сделать его преемственным. Преемственность означает, что сначала мы даем курс начального уровня, где систематизируем имеющиеся у сотрудников знания и навыки. Следующий курс уже продвигает и углубляет полученные знания и закрепляет новые навыки. А если сотрудник хочет попасть в кадровый резерв и претендовать на управляющие должности, он изучает курсы, дающие не только профессиональные знания, но и получает управленческие компетенции.

В результате за полтора года мы создали 74 курса, преимущественно для офисных сотрудников.

Сложно говорить о конкретных измеримых результатах, как это обучение повлияло на работу персонала. Но руководители часто дают мне обратную связь, что менеджеры стали привлекать больше заказчиков и улучшились отношения в коллективе. Здорово было бы измерять конкретные цифровые показатели до и после обучения. Я думаю, мы скоро придем к этому.

В то же время не все курсы можно формализовать. Например, руководители проходят курс по маркетингу, который больше направлен на общее развитие, чтобы они овладели основными понятиями. Нет цели выйти на определенные плановые показатели по привлечению клиентов. Поэтому к одним курсам можно привязать результаты, а к другим нет.

Планы компании на дальнейшее обучение

Сейчас обучение проходят только офисные сотрудники, поскольку у нас нет готовых курсов для производственных кадров. Мы планируем провести повышение квалификации наших мастеров в очном формате, записать уроки на видео, и выложить их на платформу

Мы создали Учебный центр для сотрудников предприятий-партнеров. Предлагаем и платное, и бесплатное обучение, чтобы сформировать более лояльное отношение к себе. Если мы через обучение покажем свою экспертность в ряде вопросов, нам будут больше доверять и со временем к нам станут чаще обращаться. Это наше конкурентное преимущество. Мы представляем, какие темы для обучения сейчас актуальны, но еще планируем конкретизировать, что именно хотели бы видеть клиенты в этих курсах, ответы на какие вопросы им будут наиболее полезны.

Чтобы создавать более профессиональное и углубленное обучение для сотрудников и партнеров, мы договорились с некоторыми университетами по совместной разработке курсов. Например, совместно с Политехническим университетом мы будем создавать курсы по электротехнике.

Вообще у нас глобальные планы по развитию сообщества единомышленников, участники которого смогут обмениваться полезной информацией. Если вы каким-либо образом причастны к нашей сфере, будем рады видеть и вас в нашем сообществе!