Автоматизация обучения персонала: опыт ведущих компаний

Обучение сотрудников часто забирает много времени и сил. Бывает, что человек физически не успевает организовать такую работу, если штат большой или у него много других задач. Автоматизация обучения решает эту проблему: она позволяет подготовить систему обучения, по которой сотрудник двигается самостоятельно.

Как компании организуют обучение: этапы эволюции

Каждая компания по-своему подходит к обучению сотрудников. Для кого-то это долгий путь от хаотичного обмена знаниями до внедрения системного подхода. Другие сразу берут высокую планку, начиная с продвинутых технологий. Всё зависит от масштаба бизнеса, задач и ресурсов. А на каком вы сейчас уровне?

Из уст в уста

Это самый начальный этап. Обучения как такового в компании нет, и всё держится на инициативе сотрудников. Новички спрашивают у коллег, перенимают опыт «на бегу» или самостоятельно ищут ответы в интернете. Если повезёт, кто-то из опытных коллег готов выделить время и объяснить основы. Материалы, если и существуют, хранятся в личных папках сотрудников и передаются из рук в руки.

На этом этапе много проблем:

• Новички делают ошибки, которые можно было бы избежать с чёткими инструкциями
• Опытные сотрудники перегружены, потому что тратят время на объяснения
• Знания теряются, если ключевые сотрудники покидают компанию

Очные тренинги

На следующем этапе компании пытаются упорядочить процесс через тренинги и семинары. Часто привлекаются внутренние эксперты или сторонние тренеры. Сотрудники собираются в офисе или арендованном помещении, где им передают знания.

Ограничения становятся очевидными:

• Добавляется головная боль с организацией: найти помещение, собрать участников, распечатать материалы. Это не только дорого, но и неудобно, особенно для компаний с филиалами в разных городах
• Если кто-то пропустил обучение, он остаётся без материалов и не получает нужных знаний
• Результаты таких тренингов редко фиксируются. Никто не знает, насколько хорошо сотрудники усвоили информацию
• Знания теряются. Программы зависят от конкретных тренеров или менеджеров, и если они уходят из компании, всё приходится начинать с нуля. Нет базы знаний, нет стандартов, которые можно масштабировать
• Тестирование знаний проводится на бумажках, а проверяется вручную

Дистанционное обучение через почту и мессенджеры

Когда очное обучение становится труднодоступным или дорогим, компании переходят к дистанционным форматам. Материалы рассылают сотрудникам в виде файлов, тесты отправляют по почте, а статистика зачастую ведётся в Excel-таблицах.

Однако такой подход тоже далёк от идеала:

• Невозможно отследить, кто действительно прошёл обучение, а кто просто открыл письмо
• Тестирование проводят в виде вложенных файлов, которые сотрудники должны заполнить и отправить обратно
• Если сотрудников много, менеджеры тратят огромное количество времени на проверку тестов и фиксацию результатов
• Всё зависит от менеджера: без его контроля процесс останавливается

Частичная систематизация

Компании, стремясь к большему порядку, начинают использовать централизованные инструменты и средства. Материалы хранятся в общих папках на сервисах типа Google Drive, тесты проводятся через онлайн-формы, а прогресс продолжает фиксироваться вручную.

Это шаг вперёд, но по сути он лишь облегчает рутину, не устраняя её полностью. Менеджеры остаются загруженными:

• Нужно вручную назначать обучение, проверять тесты и следить за прогрессом. А когда на обучение нужно отправить 100 или 1000 сотрудников? Добро пожаловать в бесконечные таблицы Excel и море напоминаний.
• Материалы хранятся в разных местах, и найти нужное быстро не всегда получается
• Контроль результатов ограничен, аналитики почти нет. Оценить реальную эффективность традиционного корпоративного обучения практически невозможно.

Все эти подходы — попытки решить проблему, но они упираются в одно: обучение остаётся ручным и ресурсоёмким. Чем больше компания, тем сложнее поддерживать такую систему. Чтобы выйти из этого замкнутого круга, нужно сделать следующий шаг — к полной автоматизации обучения. Об этом поговорим в следующем разделе.

Совет. Задумайтесь, как обучение организовано сейчас. Какие материалы уже есть? Какие проблемы возникают? Например, может быть сложно отслеживать, кто прошёл обучение, или материалы теряются в хаосе папок и таблиц.

Протестируйте программу для полной автоматизации обучения — платформу Unicraft:

Автоматизация обучения на платформе: высший уровень

Автоматизация обучения — это использование технологий для упрощения и систематизации учебных процессов. Чаще всего компании предпочитают автоматизировать программы онбординга и аттестации персонала.

Программа автоматизации обучения

Главный инструмент автоматизации — платформа управления обучением (LMS), которая объединяет все этапы в единую структуру. С помощью LMS компании создают курсы, назначают их сотрудникам, контролируют прогресс и анализируют результаты — всё это в одной системе.

Какие три основные функции системы важны для автоматизации процессов обучения и развития персонала?

• Создание курсов и программ. Вы создаете курсы, загружаете материалы в систему, добавляете тесты с автоматической проверкой. Автоматизированная обучающая система позволяет объединять отдельные курсы в последовательные траектории, которые сотрудники проходят шаг за шагом.
• Быстрое назначение обучения. Можно распределять обучение массово, выбирая сразу группу сотрудников по должности, отделу или проекту.
• Встроенная аналитика и отчёты. LMS собирает подробную аналитику: сколько времени сотрудники тратят на курсы, какие задания вызывают трудности, какие результаты они показывают.

Как это выглядит на практике? Представьте, что вы хотите обучить сотрудников новым стандартам обслуживания. Вы заходите на платформу, загружаете материалы, создаёте тест и назначаете курс нужным сотрудникам. Платформа сама отправляет уведомления, фиксирует прогресс и собирает результаты тестов в удобный отчёт. Вам остаётся только проанализировать данные.

Интересно узнать технологию создания качественных тестов? Читайте в статье о том, как создать тест.

Преимущества автоматизации обучения

Давайте разберём, что даёт автоматизация, и почему это шаг вперёд для любой компании:

Управление на одном экране

Больше не нужно собирать обучение по кусочкам — материалы в мессенджере, списки сотрудников в Excel, а тесты в Google Forms. Автоматизация объединяет всё в одном инструменте. Вы создаёте курсы, назначаете их нужным сотрудникам и видите, как идёт образовательный процесс, — всё это в одной системе.

Экономия времени

Автоматизация освобождает менеджеров от бесконечной рутины. Платформа сама отправляет уведомления, отслеживает сроки, собирает результаты тестов. Время, которое раньше уходило на ручную работу, теперь можно потратить на стратегию: какие навыки развивать, как улучшать программы.

Лёгкость масштабирования

Ручное управление ломается, когда речь идёт о сотнях сотрудников или филиалах в разных регионах. Автоматизация справляется с любым масштабом. Обучить 10 человек или 10 тысяч — разницы нет. Вы легко добавляете новых сотрудников, программы, темы — система остаётся такой же удобной.

Когда в помощниках есть платформа для обучения, один человек может контролировать обучение сотни сотрудников. Компании ИнтерДизайн это удалось. Читать подробней

Персонализация обучения

Каждый сотрудник получает только то, что ему нужно. Например, новички изучают базовые процессы, а опытные сотрудники получают доступ к сложным задачам. При чем, сотрудник может проходить автоматизированное обучение в своем темпе и спокойно усваивать информацию с комфортной ему скоростью. Когда они завершают курс, автоматически открывается следующий раздел.

Мгновенная прозрачность

Вы всегда знаете, кто проходит обучение, с какими трудностями сталкиваются сотрудники, где нужно вмешаться. Статистика формируется автоматически, без ошибок. Вместо того чтобы гадать, вы видите реальную картину: кто усваивает материал, а кому требуется дополнительная поддержка.

Единый стандарт

С автоматизацией все сотрудники, независимо от города, получают одинаково качественное обучение. Персонал в Москве и Екатеринбурге изучает одни и те же материалы и программы. Человеческий фактор больше не мешает: тренер не забудет важные детали и не перепутает последовательность тем.

Скорость и качество обучения

Заключительный по порядку, но не по значению пункт. Автоматизация значительно ускоряет обучение: сотрудники получают доступ к материалам сразу после назначения и проходят курсы в удобное для них время. Такой формат помогает быстрее адаптировать новичков, оперативно повышать квалификацию команды и улучшать показатели компании.

В следующем разделе мы разберём, как внедрить автоматизацию и какие шаги помогут сделать процесс максимально эффективным.

5 функций платформы для автоматизации обучения

Автоматизация обучения — это не только внедрение технологий, но и грамотная организация процесса. Даже с LMS некоторые компании умудряются вести обучение едва ли не вручную. Почему это происходит? Причина часто в том, что возможности платформы используются не на полную мощность.

На самом деле нужно один раз потратить время на создание и настройку автоматизированной программы, чтобы потом все шло по накатанной. Ниже узнаете о функциях платформы Unicraft, которые автоматизируют многие моменты.

Используйте траектории обучения

LMS позволяет объединять курсы в программы, чтобы сотрудники двигались по логичной последовательности: от простого к сложному. Например:

• Для адаптации: основы компании → внутренние процессы → профессиональные навыки
• Для обучения продукту: общая информация → характеристики → практические сценарии продаж

Система сама открывает следующий этап обучения только после завершения предыдущего, исключая хаос и путаницу.

Пример готовой автоматизированной траектории адаптации:

Настройте удобное назначение

Одна из самых полезных функций LMS — автоматическое назначение обучения. Мы заметили, что некоторые умудряются назначать курсы вручную каждому сотруднику. Настройте правила назначения. Например, когда сотрудник добавляется в определенную группу, ему автоматически назначается обучение:

• Новые сотрудники в обяательном порядке проходят программу адаптации
• Менеджеры получают курсы по развитию лидерских навыков
• Сотрудники отдела продаж проходят обучение продукту

Настройте дедлайны и уведомления

LMS может автоматически напоминать сотрудникам о дедлайнах или новых назначенных курсах. Настройте уведомления, чтобы система сама вовремя напоминала, а менеджеры не тратили время на ручные рассылки.

Используйте встроенное тестирование

Платформа позволяет создавать тесты, которые автоматически проверяются. Это не только ускоряет процесс оценки знаний, но и снижает вероятность ошибок. Например, после завершения курса сотрудники сразу проходят тест, а результаты мгновенно отображаются в аналитике.

Создавайте курсы с помощью ИИ-генератора

Используйте возможности ИИ, чтобы упростить и ускорить процесс создания курсов. Вместо ручного составления структуры и распределения материалов загрузите исходные данные в ИИ-генератор. Он автоматически:

• Анализирует информацию и предлагает оптимальную структуру курса
• Разбивает материалы на модули и темы
• Генерирует тексты, видео, подкасты изображения, проверочные задания в виде тестов

Вы можете сразу внести правки, а затем за несколько кликов загрузить готовый курс в LMS. Это позволяет сократить время разработки с недель до часов и сосредоточиться на содержании, а не на технических деталях.

Попробуйте создать первый курс:

Включите аналитику и отчёты

Не забывайте о функциях аналитики. LMS собирает данные о прогрессе сотрудников, времени, потраченном на обучение, и результатах тестов. Используйте эти отчёты, чтобы:

• Оценивать, насколько хорошо сотрудники усваивают материалы
• Определять, какие темы вызывают сложности
• Вовремя корректировать курсы или траектории

LMS — это инструмент, который способен снять рутину и ускорить обучение. Главное — использовать его функции на полную, превращая процесс в действительно автоматизированный и прозрачный.

Как запустить обучение по шагам — от выявления потребности в обучении до запуска и оценки эффективности? Читайте в статье про создание системы обучения.

Стратегия постепенной автоматизации обучения

Не пытайтесь автоматизировать обучение для всей компании за один раз. Подумайте, где это будет наиболее полезно. Например, создать автоматизированную программу адаптации для потоковой должности, или создать обучение продукту.

Когда первые программы успешно запущены, постепенно автоматизируйте другие направления. Создайте курсы для повышения квалификации, обязательного обучения, внутренних регламентов и стандартов. Постепенно выстроенная система охватит всю компанию, сделав обучение управляемым и прозрачным.