Как повысить эффективность сотрудников: методы для любого бизнеса

Эффективность каждого сотрудника влияет на прибыль компании. Почему некоторые работают в полную силу и приносят большую ценность компании, а другие показывают посредственные результаты?

Что такое эффективность работы

Эффективность (на лат. efficientia) происходит от слова «effectus» и означает «делать» или «изготовлять». Это способность выполнять рабочие задачи и достигать поставленных целей с минимальными затратами ресурсов, например, времени и денег. Часто эффективность работы сотрудников измеряют только в количественных показателях — например, сколько изделий изготовил мастер за определенное время. Но это только один из критериев. Работоспособность следует рассматривать комплексно. Что важно учитывать:

• Результативность
  Работа человека имеет определенный результат. Например, результат менеджера по продажам — это заключенная сделка. И даже если он готовит красивые презентации товара, но не выполняет 10 сделок за месяц, он не эффективен.
• Продуктивность
  Сотрудник выполняет рабочие задачи за минимальное время, не нарушая дедлайны. При этом качество работы остается высоким. Например, продуктивный секретарь готовит нужное количество отчетов за 1 день, а не за неделю.
• Экономичность
  Работник достигает цели с минимальными материальными и кадровыми ресурсами. Например, офис-менеджер без помощи коллег организовал интересный корпоративный праздник с минимальным бюджетом.
• Организованность
  У сотрудника налажены все рабочие процессы, он заранее планирует свои задачи. Например, организованный контент-менеджер готовит посты не в день публикации, а заранее на неделю вперед.
• Рациональность
  При решении рабочих задач человек использует проверенные и оптимальные способы для достижения нужных результатов. Например, рациональный маркетолог в магазине одежды не тратит весь рекламный бюджет на продвижение одного товара, а грамотно распределяет финансы на все позиции в каталоге.
• Функциональность
  Все действия работника четко соответствуют целям и задачам компании. Он выполняет свою часть функций в рамках общей стратегии. Консультант в магазине не ведет переговоры с поставщиками, он выполняет свои обязанности — обслуживает клиентов.

Как работоспособность сотрудников влияет на результаты бизнеса

Исследования Gallup показали, что у компаний с продуктивной командой ключевые показатели выше, чем у конкурентов: производительность — на 17%, рентабельность — на 21%, продажи — на 20%.

От работоспособности персонала напрямую зависит прибыль и успех бизнеса.

• Эффективный сотрудник берет на себя больше задач и ответственности, чем прописано в его должностной инструкции. А значит, компания получает результат выше ожидаемого
• Человек со стабильными показателями работоспособности мотивирует коллег. Они берут с него пример и стремятся расти профессионально. Появляется здоровая конкуренция в коллективе
• Человеку с высокой продуктивностью можно доверять и делегировать важные задачи. Это снимает часть нагрузки с топ-менеджеров и руководителей
• Эффективный работник оптимизирует рутинные процессы. Он делает больше задач за меньший промежуток времени, быстрее достигает результатов. И делится улучшенными алгоритмами работы с коллегами
• Продуктивный сотрудник интересуется сферой, в которой работает, он развивается, предлагает новые идеи и двигает бизнес вперед

Чем больше в компании эффективных людей, тем быстрее она развивается.

Как повысить эффективность работы сотрудников

Существует четыре основных критерия, которые влияют на продуктивность коллектива и повышение квалификации сотрудников. Это профессионализм, мотивация, рабочий процесс и личность руководителя. Обсудим как улучшить каждый из них.

Профессионализм

Многие люди выполняют свою работу неэффективно, потому что им не хватает знаний — как правильно делать ту или иную задачу. Обучайте персонал.

Это должны быть не одноразовые лекции, а комплексный системный подход:

• Разработайте программу адаптации и ввода в должность для новых сотрудников. Расскажите, чем занимается ваша компания, как она работает изнутри, в чем суть работы на конкретной должности и как выполнять рабочие задачи. У человека сформируется правильная точка зрения на работу, он быстро разберется куда попал, что от него требуется, и начнет производить результат.
• Углубляйте знания действующих работников. Отправляйте их на тематические семинары и назначайте работникам профильные курсы. Они начнут применять эти знания, повышая эффективность работы. Обучение может быть как внутри компании, так и за ее пределами.
• Расширяйте знания коллектива. Если сотруднику интересно развиваться в смежном или другом направлении, предоставьте ему эту возможность. После чего передайте задачи, которые соответствуют этому направлению или переведите на новую должность. Тогда у него появится интерес и, как следствие, вырастет работоспособность.

Каким знаниям обучать торговый персонал розничных магазинов, чтобы повысить эффективность их работы? Мы рассказали в статье про особенности обучения в рознице.

Обучение можно проводить в формате лекций и семинаров, деловых игр и тренингов, использовать элементы наставничества. Но самый простой и эффективный способ обучения — дистанционный формат на специальных платформах:

Мотивация

Замотивировать сотрудника – значит побудить его к действию и вызвать желание работать. Предложите ему цель, ради которой он захочет трудиться.

Мотивация бывает внутренняя и внешняя. Используйте разные виды мотивации, чтобы заинтересовать человека:

Внутренняя мотивация

Когда сотрудник имеет внутреннее согласие с философией компании, его вдохновляют ее цели и он чувствует свою значимость в достижении этих целей, он начинает ассоциировать себя с компанией. И ассоциировать свой успех с успехом бизнеса. Доносите подчиненным философию организации, чтобы усилить их внутреннюю мотивацию — идею создания, миссию, цели и видение. Тогда они будут трудиться на благо компании.

Внешняя мотивация

Внешняя мотивация может быть материальной и нематериальной. В качестве материального поощрения можно выдавать премии за выполнение и перевыполнения плана, повышать зарплату и переводить на новый грейд за выполнение ответственных задач, привязывать зарплату к эффективности. Нематериальные стимулы повышают социальную значимость сотрудника. Например, составляйте рейтинги работников по их работоспособности, повышайте в должности, устно хвалите на общих собраниях. 

Интересно. В современных компаниях популярен такой метод мотивации, как геймификация. Например, за каждую сделку менеджер получает баллы. Набрав определенное количество баллов, можно получить дополнительный выходной или другие бонусы. 

Организация рабочего процесса

Продуктивность персонала во многом зависит от того, насколько четко и понятно организован процесс работы.

Дисциплина

В компании должны быть правила, которые соблюдает весь персонал. Они вносят порядок в работу и повышают ее эффективность. Например, рабочий день длится с 9.00 до 18.00. За регулярные опоздания сотрудники выплачивают штраф. Сверхурочная работа допускается только с разрешения руководителя. Обеденный перерыв длится не более часа. А в конце недели каждый готовит отчетность по результатам работы в установленной форме.

Интересно. Можно создать бейджик с шуточной надписью «черепаха дня» и выдавать его за опоздания. Это будет мотивировать человека приходить вовремя, чтобы не быть объектом шуток.

Автоматизация бизнес-процессов

Новое оборудование и современное программное обеспечение значительно повышают эффективность работы. Например, купите оборудование для автоматизации ручного труда на производстве. Оплатите и настройте CRM-систему, чтобы упростить и ускорить общение с клиентами. Все важные встречи и совещания перенесите в Google Календарь, тогда участники будут получать уведомления об этих событиях и не пропустят их.

Правильное распределение и постановка задач

Назначая задачи сотрудникам, учитывайте загруженность каждого. Если человек выполняет большой объем работы и хорошо справляется с задачами, может появиться соблазн передать ему еще больше работы. Но ресурсы каждого человека ограничены. Продолжительная загруженность может привести к профессиональному выгоранию. Распределяйте задачи равномерно и не поощряйте сверхурочную работу.

Часто причины неэффективной работы кроются в неправильной постановке задачи — руководитель плохо донес суть, назначил ее неподходящему работнику, не обозначил сроки или не объяснил как выполнять задачу. Четко формулируйте задания. Можно использовать популярную технологию SMART — задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Проверяйте понимание новой задачи, контролируйте ее выполнение и давайте обратную связь.

Корпоративная культура

Корпоративная культура – это эмоциональная энергия, которой заряжен коллектив. Она влияет на результаты каждого сотрудника. Это может быть энергия конкуренции, соперничества и неуважения. А может быть энергия сплоченности, трудолюбия и доброжелательности. Чтобы получить второе, объединяйте коллектив общими ценностями и целями, проводите совместные собрания, организовывайте корпоративные праздники, устраивайте выезды или спортивные мероприятия. Вовлекайте работников в общие интересные проекты — например, в организацию обучения для новичков. Сотрудник, который чувствует себя частью сплоченного коллектива, готов трудиться на его благо.

Подробней о корпоративной культуре и ее видах читайте в отдельной статье.

Личность руководителя

Руководитель — душа коллектива. Как полководец войска. Если руководитель появляется в офисе к обеду, чтобы подписать бумаги и уехать, такого же формального поведения стоит ожидать и от подчиненных. Чтобы вовлечь их в работу и улучшить эффективность, нужно показать свою вовлеченность в дело и результаты своего труда.

• Профессионализм
  Важно, чтобы руководитель был экспертом в рабочих вопросах компании. Чтобы оставаться профессионалом, нужно непрерывно учиться, искать новые идеи и мониторить деятельность конкурентов — держать руку на пульсе. 
• Мотивация
  Руководитель должен транслировать сотрудникам, что он горит идеей бизнеса. Все хотят заниматься любимым делом, поэтому работники будут восхищаться таким руководителем и тянуться за ним.
• Признавайте ошибки
  Руководитель — обычный человек, который тоже совершает ошибки. Важно уметь признать свою неидеальность. Такая открытость создаст в коллективе атмосферу доверия и лояльности. 
• Цените хорошую работу
  Некоторые руководители обращают внимание только на ошибки и недочеты сотрудников. Хвалите подчиненных за хорошо выполненную работу. Поощряйте амбициозных людей с новыми идеями. Они подталкивают к активности и своих коллег.

Если руководитель является настоящим лидером, коллектив бессознательно ему подражает и лучше выполняет поставленные задачи. Обучайте руководителей в компании, чтобы они успешно вели за собой команду.

Удаленная работа: повышаем продуктивность сотрудников

Существует такой стереотип, что удаленная работа снижает работоспособность сотрудников. На самом деле, если при организации работы учитывать особенности и преимущества дистанционного формата, результаты будут выше, чем в офисе.

• Планируйте работу. Основная сложность дистанционной работы в том, что руководитель не может физически контролировать сотрудников и процесс выполнения работы. Но по-прежнему можно контролировать результат. Ставьте задачи и сроки их выполнения. Для этого удобно использовать специальные сервисы, например, планировщик задач Trello или Jira.
• Создайте общее информационное пространство. Важно организовать среду для общения команды. Это могут быть общие чаты для свободного общения или регулярные видеовстречи для синхронизации по задачам, их приоритетам и результатам.
• Встречайтесь лично. По возможности устраивайте личные встречи сотрудников. Такая «развиртуализация» влияет на вовлеченность коллектива в работу.
• Проверяйте внутреннюю мотивацию соискателей на этапе найма. Хочет ли человек работать именно в вашей компании? Именно на этой должности? Именно в дистанционном формате? Если у человека нет твердого внутреннего намерения развиваться в рамках вашей компании, будет сложно мотивировать его только внешними стимулами.
• Организуйте обучение в онлайн-формате. Тогда сотрудники смогут проходить курсы не только в рабочее время, но и в любое другое. В этом поможет платформа для дистанционного обучения:

Необычные способы повышения работоспособности коллектива

Интересно внедрить несколько нестандартных способов повышения эффективности, и оценить их влияние на коллектив. Например, в компании Airbnb (онлайн-сервис съема жилья) сотрудники могут брать в офис своих домашних животных. А на заводах Peugeot (автоконцерн «Пежо») сверхурочные часы добавляются работника к отпуску.

Собеседования у конкурентов

Компания «РосПром Персонал» разрешает своим менеджерам по персоналу активно искать работу и проходить собеседования у конкурентов в рабочее время. Пробуя себя в роли соискателя, они находят новые способы рекрутинга. Кроме того, могут оценить плюсы и минусы текущего места работы, имея для сравнения другие предложения. А также увидеть свои точка роста — какие навыки нужно приобрести, чтобы попасть в команду лидеров рынка.

Хобби-клубы

На основе хобби сотрудников можно делать мастер-классы для всего коллектива. Например, каждый четверг один из работников преподает своим коллегам йогу. А за уроки получает баллы или поощрения. Или по пятницам собирается весь коллектив, смотрит и обсуждает сериал. 

Обеденный сон

Исследования Гарвардского университета показали, что после получасового обеденного сна происходит повышение качества и продуктивности работы на 30%. Поэтому, например, в крупных американских компаниях есть специальные капсулы для сна. Сотрудник может в них отдохнуть во время рабочего дня.

Домашние любимцы

Наличие домашних питомцев на рабочем месте снижает стресс и улучшает атмосферу. Люди становятся более открытыми и общительными. Японская фирма Ferray Corporation разрешила своим сотрудникам брать на работу кошек. А тем, у кого нет любимца, выдает бонусы на его приобретение.

Зеленые зоны

Австралийские ученые выяснили, что наличие цветов и растений на рабочем месте повышает производительность труда. Зелень создает благоприятную обстановку. Например, бизнес-школа «Сколково» в Москве создала живую стену из растений внутри офиса. 

Резюме: 3 этапа повышения эффективности сотрудников

Как повысить работоспособность, чтобы сотрудники приносили больше ценности компании и бизнес рос? Важно непрерывно работать над этим.

Какие шаги предпринять:

1 — Оценить эффективность сотрудников

Чтобы понимать, куда двигаться и с чего начать, нужно оценить текущую эффективность персонала. Существуют количественные (KPI, рейтинги, баллы) и качественные (оценка «360 градусов», тестирование, деловые игры) методы оценки. Количественные показывают конкретные результаты на рабочем месте, а качественные — компетенции сотрудника. Например, линейных работников чаще оценивают по результатам, а управленцев — по компетенциям. Проведите оценку и проанализируйте ее результаты — какие работники или отделы неэффективны? В чем могут быть причины?

2 — Внедрить новые методы повышения работоспособности

Опираясь на оценку работоспособности, выберите методы ее повышения. Например, если сотрудники не знают как выполнять задачи — обучите их. Если у них нет мотивации — добавьте новые стимулы. Если есть проблемы с организацией работы, внесите коррективы. Например, введите четкий график, автоматизируйте рутинные процессы и перераспределите задачи. А если подчиненные не воспринимают руководителя как лидера, измените свое отношение к работе и коллективу.

3 — Проанализировать изменения эффективности

Повторно оцените продуктивность сотрудников, например, через месяц. Сравните результаты с предыдущим периодом. Если ничего не изменилось, возможно вы неправильно определили причины низкой трудоспособности. Попробуйте другие методы. Повышение эффективности сотрудников организации — непрерывный процесс, требующий постоянной оценки, корректировки и контроля.