Содержание
Любая компания растет и развивается, только когда каждый сотрудник производит продукт высокого качества. Как этого добиться? Объяснить сотруднику, что он должен выполнять на своем рабочем месте, описать его функции и обязанности. Для этого нужны должностные инструкции под каждую должность.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) – нормативный акт компании, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Назначение этого документа — описать, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте и по каким правилам ему взаимодействовать с коллективом.
В Трудовом Кодексе ничего не сказано о необходимости разрабатывать должностные инструкции работников. Однако в ст. 57 указано, что в трудовом договоре нужно перечислить трудовые функции работника. На практике, эти функции часто описывают в ДИ и оформляют как приложение к договору или как самостоятельный документ. Это хорошая возможность зафиксировать в одном документе ВСЕ требования к должности.
Изначально должностные регламенты были востребованы на крупных предприятиях, где одну должность могли занимать по 50-100 человек. Тогда были оправданы усилия, затраченные на разработку и актуализацию многостраничного документа. Но с развитием экономики становилось все больше должностей. Сейчас можно часто увидеть ситуацию в компании, когда 50 сотрудников из 100 имеют разные должности. Трудозатратно разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии все 50 инструкций.
В таких случаях трудовые функции чаще описывают сразу в трудовом договоре. Как правило, указывают те обязанности, которые были прописаны в вакансии. А если возникает необходимость изменить трудовые функции работника, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
Для каких должностей в рознице важно составить должностные инструкции, кроме продавцов? Узнайте в статье про особенности обучения в ритейле.
Зачем нужны должностные инструкции
Должностная инструкция рабочего места нужна как сотруднику, так и работодателю.
Новый сотрудник в период адаптации узнает какие задачи он должен выполнять на рабочем месте, какой результат ожидает от него получить компания и как ему производить продукт нужного качества. Для него это в прямом смысле инструкция о том, как хорошо выполнять свою работу.
Работодателю ДИ помогают:
- Рационально распределить ВСЕ функциональные обязанности и подробно описать их. Функции, описанные в ДИ для разных должностей не должны дублироваться.
- Обосновать решение при найме и увольнении работников, опираясь на квалификационные и иные требования в ДИ. Объективно оценить результаты сотрудника в период испытательного срока и адаптации.
- Решить любой конфликт с подчиненными и привлечь их к ответственности в случае дисциплинарных нарушений. Наличие ДИ – это веский аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.
Чтобы должностные инструкции приносили бизнесу описанную пользу, нужно правильно их составить и разместить на платформе для онлайн-обучения.
Структура и оформление должностной инструкции
Многие задаются вопросом, какой порядок разработки должностных инструкций, какие есть правила составления? Для оформления ДИ нет жестких требований, поэтому можно их оформить в том виде, в котором принято оформление других документов в организации.
В классическом должностном регламенте есть следующие разделы:
- Общие положения. Это название должности, ее цель, требования к образованию и опыту, положение должности на организационной структуре.
- Функции должности. Описание конкретных действий, которые должен выполнять работник. Для заполнения используются профессиональные стандарты и квалификационный справочник.
- Права работника. Перечень прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения своих обязанностей — что он может потребовать от компании.
- Ответственность работника. За что отвечает сотрудник, что его ждет за нарушение должностных обязанностей.
- Заключительные положения. Этот раздел может включать порядок вступления данного документа в силу и порядок пересмотра рабочей инструкции.
Какие еще темы обязательно затронуть в корпоративном обучении? Чтобы узнать, нажмите на баннер:
Далее рассмотрим подробно, что писать в каждом пункте.
Что писать в должностной инструкции
Итак, мы выделили 5 ключевых разделов должностной инструкции. Теперь важно правильно заполнить их. Начнем по порядку.
Общие положения
В раздел «Общие положения» важно включить:
- Название должности
- Цель поста. Важно простыми словами описать результат, который должен производить сотрудник. То, ради чего он приходит в компанию.
- Положение в организационной структуре компании. Желательно показать всю структуру и выделить текущую должность, чтобы сотрудник наглядно увидел все линии подчинения. Указать, с какими подразделениями он будет взаимодействовать.
- Требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам. При заполнении можно опираться на два государственных стандарта – образовательный и профессиональный.
Остановимся подробней на последнем пункте. В России существует единая система нормативных документов по профессиям и должностям. Образовательный стандарт (ФГОС) регулирует процесс получения той или иной профессии, а профессиональный – процесс пребывания в должности.
Если для какой-то должности важно наличие среднего или высшего образования, изучите перечень компетенций по ФГОС, конкретизируйте их, сопоставьте с профессиональным стандартом и укажите в ДИ. Однако зачастую в современных компаниях уровень образования уходит на второй план, а берутся во внимание только результаты профессиональной деятельности. Поэтому иногда достаточно указать компетенции только из профстандарта.
Профессиональные стандарты – хорошее подспорье для HR’а. Они охватывают широкий перечень компетенций и трудовых действий, универсальны и актуальны. Выбирайте компетенции из списка компетенций для конкретной должности, можете дополнить их или перенести в ДИ частично. Если для какой-то должности нет профстандарта, выберите похожую должность и актуализируйте требования к ней или воспользуйтесь образовательными стандартами.
Пример требований профстандарта к компетенциям для должности «Маркетолог»:
Функции должности
Это основной раздел должностной инструкции. Для его заполнения также можно использовать профстандарт. Выберите подходящие действия работника, конкретизируйте их и приведите в соответствие тактическим целям и задачам компании. Чем конкретнее вы пропишете обязанности, тем «прозрачнее» будут взаимоотношения компании с работником, тем легче сотруднику будет выполнять эти обязанности. Как правило, сложно охватить все обязанности сотрудника, поэтому можно добавить в конце фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».
Чтобы конкретизировать обязанности сотрудника, удобно оформить их в табличном виде. Пример обязанностей для руководителя тендерного отдела:
Совет. Дополнительно пропишите статистики должности и типовые ошибки, чтобы должностная инструкция рабочего не воспринималась поверхностно.
Права работника
Что можно и нужно прописать в правах? Перечень прав тесно связан с предыдущим разделом – «Обязанности». Здесь вы указываете все права, без которых работник не может качественно выполнить свои функции. Например, сотрудник имеет право:
Ответственность
Укажите, за какой результат несет ответственность сотрудник и какие последствия его ожидают за несоблюдение требований ДИ и локальных нормативных актов организации. Здесь же уточняют административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность работника.
Например, начальник отдела маркетинга несет ответственность за:
Заключительные положения
Определите периодичность и причины пересмотра рабочей инструкции: ежегодно / по мере необходимости / в связи с внесением изменений в организационную структуру. Хороший HR понимает: если ДИ так плотно связана с тактическими задачами организации, то её переработка – вопрос времени. За изменениями реалий компании или ее организационной структуры неизбежно следует корректировка должностных регламентов. Она должна происходить по взаимному соглашению сторон.
Совет. Образцы стандартных должностных инструкций можно скачать из интернета и использовать их как шаблоны. Но любой шаблон нужно дополнять и добавлять необходимую конкретику.
Использование должностной инструкции
Согласуйте и утвердите готовый документ с юристом, подпишите у генерального директора компании. После утверждения ДИ, ознакомьте с ней сотрудников и попросите расписаться в листе ознакомления.
Важно учитывать, что должностная инструкция — это юридический документ, который написан преимущественно юридическим языком. Иногда такие документы сложно воспринимать сотрудникам. Поэтому рабочую инструкцию желательно сделать интерактивной — упростить ее, оформить в виде учебной программы и добавить в корпоративную базу знаний. Разместите такую должностную инструкцию на платформе для онлайн-обучения, чтобы у сотрудников всегда был к ней доступ, а вы могли проконтролировать, что они изучили и усвоили все положения.
Когда вы берете на работу нового сотрудника, сразу поручите ему пройти курс «Пособие по должности». А если со временем у вас возникнет необходимость изменить или актуализировать должностную инструкцию, сотруднику подсветятся эти изменения на платформе и он сможет ознакомиться с новой информацией.
Попробуйте бесплатно создать курс «Пособие по должности» на платформе Unicraft:
Совет. Сама по себе рабочая инструкция окажет слабое влияние на сотрудников. Чтобы навести порядок в организации, следует поэтапно внедрять разные инструменты управления: организационную структуру, регламенты, систему обучения сотрудников, систему мотивации, планирование и координации.
